預作請購 - 國立虎尾科技大學.doc

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1、國立虎尾科技大學預作請購操作說明中華民國九十八年五月五日壹、概述無動支經費權限下，也能透過web平台將請購所需資料先行輸入，經費管理人可依資料決定是否可符合請購要件，如符合要件經費管理人只需讀入資料後會簽經費，即可完成請購程序，以簡化作業時間，及適時管控經費。貳、系統功能一、登入畫面線上請購作業登入帳號/密碼畫面下à無請購系統使用權限預作採購單【由此登入】無動支經費權限使用可由此項系統功能登入二、個人資料1.帳號申請：第一次登入本系統需自行新增一組帳號密碼，點選【申請帳號】登入您的基本資料，存檔後，即可以您剛新增的帳號登入本系統。密碼提示：在您忘了登入本系統密碼時，予以提示您

2、的訊息。建議事項：此帳號密碼可與正式登入會計系統之代碼及密碼設為相同，以便記憶注意事項：會計室管理端無法查詢管理此組資料，使用者若忘記時，請在此功能選項再自行申請新的帳號密碼。2.個人資料修改：登入系統後，點選【個人資料】功能項à【資料修改】修改您個人資料，如確認後【存入】或【離開】。三、預作請購1.選擇請購類別：請點選『國內、外差旅/工作/薪資清冊』後，底下選項會自動展開，請再勾選要請購的清冊類型à點選『下一步』。2.編輯購案明細資料◆欲給請購人提示訊息：◆預計金額：此次清冊擬報支金額。◆欲轉給請購人代碼：線上請購作業中真正有動支經費權限者(經費管理人)代碼或計畫主持人代碼

3、。※卓越計畫推動辦公室＞佩玲：f29002雅雯：f29003◆購案說明：本預購案說明概述。◆編輯清冊明細資料。3.其中『印領/薪資清冊』可利用CSV檔資料轉入(1)點選【轉入CSV檔】下載範本。(2)編輯範本資料後，另存新檔。(3)點選『瀏覽』選到編輯好的CSV檔à點選『上傳』à系統轉入CSV檔資料4.存檔後，通知經費管理人進行請購金額會簽。以上明細資料編輯完整後，存入，可選擇是否印出報表或以E-Mail通知經費管理人。四、購案管理◆經費管理者如未會簽金額，可修改、刪除或重新列印本筆預購案資料。◆如該筆預購案經費管理人已會簽該經費，才會顯示正式請購單單號及該筆購案請購人及採購

4、進度狀況。◆預購案資料複製不論原預購案是否已會簽經費，如有雷同之預購案資料，可由以前資料複製產生新的一筆預購案資料。1.點選欲複製的資料à點選【複製】該按鈕2.該筆資料明細大部份將自動帶入，但預計金額，請購人代碼..等資料，因每筆內容會有不同故不帶入。1.資料編輯確認後存入，產生新的預購案號。五、引用預作資料1.進入系統:點選部門請購查詢à新增請購2.點選請購類別及清冊類型後à下一步3.清冊編輯畫面點選【引用先前之採購案】4.顯示預作請購時，指定轉給請購人的預購案，請購人只需點選前端『範本編號』即可將資料匯入。直接點選預作單號。5.如預作請購時並無指定該筆預購案要轉給那位請購

5、人時，如請購人有該筆預購案編號，只需在『查詢範本』中key入預購案案號，也可將預作購案資料匯入請購系統中。直接KEY-IN預作單號號，TAB鍵離開該輸入欄即可。6.系統自動讀入預作請購時所編輯內容，經費管理人只需會簽經費即可。7.存入後，列印薪資清冊或各項印領清冊，若預作經費請購者，已列印清冊，則經費管理者毋需再重複列印。8.教學卓越計畫案件，因考量作業流程，一律由各申請單位在完成預作請購後，直接列印清冊並核章，再送計畫辦公室填入正式請購單單號。