来访接待管理规定

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1、编号：ZH2011——02来访接待管理规定1目的规范公司来访接待管理工作。2适用范围本标准适用于公司的来访接待管理工作。本标准规定了公司接待来访的程序和要求。3管理职责3.1接待来访的管理部门为综合部。3.2对外接待需其他部门配合时，可由综合部进行协调，相关部门应服从安排，积极配合。4程序和要求4.1原则4.1.1接待应遵循“平等、对口、主动、热情、大方、节约、周到、不卑不亢”的原则。4.1.2一般情况下，级别与权限相当，同级别出面，特殊情况高规格接待，接待人员应统一着装。4.1.3各职能部门对口接待，若是综合性接待，相关部门应予以配合。4.1.4接

2、待来宾从简，不铺张浪费，主方人数原则上不超过宾客人数的十分之二。4.1.5以礼相待，接待程序应衔接周密，接待方式应完善，使客人高兴而来，满意而去。4.1.6重要接待要有记录。接待时应注意保守公司机密。4.2程序4.2.1掌握来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命，抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。4.2.2提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，报请总经理批准。4.2.3接待来宾身份、人数、性别预订住宿，安排好伙食标准、用餐方式、时间、地点，按抵达时间按时派人派车迎接。4.2.4公司有关人员前往迎宾。4.2.5接待规格

3、和礼仪，安排有关领导前往住所看望，接待部门安排会见地点、时间、陪同人员。4.2.6按要求组织来宾活动，参观、考察、交流、座谈会等。4.2.7根据客人意见，预定车、船、机票，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。4.3礼仪4.3.1名片的接受和保管：a)名片应先递给上级或长辈；b)把自己的名片递出时，应把文字向着对方，双手拿出，一边递交，一边说出自己的姓名；c)接对方名片时，应双手去接，拿到手后，马上要看，正确记住对方姓名后，将名片收起，如遇对方姓名有难认的文字，马上询问；d)对收到的名片妥善保管，以便检索。4.3.2介绍与被介绍方式和方法如下：a)

4、直接见面介绍场合下，应先把下级介绍给上级；先把年轻的介绍给年老的；先把本公司的人介绍给来宾；b)当一方有很多人需要同时介绍时，应先介绍其中职位最高或酌情而定；男女间的介绍，应先把男性介绍给女性；c)无论是何种形式、关系、目的和方法的介绍，应该对介绍的对象和内容负责。4.3.3接待时要求如下：a)在规定接待时间内，不应迟到或缺席；b)来宾访问时，马上起身，并热情让座；c)接待来宾时应主动、热情、大方、微笑；d)来宾比较多时应按序进行，不能先接待熟悉的，而冷落其他来宾。4.4接待的其他规定4.4.1对口接待部门必须提前一天与公司综合部联系，并说明来访者单

5、位、目的、人数、抵离时间、接送安排、用餐安排、住宿安排及接待规格，公司综合部根据公司有关指示接待来访单位。4.1.2所有人员在未接到公司指示前，对来访、参观、学习人员应婉言回拒，并告之本公司的接待程序。4.1.3政府部门领导、新闻媒介机构来公司临时进行检查或采访时，当值人员应及时通知综合部经理（如来访者级别较高时，应请示总经理）陪同，安排好接待服务工作，并请领导签名、留影。4.1.4重要的接待工作须做好来访记录和来宾签名、拍照工作，有关资料交对外合作部妥善保管，并在年度《公司大事纪要》中予以反映；有关接待的信息，由资料员汇总上报公司，根据公司需要提供

6、相关资料和照片，供公司留存、宣传之用。4.1.5所有接待场所、名牌、签名簿、水果、礼品、就餐等工作，由综合部根据领导指示，按来访者级别统一进行安排。4.1.6本制度自2011年3月10日开始执行。4.5来访接待的流程图对口接待部门责任人总经理落实责任人资料综合部存档信息员来访接待准备及流程项目工作内容标准责任人迎宾1.站岗接待员提供来访时间，提前15分钟设立形象岗部门接待员2.摆放参观指示牌接待员提供参观路线，提前20分钟摆好区域指示牌3.引路迎宾员根据提供参观路线，迎宾人员4.车位预留接待员提供车辆型号、数量由门卫协调将停车位预留门卫5.卫生接待员

7、提供来访时间，提前1小时将公司大门口的卫生清理干净，并由专人检查。卫生工展示中心1.欢迎条幅接待员提供欢迎词，找采购做条幅。（做统一内容的条幅，反复利用）接待部门责任人2.展厅周边卫生接待员提供来访时间，提前一天做好展厅周边的卫生工作包括展厅室内室外、门口、展示刊版、荣誉展架等等，由专人检查。卫生工3.指引及秩序维护接待员提供参观的时间，在参观人员来之前做好展厅的卫生维护并引领客人进入展厅就座，并请参观人员在观看公司介绍及信息化介绍遵守环境秩序。部门接待员4.电脑、投影仪、音响、公放和所有的线会议室管理员应提前1小时测试所有相关设备，包括电脑是否插好

8、电源，投影仪图像是否清晰，音响、公放是否好用，各线路是否有接触不良的情况等等。项目部小马5.便携式扩音嚣提前