服饰有限公司文控中心管理办法

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1、服饰有限公司文控中心管理办法　　1、目的　　为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，确保所有文件的制订、评审、使用、更新、作废按规定程序运行，特制定本办法。　　2、资料范围　　公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司总经办形成的文件材料；及管理方面的文件材料；劳动、人事管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；开发、技术管理方面的文件材料；品质管理方面的文件材料；生产、进度物流方面的文件材料；设备方面的文件材料；流

2、程整理方面的文件材料。包括会议决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、资料等具有参考价值的文件资料，以及迪撒公司主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料，包括重要外来文件与资料　　3、管理职责　　3.1文控中心负责小组全体工作事务和公司体系文件的日常控制管理及公司各类原版文件的归档保管工作；　　3.2各相关部门负责部门内部的文件及资料的日常

3、管理工作；　　4、正文内容　　4.1文控中心的主要职责　　4.1.1负责规划、协调公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查及评审；　　4.1.2制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度；　　4.1.3负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作；　　4.1.4严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作；　　4.1.5开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务；　　4.1.6发挥文件资料的教育功能，将文

4、控中心办成公司培训、教育基地之一；　　4.1.7开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的经营活动信息源作用；　　4.1.8做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全；　　4.2文件资料的收集　　4.2.1建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存5年、3年、1年不等）；注明文件的版本号；　　4.2.2对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；　　4.2.3及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档；　　4.2.4文控中心应主动向各部门、员工提供和收

5、集公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题生产技术信息、制度、流程资料等；　　4.3文件资料的归档、编号与管理　　4.3.1依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分；4.3.2部门编号：在文控中心的部门总文件夹编号为：部门编号部门编号部门编号总经办001财务部002开发部003商务部004生产部005技术部006采购部007品质部008计划部009行政部010人力资源部011　　4.3.3案卷排列：立卷按永久、长期、

6、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录；　　4.3.4对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放；　　4.3.5公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长对保管期限已满或影响公司的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁；　　4.3.6文控中心管理员必须及时更新电子文档建立完善的管理系统；　　4.4文件资料借阅规定　　4.4.1总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续（以联络

7、单形式）。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》，部门经理签批、公司文控中心负责人核审后方能调阅；　　4.4.2公司文件密级分为绝密AAA级、机密AA级、秘密A级三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由部门负责人联合批准；负责人因公外出时可委托留守负责人或行政总监审批，具体按委托书的内容执行；　　4.4.3档案一般仅供在文控中心阅看，立卷的文

8、件、资料可外借。外借的须办理登记手续；　　4.4.4借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导；　　4.4.4借阅期限不得超过一星期，到期归