三级秘书之《沟通基础》模拟试题及答案

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1、现代企业需要什么样的秘书作者：吴良勤  发表时间：2008-07-09  被阅读：401次   　　目前，社会上越来越多的院校开设秘书专业，各院校的秘书专业也设了很多专业方向，五花八门，各不相同，比如特勤秘书、行政秘书、美术秘书、法务秘书等。最近几年，有些院校又开设了一个新的专业方向——新闻文秘。众多的专业方向，着实使人眼花缭乱，但是，归根到底，我认为，秘书专业方向其实就是两个：一是行政秘书方向；二是商务秘书方向。 　　众多的专业方向，对于考生和家长来说，给他们出了一个难题，他们感觉很难选择，不知道什么门类的秘书最受欢迎，但是无论怎么选择，其最终目的是为了找份好的工

2、作。在激烈的社会竞争中，现代企业需要什么样的秘书呢？　　全国著名的秘书专家、职业培训专家谭一平教授，在《职业秘书实务》一书中，有这样一个观念，他认为现代企业管理者选择秘书的标准主要有三条：一是看起来舒心；二是带在身边放心；三是用起来省心。　　我认为谭教授的观点是很有道理的，现就这三条标准谈谈自己的一些看法，为高职院校、尤其是民办高职院校秘书专业的学生提供参考，希望能给予他们一定帮助，同时也希望得到秘书界前辈、同仁的批评指教。　　第一，看起来舒心　　上司在选择自己的秘书时，一般都有自己的偏好，尽管选择的标准各不相同，但最终对“好”的秘书的看法都是基本一致的，那就是作为

3、一个秘书，必须让领导看起来舒心。这里所讲的看起来舒心，主要的不是指长得漂亮，当然长得漂亮固然重要，虽说秘书是“花瓶”，能起门面作用，但是绝大多数管理者在选择秘书时除了看秘书的长相、穿着打扮，更重要的一点是要看其言谈举止是否得体、是否有较高的素质，这里的素质既包含身体素质、心理素质，又包含专业素养。　　这个要求说起来很简单，但是真正做起来却是有一定难度的。作为秘书专业的学生，在校期间，要下意识地培养各方面的素质，职业秘书的气质和心态，高职院校的学生尤其要这样，只有这样，才能在今后日趋激烈的社会竞争中，摆脱文凭的劣势，处于优势，也只有这样才能有被企业、用人单位的上司看中

4、的可能。　　第二，带在身边放心　　上司选择秘书光看起来舒心还不够，上司还要利用多种手段、方式对秘书进行考验，要想得到上司的信任，秘书要很好地修炼自己的内在素质，要诚实和忠诚。秘书不是领导，但她最接近领导，秘书人员跟领导外出办事、处理公务的机会较多，对于企业或公司、领导个人的事情知道的较多，也可能经常参与领导的一些决策，也掌握了公司地很多信息等，俗话说“知道的越多越危险”。那么你能不能让领导感到放心，是一个十分重要的问题。带在身边放心，我认为，主要是秘书要诚信，要能保守秘密。为了使领导带在身边放心，要求秘书人员必须摆正自己的位置，守口如瓶、严守秘密，秘书不能做“传话筒

5、”，要弄清楚什么话该说，什么话不该说，要做到内外有别，要“慎言”，防止公司的信息外泄，这里所讲的信息，包括文字信息、电子信息以及口头信息等，以免给公司造成不必要的损失。　　第三，用起来省心　　领导对秘书感到放心之后，他会根据秘书的能力来安排你的工作，而秘书也只有通过充分发挥自己的能力，才能让上司对自己的工作满意，成为领导名副其实的助手。那么，秘书人才要具备什么样的能力才能让上司用起来省心呢？我个人认为，秘书人员应具备一个基本条件和三会能力。5具体地说，一个基本条件，就是要有健康的身体和心理。身体是革命的本钱，健康的体魄和健康的心理是能完成领导交办的任务的重要保证。“

6、三会”能力指会写作、会实务、会交际。具体地讲，也就是会写作——能写行政公文、企业常用文书、新闻报道（包括书写技能：字体的工整、美观和书写的速度）；会交际——能说标准普通话、能简单进行商务英语对话，懂礼仪、善于公关策划，具有较强的言谈能力及与各种人沟通交流的技能；会实务——懂管理，能组织会议和商务活动，能熟练操作办公自动化设备，使用计算机处理信息、进行文字和图像编辑，能摄影摄像、会驾驶技术等。　　秘书人员具备了以上一个基本条件和三会能力，工作才能得心应手，游刃有余，也才能让领导用起来省心，也才能真正成为领导的助手，为领导分忧解愁。　　高等教育的目的是为了培养适应社会需

7、要的合格的人才，那么，作为我们高职高专院校文秘专业，教育的目的同样是为了培养社会需要的合格的秘书人才，我们应该从上面选择秘书的三个标准出发，专业建设、课程设置中对于这三个标准应有所侧重，以适应新时期社会的需要，培养社会需要的合格的秘书人才。　　　　　　　　　　（作者单位：南京钟山职业技术学院新闻传播系）秘书工作的任务和职责文章来源于云南招生考试信息网http://www.ynexam.com/ms/zn/20071030/4182.html（1）协助领导收集和综合分析整理信息。信息是决策的基础，要保证决策正确，就必须收集和掌握大量信息。收集的内容包括党中央、国务