企业信息化环境下库存会计业务流程再造

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1、企业信息化环境下库存会计业务流程再造一、信息化环境下存货会计面临的挑战（一）存货入库业务凭证多样化在手工核算方式下，库管员和采购员及供货商共同验收存货后，在纸质、一式多联的送货单上签字，其中一份连同发票传递到财务部门，存货会计据此记录商品入库。而在引入信息管理系统后，所有的业务都通过此平台运转。比如，存货入库出来实物验收外，还必须将存货的价格、数量、金额等输入到信息管理系统中，在系统中实施入库的操作，该项工作才算完成。否则，后续存货销售或其他原因出库时，系统会提示错误信息或造成库存不实。因此，信息化环境下存货会计需要保留纸质、电子两种文档，审核正确后方能作为入账的凭证。（二）存货出库

2、输出信息多维度6在手工核算方式下，企业因销售、生产领用等需要发出存货时，经过一定的审批、授权后，库管员核实无误，填写一式多联出库单，其中一联传给存货会计入账。在信息化环境下，存货的出库信息通过信息管理系统输出，不仅包括会计需要的单价、数量、金额等，而且还包括商品规格、收款员编号、销售单位等非会计的业务信息。在信息系统共享的平台下，需要存货会计能够甄别包含的财务信息，通过实地盘点等方法对出库信息的真实性加以判断。（三）存货管理动态化、实时化手工核算方式下，存货会计设置库存商品等明细账，逐笔登记存货入库、出库的数量、单价和金额，按照会计期间结出账面数。而信息化环境下，企业的信息管理系统中

3、专设有商品管理模块，设有商品档案、商品购进、商品出库等数据库，随着业务的开展，相关信息通过数据库之间的联动，随时更新库存商品的数据。在这种情况下，存货会计不必重复设置库存商品明细账，但仍需要从金额上对存货进行独立核算，因为存货的会计核算要遵循会计准则的规定，比如存货发出有先进先出法、加权平均法及个别认定法，而在企业信息管理系统中，软件工程师更多地是着眼于实时数据的更新而无暇顾及会计准则的规定。二、信息化环境下存货会计业务流程再造原则（一）明确岗位职责，加强存货管理的基础性工作6随着信息化的推进，企业管理层迫切需要随时获取单品存货的信息，以便为决策提供依据。但并不是引进信息管理系统就能

4、自动完成管理上的“升级”，需要对存货管理过程进行分析，采取措施消除非增值作业，优化业务处理流程，这样才能发挥信息系统应有的作用，否则极容易陷入“信息孤岛”的窘境。就存货会计业务流程而言，需要明确财务、采购、库管等相关部门职责，做到职责对等，单据传递要“雁过留声”，即保留相关责任人手写签字的做法，同时，财务数据与其他部门的业务数据能相互印证。（二）加强业务执行过程中的复核制度在信息化环境下，由于存货会计的许多财务数据不再按原来的核算系统自动获取，取而代之为各种网络终端数据所替代，审批、经办等业务的执行在信息管理系统中自动完成。另外，由于网络本身的关联性，一旦某个终端数据出现错误，与之联

5、系的数据全部出错，系统性风险较大。因此，要加强业务执行过程中的复核制度，保留手工核算方式下责任人手写签字的好做法，做到业务与责任人的可追溯性。具体分三个层次：一是人机复核。即信息管理系统生成的电子数据与业务本身产生的纸质数据能相互印证。二是人人复核。即财务、采购、库房、销售等部门产生的数据能相互印证，相关人员在单据上签字已示负责。三是信息管理系统的财务模块与存货会计定期复核。这两个系统中都有反映存货管理的数据，防止系统出现数据缺失、重复或破坏。（三）加强业务执行过程中的监控，保证执行效果企业经营管理中常常遇到的事情是：原来计划的业务流程看上去非常完美，但真正落实到每一道工序、每一个基

6、础岗位时却6会出现这样那样的问题，以至执行效果很难如愿。因此，要抽调专人加强监控，及时发现、解决问题，保证业务执行达到预期目的。具体到存货管理中，理想的存货会计核算到底应达到什么标准呢？经过企业实践，可以从三个方面衡量：一是入库环节。标准状态是：供应商的供货准确无误地记录到信息管理系统中，生产的电子单据与外部获取的凭证核对一致，存货会计及时记录到存货账簿中，期末，财务部门与供应商对账时，会计账簿中的购进存货=信息管理系统中的商品购进=供货商应收款。在业务的监控上，亦可以按照上面三个指标检查业务执行效果。二是出库环节。标准状态是：销售或其他领用发出商品数量=信息管理系统中出库数量=会计

7、账簿中出库数。在业务的监控上，根据三个不同来源的出库数进行比对，检查业务执行是否遵循企业相关规定。三是储存环节，标准状态是：信息管理系统中存货数量=实地盘点数量=会计账簿中的账面数。在业务监控中，检查账实是否相符最有效的办法是实地盘点，因此，定期开展存货实地盘点是非常必要的。三、信息化环境下存货会计业务流程再造案例（一）案例简介6北京××学生超市（以下简称学生超市）是一家某投资控股企业独资设立的小型零售企业，地点位于某高校校园内，成立于2010年9月。学生