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《关于档案数字化优化模式的探讨_档案数字化对象之优化鉴选》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。
1、程的角度实施“五个同步”策略和“五个优先”原则。指出:档案数字化工作应以需求为导向,以优选为前提,以共享为基点,以便于检索、在线利用为发展方向,建立档案数字化的创新机制和优化模式。[关键词]档案数字化优化模式鉴选原则实施策略“数字遗产”已被联合国教科文组织列为新的遗产种类,并正式颁布了《数字遗产保护章程》。面对网络时代信息社会的发展方向和档案利用需求日益增长的趋势,将档案数字化工程列为我国档案信息化建设的重要内容已成共识。为此,理论界展开热烈探讨,实践部门纷纷进行多种尝试。档案数字化无疑已成为档案部门新的工作重点,有的档案馆甚至提出全部馆藏档案数字
2、化的口号。从目前全国的普遍情况来看,冷静审视这种“如火如荼”的现象不禁令人忧虑,即:档案数字化工程如果在缺乏科学论证和需求分析的前提下盲目、仓促上马,势必造成人力、物力、财力的巨大浪费,使得档案部门本来就十分稀缺的资源更加紧张。另一方面,档案馆门可罗雀的现象使得人们不得不质疑这些档案是否确有数字化的必要;而且,躺在库房里“睡大觉”、利用率十分低下的纸质档案不曾再次鉴定,无相应的进一步处置或销毁举措,反过来又将严重影响馆藏档案数字化的进程。近年来,与实际部门合作,笔者有幸参加了有关档案数字化的国家档案局项目。在项目调研过程中,深感加强理论研究,明确工
3、作思路的重要性,有必要就何为数字化、为何数定符合国情、注重成本效益、以利用需求为导向的档案数字化优化模式。一、明确档案数字化的内涵与工作内容笔者认为:档案数字化是指利用计算机等技术处理手段将经过鉴选、原本存储于传统载体上的档案信息进行数字化转换并加以存储、保护、检索利用的系统工程。档案数字化应以需求为导向,以共享为基点,以优选为前提,以便于检索、在线利用为发展方向。这也是笔者提倡的档案数字化优化模式框架与工作思路。(一)档案数字化是一项系统工程1.“转换”仅仅是数字化工程的环节之一档案数字化表面看似简单、机械的“转换”过程——对纸质档案通过扫描、数
4、码照相或录入等手段将其从模拟信号转换为数字信号,实际上“转换”仅仅是数字化的环节之一,档案数字化是一个庞大的系统工程,正如美国档案工作者协会主席彼得(PeterHirtle)教授所指出的:档案数字化包括鉴选(selection)、转换(conversion)、存储(storage)、生成元数据(metadatacreation)、传输(delivery)、维护(mainte-字化以及如何数字化等基本问题展开探讨,从而确nance)、保护(preservation)等若干环节。笔者认为对!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!2.档案数字化工作
5、需要系统思维和前端控制战引导档案数字化工作同样需要系统思维,需要实施控制战略,需要瞻“前”(档案数字化规划的制案网站,通过CA证书等安全手段实现了数字化档案的远程查询、下载和打印,为CA用户远程提供档案证明,实现了数字化档案的法律效力,实现了档案数字化与上网利用的低成本、高效率、高效益。(5)数字化转换与电子文件的归档同步推进档案数字化的建设不能仅仅盯住历史档案、传统环境中生成的档案,许多单位不惜花费大量人力物力大规模扫描纸质档案,却不曾考虑如何妥善管理每天大量生成的电子文件,不考虑如何予以有效管理、如何做好归档工作,其结果将导致日后更大规模、不堪
6、重负的扫描!毕竟现在文件的数量较之过去大大增加。长此以往,档案部门不仅会陷入无休无止、数量越来越惊人的扫描漩涡之中,而且难以履行应当肩负的对电子文件进行全程监控的管顾“后”(数字化档案的存取利用等)。比如:哪些需要数字化,如何根据不同因素(如:利用需求选择数字化档案的存储方式与存储格式等。从系统工程的角度来看,档案数字化工作的一环节应科学安排、统筹兼顾。档案数字化转换中应充分考虑与多项相关工作的协调配和、同进。笔者认为档案数字化系统工程可以考虑实五个同步”策略,以数字化为契机,全面优化档理,提升现代化管理水平,形成档案价值鉴定、化转换、数据库建设、
7、网站建设、提供利用的相进同步发展的良性循环。这一点在实践中也已验证,例如:长春市档案馆在这方面结合档案化课题研究进行了可贵的探讨,该馆馆藏档案化工作从档案价值鉴定开始,展开了馆藏档案化、建库建网、提供利用等一系列环节统筹兼系统尝试,取得了可喜的成果。(1)数字化转换与档案鉴定同步推进理职责,导致在信息化建设中再次落伍、失去契机。数字形式生成的信息,或从现有的类似模式装化成数字形式的信息”。《数字遗产保护章程》特别指出:“数字生成的材料显然应优先保护”。所以,档案数字化应与电子文件的归档统筹规划、同步进行,早抓早受益,不能顾此失彼。这一点已为实践所证
8、明,吉林省白城市档案局在市直机关通过实行“档案局超前指导、档案馆提前接收电子档案”的改革,在一定程度上实现了纸质文件与电子
