浅谈企业档案管理工作中的几点体会

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1、浅谈企业档案管理工作中的几点体会摘要：大型企业档案管理中很重要的部分是在日常工作中如何做到既为业务对象提供优质服务，又使档案管理与保密工作不松懈。本人作为已获特级档案室大型企业从事企业档案管理30年建设与管理专业兼保密员的工作者，就企业档案管理实际工作中体会到的几个重点要注意方面浅述如下。关键词：企业档案管理档案库房1档案库房的设立从总体上讲不论单位规模大小，凡是档案库房的设立，必须档案库房应按照国家有关规定单独兴建。但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。但应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的（首先要考虑到楼墙、板的承重性），从档案管理与安全保密的角

2、度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保管、维护档案保密与安全的基本保障。2制定可操作的档案管理人员的职责一个单位档案管理的成效很大程度上与档案管理人员的素质和责任心有关。因此制定适宜，可操控的档案管理人员的职责尤显重要。职责制度就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好

3、无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。3注重档案的交接由于档案具有及强的延续性，档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中，尤其是在基层单位中，有一部分单位或档案人员却忽视了这一工作环节，存在如下问题：3.1是档案交接不及时。一些基层单位对档案交接工作不够重视，领导把关不严。老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续还未办妥，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。甚至有的基层单位领导或人事干部认为档案交接只是一串钥匙的交接，从而使得一部分基层单位档案工作前后脱节。3.2是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一

4、项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些基层单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求三是档案监交工作不严格。一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，就连档案监交之时也懒得光临，使得基层单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。笔者认为：做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而

5、且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作，笔者认为应做好下列工作，采取如下措施：首先档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单

6、位档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办理妥，仍然随意签发调令的人员，要查明原因，分清责任，依法进行处理二是档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。其次认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案机构负责人交接，还是一般档案人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由档案机构负责人监交；档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管

7、理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册册、页数等。移交文据一式３份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。再是加强档案交接中的思想教育工作。档案交接工作中出现的问题，不单纯是基层档案人员的业务素质问题，其中一个十分重要的原因就是近几年来，一些基层单