实物档案管理办法

《实物档案管理办法》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

1、实物档案管理办法1.目的和范围本标准对我院以物质实体为载体的反映院历史真实面貌的特定物品（一般包括奖品、印信等）的收集、整理、归档管理工作进行了具体规定。2.引用标准/文件《北京供电局实物档案归档制度》3.职责档案管理部门负责实物档案的整编和保管，各专业室及职能科室负责实物档案的归档。4.归档范围4.1奖品实物档案：反映我院生产、科学技术、社会活动中获得的奖杯、奖牌、锦旗、奖状和证书等。4.2反映外事活动，获得价值在1000元及以上的纪念品和信物等。4.3印信实物档案：撤销、合并院级印章；撤销、合并院职能科室印章。5.归档时间和要求5.1主管院、科室负责人在获得实

2、物档案后一周内办理实物档案移交登记手续。5.2归档人填写《实物档案移交清单》〔附录A（标准的附录）〕，注明实物档案的颁发单位、获奖单位、获奖时间、种类、颁发地点和移交日期将实物及其附属材料、包装盒一并移交归档。6.整编和保管6.1分类。按照《北京供电局实物档案归档制度》将实物按照年度、问题进行分类。6.2编号。实物档案采用如下编号办法： ××××－××－××流水号实物类别代字归档年份，用4位阿拉伯数字表示实物类别代字表如下： 类别奖杯奖杯奖牌奖状锦旗荣誉证书照片证书执照印章其它实物类别代码JBJBJPJZJQRYZPZSZZYZQT实物类别代号1122334455

3、667788991010例：北京供电设计院2002年接收的第二个实物档案为国家档案局颁发的“科技事业档案管理国家一级”奖状，其实物档案编号编制如下：2002－JZ－02，其保管期限为：永久。6.3编目入库。按照不同的保管期限对实物档案登记编目、贴标签、排列上架。保管期限参见《档案保管制度》Q/21112－2003。6.4编制实物档案案卷目录。格式如下：实物档案案卷目录编号名称颁发单位获奖单位获奖时间获奖种类保管期限存放地点备注         名称：所获奖项的标题名称；颁发单位：颁发实物奖项的单位；获奖单位：获得实物奖项的单位；获奖时间：奖项实物上所标明的时间；获

4、奖种类：实物获奖种类，共有10类（见实物类别代码表）；保管期限：分永久、长期、短期；存放地点：实物所放置的地方；备注：注释实物奖项所需说明的情况。6.5在“清华企业档案管理系统”－数据录入子系统中录入实物档案信息。7.保管7.1实物档案按照年度和保管期限按编号顺序存放。7.2各类资质证书、荣誉证书和奖状应用塑料封装保存。7.3易碎的实物应妥善存放。8.利用8.1实物档案一般不外借，如有特殊情况需要借出，必须经主管院长批准，填写《实物档案外借登记表》〔附录B（标准的附录）〕，借出时间不得超过1周。若确因工作需要超过借阅期，必须在档案办理续借手续，但续借期限不得超过1

5、个月。8.2借出实物档案，必须有专人妥善保管，不得丢失、损坏。档案遗失和损坏，需由借出档案的保管人员写出书面“实物档案遗失、损坏报告”，由档案部门研究处理意见，并上报院主管领导。9.鉴定销毁9.1按照实物档案的保管期限（参见《档案保管制度》Q/21112-2003）鉴定销毁实物档案。9.2实物档案的鉴定销毁程序执行《档案鉴定销毁制度》Q/21114-2003。10.附录附录A（标准的附录）《实物档案移交清单》附录B（标准的附录）《实物档案外借登记表》附录A（标准的附录）实物档案移交清单年度：序号档案名称颁发单位获奖单位获奖时间获奖种类颁发地点移交时间移交人接收人 

6、                                                                                                                                 附录B（标准的附录） 实物档案外借登记表序号外借档案名称外借档案用途借出时间借用人批准人经手人备注