企业合同档案管理办法

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1、企业合同档案管理办法为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。三、合同文档的管理办法1、合同文档以产品类别结合签署日期年月份进行分类编号。2、合同编号规则：产品名称首字母－合同签署年、月份（六位）－顺序号（三位）。示例：JYJT－201102－001（绝缘接头2011年2月份第1号合同）3凡以单位名义签订的合同，均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账，并向市场部部备案。4、各相关部门和总经理依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监察

2、、审计。6、合同承办部门和市场部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由市场部保管，承办部门只留存影印件。7、合同台账采用表格式，一份合同填写一张表格，建立一份档案。8、合同台帐应包括以下内容：（1）合同名称；（2）合同主体；（2）合同内容（含标的、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项）；（4）合同履行情况（有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间）；（5）合同所附资料；（7）其他应当记载的重要内容。7、保存的合同文档每年清理核对

3、一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由市场部甄别并予以归案。8、市场部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利于工作。9、各部门员工可在市场部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，方可在市场部办理相关借阅手续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。12、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公

4、开，违者视情节予以处罚。13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催款。四、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交市场部存档。2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。3、合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。市场部2012年05月14日后附：1、各产品合同编号2、合同档案移交清单3、企业合同管理台账一4、企业合同管理台账二各产品编号（名称首

5、字母）部门编号环氧沥青防腐管HLFG3PE防腐管PEG绝缘接头JYJT凝水缸NSG牺牲阳极XSYJ合同档案移交清单合同编号单位合同资料附件资料页数移交日期移交人接收人备注企业合同管理台账（一）序号合同编号签约时间单位名称合同主要条款内容合同履行情况变更解除情况备注合同标的计量单位数量单价总数额提（交）货时间提（交）货数量付款时间提（交）货时间提（交）货数量发货（入库）凭证号付款时间付款金额付款凭号企业合同管理台账（二）序号合同编号签约对方当事人情况合同主要条款内容对方情况合同履行情况其它时间地点单位名称约定代表

6、人委托代表人联系电话合同主要标的计量单位合同总价款工程完工时间结算方式期限争议解决地点方式签约部门委托代理人授权委托书号审批领导备案证书号码总金额结算时间及金额签证（公）情况资信情况变更解除情况发生纠纷情况仲裁诉讼情况