如何制作清晰扫描件(文件小)实用方法

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1、节约办公经费妙招          —如何制作清晰的扫描件随着扫描仪的不断普及，为我们传输清晰的文件和节约办公经费提供了空间。现在办公越来越离不开网络，通过互联网可以方便的进行文件的传递，相比原来使用传真机传输文件不仅保证了文件的清晰度还节约了不少的电话长途传真费用。替代传真机的产品是需要购置一台扫描仪，一台普通的A4幅面的扫描仪大约在400～800元左右（传真机的价格由于未进行市场调查，估计在500～1000元左右）。例如：以传递一份20页的资料来说，使用传真的话，至少需要使用电话费用：5元（市话）～20元（长途），

2、若我们使用扫描仪来进行传递，基本上就是使用网络的成本。（对比中没有考虑办公设备的折旧，要是这样的话，传真机也要折旧。）如何制作清晰的扫描件，你可能会说提高PPI（分辨率）不就可以了，其实不然，要是一味的提高PPI，扫描后的保存的文件将会很大，若是我们只要求传递的是文字类的资料，就可以使用以下方法提高资料的清晰度和降低文件的大小。笔者测试如下，扫描后的文件1页A4的文件，按照600PPi扫描后是22MB（6分钟扫描时间）、200PPi扫描后是2.3MB（3分钟扫描时间）、150PPi扫描后是1.5MB（40秒扫描时间）。

3、当然你们可以自己测试一下，我推荐使用的200PPi就可以达到较好的效果，下面就200PPI扫描后的图片进行简单处理。先点击你扫描好的图片，全选粘贴到一个新的word文件中；下图是扫描后的原件：一、调整资料清晰度步骤：首先将扫描好的资料，粘贴到一个新建的Word中，然后点击对象图片按右键选择【显示“图片”工具栏】 1.先选择【裁剪】按钮对图片边角进行裁剪；2.再点击图片后，在选择【降低亮度】（下图示）先对图片进行亮度降低，一般点击4～６次就可；3.再选择【增加对比度】，一般点击10～15次 二、压缩粘贴图片的大小步骤：1

4、.对全部粘贴进行WORD的图片，编辑后，最后选择【压缩图片按钮】，对全文档进行压缩。此方法对照片也是有效的。 2.这样即可制作一份清晰的扫描文件。下图是调整后的文稿样式。实战经验：各级信息传递机构使用上述方法进行图片、资料的处理，可以大大降低保存文件大小。一方面减少了网络传递的时间，同时也提高了工作效率。