武汉弘毅建筑材料装备有限公司采购管理操作手册

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1、武汉弘毅建筑材料装备有限公司采购管理操作手册1.《采购管理》与其他模块间的关系2.期初设置初次使用本系统的用户，应首先按系统管理使用手册介绍的方法安装采购管理系统。系统安装完成后，应建立系统账套参数等应用前的基础数据准备工作，之后可以输入在使用本系统前未执行完的采购订单、采购入库单（暂估入库）和采购发票（在途数据），并进行期初记账处理；做完这些工作后，就可以进入日常采购业务流程了。期初记账是将采购期初数据记入有关采购账中。期初记账后，期初数据不能增加、修改，除非取消期初记账。期初记账后输入的入库单、发票都是启用月份及以后月份的单据，在【月末结账】功能中记入有关采购

2、账。【操作步骤】1.用鼠标单击【采购】下的【期初记账】，用光标移动键↓选择【期初记账】，即可进入期初记账处理功能。2.用鼠标选择〖期初记账〗，对期初数据进行记账；用鼠标选择〖取消期初记账〗，则对期初记账数据设置为未期初记账状态。注意：．没有期初数据时，也可以期初记账，以便于输入日常采购单据数据。．已做【月末结账】处理后，不能取消期初记账，除非取消各月的【月末结账】。3.日常业务操作流程（1）采购入库单采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。该单据按进出仓库方向划分为：入库单、退货单；按业务类型划分为：普通业务入库单。采购入库单可以直接录入，也可以由采购订

3、单或采购发票产生。采购管理à采购入库单à增加à填写相关的信息（蓝色字体的为必填项）à保存注意：凡是审核过的入库单本系统不能再修改。因此审核必须认真仔细。如果没有启用库存管理系统，并且企业管理不要求严格，那就可以不审核入库单。采购发票与入库单可以分次结算，即入库单的一条记录可多次与采购发票结算。（2）暂估入库采购的货物到达企业后，如果没有收到供货单位的发票，可以对货物进行暂估入库，待发票到达后，可以根据该入库单产生发票做报账结算处理。【操作步骤】1.在进入采购管理系统主页面后，用鼠标单击【采购入库单】，即可输入采购入库单。屏幕显示采购入库单格式。2.用鼠标单击工具栏

4、的〖增加〗按钮或按下[F5]快捷键，增加一张采购入库单。输入入库单表头各项内容。输入采购业务类型、入库日期、供货单位等项。如果该入库单是按采购订单安排的，必须输入采购订单号。提醒：如果用户想查询供应商、存货的具体档案可单击鼠标右键。3.按[F12]功能键可以从单据表头进行标题，或用鼠标单击表体位置或单击工具栏的〖增行〗按钮或按下[Ctrl+I]快捷键，增加一行入库单货物。输入采购入库单表体各项内容。如：货物编号、数量、单价、金额等项。注意：如果入库的货物要分批跨月结算，那么必须按预计结算的数量，分行填写到一张入库单上。如果企业在存货档案中设置了4.如果单据输入有错

5、误，可以用鼠标单击要修改的数据项或用[Tab]、[Shift+Tab]键移到要修改的数据项，直接输入要修改的数据。5.如果该入库单和某张已有的入库单据相同或相似，可以单击鼠标右键，出现鼠标右键快捷菜单，用鼠标或光标键选择【拷贝入库单】功能，或者通过点击“选单”按钮旁边的下接箭头，选择“采购入库单”，选择入库单，把该入库单的有关信息填入当前入库单中。具体操作方法参见“如何根据采购订单填制入库单”。6.单据输入正确后，必须用鼠标单击工具栏的〖保存〗按钮或按下[F6]快捷键，保存当前输入的入库单。注意：．用户在《库存管理系统》的【业务范围】中设置为“现存量低于最低库存量

6、或高于最高库存量时报警”，保存单据时，如果存货的现存量低于最低库存量或高于最高库存量，并且，系统将提示用户是否继续，如果用户选择是，系统将保存单据，如果用户选择否，系统将让用户重新输入数量。7.入库单存盘后，可以用鼠标单击工具栏的〖打印〗按钮或按下[Ctrl+P]快捷键，将入库单打印出来，交由有关人员进行确认。8.如果不想保存当前输入的入库单，可以用鼠标单击工具栏的〖放弃〗按钮，放弃该入库单。9.在保存入库单后，如果发现数据有错，或该入库单审核结算时发现该单据需要修改，可以用鼠标单击工具栏的〖修改〗按钮修改入库单。10.继续按上述步骤输入其它入库单，当一批入库单输

7、入完后，用鼠标单击工具栏〖退出〗按钮结束输入采购入库单。注意：1.本系统规定凡是没有结算的入库单都是暂估入库。已采购结算的入库单和已审核了的入库单不能修改、删除；2.如果启用了用友“核算系统”，对于已记账的入库单不能修改、删除；3.如果启用了用友“仓库管理系统”，对有批次管理的，现存量表相关存货的结存数量<当前入库数量的存货记录不能修改、删除；4.凡是按采购订单进行的采购业务，货物到达后，填制的入库单，必须正确注明订单号，否则不能正确统计订单执行情况。（3）退货处理如果发现已审核的入库单数据有错误（多填数量等），也可以填制退货单（负数入库单）原数冲抵原入库单数据。

8、原数冲回是