公司综合管理规定《员工档案管理制度》

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1、员工档案管理制度（草拟）一、目的为有效的对员工档案进行妥善保管，保守机密，同时为了维护档案材料的完整、防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本制度。二、归档范围员工入职档案、培训档案、绩效管理档案、异动档案、离职档案、劳动合同、综合信息、处理决定及协议等与个人有关的具有参考价值的文件资料。三、归档内容（一）在职员工档案：1、目录；2、《员工登记表》；（附件一）3、劳动合同；4、《员工（安全）培训表》；（附件二）5、员工入职须知；（附件三）6、个人证件（身份证复印件或户口本复印件、学历证复印件、资格证书复印件等）。（二）培训

2、档案：1、培训合同、协议；2、培训相关资料及获取证书复印件。（根据公司培训管理制度修订员工培训档案内容） （三）绩效管理档案：将员工绩效考核相关的档案资料按半年归整。（根据公司绩效管理制度修订员工绩效管理档案内容） （四）员工异动档案：1、《试用期员工转正表》；（附件四）2、任免文件；3、《内部调动审批表》；（附件五）4、奖惩文件。（五）员工离职档案：1、《辞职申请表》；（附件六）2、《员工离职单》；（附件七）3、劳动合同解除证明；（附件八）（六）其他资料档案：综合信息、处理决定、其他合同及协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资

3、料。四、档案管理员的职责由人力资源部专人负责管理员工档案，整理、收录档案资料，保证原始资料和单据齐全完整、安全保密、查阅方便。五、档案管理相关规定（一）基础管理1、原则：归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。2、新录用的员工，应及时建立档案、造册登记，并更新员工电子信息台账。3、档案按在职人员、离职人员分开管理，按部门分类存档，应编号、制检索目录（附件九），文件按顺序打印编码（档案编码=部门+二级部门+入职序号例：THJB001张三，表示张三是天华普工卷包车间第一位入职员工）。及时登录《在职员工档案登记台账》（附件十）、《离职员工档

4、案登记台账》（附件十一）。4、当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证信息变动、技术职称变动等），应及时将相关资料复印交人力资源部归档，原件当场查验。5、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整；立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。6、离职员工档案每月清查，离职员工档案保存三年（管理人员及高级技术人员保存八年）后方可销毁。（二）档案的查阅1、如因公需查阅档案，须填写《查阅员工档案审批表》（附件十二），经部门负责人、人力资源部负责人、分管负责人审批；下级员工

5、不得查阅上级员工档案，特殊情况下经部门负责人、人力资源部负责人、分管负责人、总经理批准后方可办理。2、公司总经理、分管负责人、人力资源部负责人可直接通过档案管理员办理查阅手续。3、档案管理人员应做好查阅登记工作，并在《员工档案查阅登记表》（附件十三）签字确认。4、查阅档案注意事项：（1）严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料；（2）不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档中取证必须事先经人力资源部负责人、分管负责人、总经理同意。（3）查阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩罚。情节特别严重的，公司保留追究其法律责任

6、的权利。（4）原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口、盖章（或签字），接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。六、档案的销毁（一）公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司员工档案资料。（二）当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司员工档案资料销毁审批表》（附件十四），经人力资部负责人、分管负责人、总经理审批后执行。（三）经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司员工档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料进行登记，登记的《公司员工档案资料销毁登记表》（附件十五）永久保存。（四）在销毁公司员

7、工档案资料时，必须由总经理或分管负责人指定专人监督销毁。七、制定、修订、废除与组织实施本制度经报批后，由人力资源部组织实施；修订或废止亦同。附件一：＿＿＿＿＿＿＿业务外包人员登记表外派单位：外派部门：班组/岗位：编号：姓名性别出生年月相片曾用名民族文化程度籍贯身高填表日期身份证号码户口性质农业非农家庭住址现住址出入证号码联系电话以前是否在此务工过家庭成员情况姓名关系工作单位职业联系电话个人简历担保人签名担保人所在部门或单位担保人联系电话单位意见外派单位或部门意见培训记录身份证复印件粘贴处附件二：长沙市雨花区天华搬运服务队员工培训表编号

8、：学习项目：培训人：培训时间：培训地点：学习目标：学习内容提要：培训结果：1、通过培训，你是否已接受并自愿遵守员工入职须知？□是□否2、通过培训，你是否已了解自己的工作区域与岗位职责？□是□否3、通过培训，你是否已了解自