电子邮件书写格式

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1、商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。下面做详细介绍。　　撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。　　三种方式各有所长，但在撰写格式方面都一至分为四点：收件人，抄送，主题，内容。　　一、收件人　　1.确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。　　2.传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰和笑话。　　二、抄送　　1.在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员(比如项目经理)。　　2.一般情况下不要给普通客户抄送。　　3.确认抄送讯息的

2、对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰和笑话。　　三、主题　　电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容(网络的世界什么都有广告最讨厌但是带来的收入是相当可观的呵呵)。　　此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。　　四、内容　　在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。但称呼，正文，结束，落款/签名四点要尽量完整。　　1、称呼　　1)如果有收

3、件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。　　2)若知道对方的性别可以用：XX先生、XX小姐、XX女士　　3)如果知道对方的身份可以用：XX总经理、XX经理、XX董事长、X总、X董、X经理　　2、正文　　正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。　　1)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。　　2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。　　3)回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。　　4)若摘

4、录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后,　　5)在收件人明白其意时,才可使用俚语或缩写。　　6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途;　　3、结束　　1)如果可提供好的选择,应在结尾处提出。　　如:请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我.　　2)最好的结尾要着眼未来：　　如：希望我们能够达成合作　　3)结尾应显示诚恳：　　如：感谢您抽空洽谈　　4、落款/签名　　目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的

5、正事，鉴于此，在商务邮件中应该有落款/签名，以示身份。在网络如此发的的今天，大部分人每天都会用邮件处理各种业务，因此撰写一个规范、合格的电子邮件就显得异常重要。我特地总结了一篇关于如何撰写比较规范的商务信函或者电子邮件的文章，以帮助大家提高商务电子信函的写作水平。1.称呼不要认为你和对方很熟悉就在给对方的邮件中忘记写个称呼，因为不加称呼是商务信函之大忌，是没有受过正规商务信函培训的表现。为什么要加称呼呢？因为如果不加称呼，对方就不知道这封信是写给自己还是抄送给自己的，对于每天要处理很多邮件的人来说，一般只回复那些写给自己的邮件，不回复那些抄送给自己的邮件。因此

6、，当一个非常忙碌的人收到了一份没有称呼的邮件时，必须化时间仔细分辨这封邮件是否需要回复，进而降低了工作效率！至于称呼，对待熟人、同事可以按欧美习惯直呼起名，但是对待客户就非常讲究了，最好不要直呼其名，正规的做法是看对方名片上的职务或者职业，比如：对方名片上的职务是总经理，就叫“X总”；对方的职务是主任，就叫“X主任”；如果没有职位就叫“X老师”比较稳妥。另外，对于需要群发的邮件也不例外，也需要加有称呼，比如：各位同仁，各位专家，各位领导等。总之，一份彬彬有礼的商务信函是从称呼开始的，这绝对是良好人际交往的第一步，是最基本的商务礼仪。2.标题（主题）一封emai

7、l的标题很重要，不但因为这是收信人对这封信内容的第一印象，更因为一两个月过后，如果收信人想查找关于某件事的往来邮件的时候，肯定会从搜索/归类标题入手，因此，如果想要尽快查到一个邮件的话，最有效的办法是这封邮件的标题非常清楚，如果没有清晰的标题或者无标题，则又增加的时间，降低的效率。而最常见的情景是：大多数公司的员工们会经常忘记给自己的邮件写标题，或者直接用过去的往来邮件的标题回复。有的邮件回复的次数多了，就连邮件的内容完全不同了，还是用的过去的标题呢。总之，对于接一个每天处理很多封的邮件顾问来说，最好的办法是为自己发的每封邮件起一个和邮件内容比贴切的标题。不仅

8、是工作效率问题，而且发一个没有标题的邮