秘书综合技能实训手册

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1、经济贸易学院秘书综合技能实训手册学期：2011学年第二学期班级：学号：姓名：第21页共21页任务模块任务模块一：绘制企业组织结构图与工作说明书（一）写出你的实训单位及实训岗位实训单位：中迅显示器有限公司实训岗位：经理秘书（二）画出实训单位的组织结构图第21页共21页任务模块二：办公室日常事务（一）制作你实训岗位两天的工作备忘录1、发给：XX—市场部经理来自：XXX—秘书日期：2012年6月20日内容：外商来访行程安排深圳大众汽车公司经理将先生一行三人将于2012年6月18日上午10点抵达杭州，与总经理会面，将于2012年6月20日下午离开

2、。2、发给：XX—秘书来自：XXX—销售部经理日期：2012年6月21日内容：6月22日总经理将就扩大分公司的销售规模举办会议，望销售部门人员按时参加，准备好相关材料。（二）制作办公用品管理基础文件1、写出实训单位办公用品管理所涉及的基础文件清单办公用品领用申请步骤一览表、办公用品申请领用清单、办公用品领用表2、为实训单位制作以上所说的文件办公用品领用表领用部门：月份：品名预计数量实际数量领用人领导签批备注第21页共21页部门名称行政办公室流程名称办公用品管理流程任务概述办公用品采购、分发、保管等工作单位各部门行政办公室人事行政部总经理节点流

3、程开始ABCD1填写办公用品申购单流程结束领用办公用品签字通知领用办公用品填写办公用品入库登记表采购填写需求计划表统计填写办公用品领用登记表填写需求计划表填写办公用品清算单清算办公用品审批审批2345678910111213第21页共21页办公用品管理工作标准流程名称节点流程程序、重点及标准时限相关资料填写办公用品申购单A2程序:各部门根据实际需要填写办公用品申购单需要时《办公用品申购单》重点:根据实际需求填写标准:确定各部门办公用品实际需求量统计B2程序:办公室人员查阅月末办公用品申报情况每月27号之前1个工作日内《办公用品需求计划表》B3

4、办公室统计汇总用品需求量并列出购买清单B4根据清算情况和申购情况，填写需求计划表　重点:统计需要购买的办公用品清单　标准:根据各部门的需求与实际用量审批C4程序:办公室列出的需求计划表，由部门主管审批1个工作日内《办公用品管理制度》D4部门主管同意后，由财务部审批　重点:批准同意方可采购　标准:必须由部门主管签字入库登记B5程序:价格比较，择优采购1个工作日内《办公用品入库登记表》B6用品登记入库　重点:购买办公用品，入库登记，填好相应信息　标准:采购批准数量，实物登记备注发放B7程序：通知各部门领用办公用品1个工作日内《办公用品领用登记表》

5、B8办公用品管理人负责填写领用用品有关信息A8领用人签字A9各部门领用办公用品　重点:办公用品分发，领用人必须签字　标准:根据各部门《办公用品申购单》发放清算办公用品B10程序：清算办公用品1个工作日内《办公用品需求计划表》B11根据库存填写清算表单　重点:日清月结　标准:依据办公用品入库情况和领用情况第21页共21页办公用品领用申请单部门总经办人数　时间　申请人　物品名称型号规格单位数量单价（元）合计（元）使用人　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

6、　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　总计　　　　部门审批　人资行政部审批　　备注1、□正常申请□临时申请　2、以部门为单位，经部门经理、人资行政部审批后每月5日交到前台文员处。3、金额项由前台文员填写。4、使用部门领取办公用品时，领取人须签字确认。领用人签字确认　　　第21页共21页（三）制作接待方案：你的实训单位要接待来洽谈业务的客户团队，请你编制一份接待工作安排表。时间地点内容陪同人员6月21日14:00杭州城站火车站接站陈主管、金秘书15:30杭州凯悦酒店办理入住手续;告知宾馆房

7、间号码；将其一行人带领至房间；安排其用餐时间及地点金秘书18:00-21：00杭州凯悦酒店宴会厅欢迎宴会陈主管、金秘书、代理商6月22日9:00-9：30杭州凯悦酒店二楼会议厅各个公司领导、代理商及重要嘉宾合影马经理、代理代表9:30-11:00杭州凯悦酒店二楼会议厅全国代理商会开幕式陈主管、金秘书13:30-14:30杭州凯悦酒店二楼会议厅企业的基本概况及发展远景介绍会各参加人员14:30-16:30杭州凯悦酒店二楼会议厅新产品及演示会陈主管、金秘书18:30-21:30杭州凯悦酒店宴会厅联欢晚会陈主管、金秘书、6月23日8:30-11:3

8、0杭州凯悦酒店二楼会议厅公司产品销售情况介绍会和销售竞赛评比陈主管、金秘书、各代理商12：00-14:30杭州凯悦酒店宴会厅东北、华北、华南三位销售代表经验介绍及表