试论高校电子档案管理的优化策略

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1、试论高校电子档案管理的优化策略　　电子档案管理工作是信息化时代档案工作的必然趋势，电子档案的管理工作的理念、方式以及手段等都与以往的档案工作有着明显的差异。在信息化的特殊时代，如何做好高校电子档案管理工作，促进电子档案的发展，实现电子档案为高校教育教学以及社会发展服务是当前高校电子档案管理工作的重点。我们国家高校电子档案工作目前已经取得了一定的发展，但总体而言还存在着一些主要的问题。　　1高校电子档案管理工作存在的问题　　管理意识缺乏，技术不到位　　电子档案是伴随着科技化的迅速发展而不断出现和发展的，属于一种新的事物，于是许多人对其基本的功能与作用还没有完全

2、清楚地认识，尤其是对于那些一直熟悉纸质档案的传统档案工作者来说，其思想观念更是一时间难以改变，不能适应新的档案工作模式和新的方式，对一些新的现代化的信息技术、计算机技术不够了解，在很大程度上限制了电子档案管理工作的进一步发展。　　1.缺乏必要的电子档案管理制度　　在信息化的时代，电子档案的管理工作必须由相应的制度体系来作为保障，这样才能顺利实现档案管理工作的信息化和电子化，才能够在风险四溢的信息化社会中稳定的顺利的发展。当前，由于多数高校对于电子档案管理工作的不够重视，多数学校一般都采用经验式的档案管理方式，没有进行系统的管理，更加没有建立健全相应的档案管理

3、机制，导致档案管理工作不规范、不系统，缺乏必要的电子档案管理的机制，这些都严重影响了正常的电子档案管理工作。　　1.缺乏对电子档案的风险评估　　信息化时代当中，网络信息所带来的风险是必然的，危害性也是极大的。而当前许多高校的电子档案管理没有能够实现安全软件的维护，这使得电子档案的管理风险必然加大。而且，即使有的高校已经运用了安全软件来维护电子档案的管理工作，但是依然缺乏相应的风险评估体系，不能够提前预知档案管理过程中会出的一系列风险和问题，这样就不能够及时的做出防御的对策，往往给档案工作带来严重的损失。　　高校电子档案管理优化策略　　正如上面论述的，高校的电

4、子档案管理工作由于各方面的原因存在着一些问题，这些问题在很大程度上制约了高校电子档案管理工作的科学化，规范化和系统化，影响了电子档案作用和价值的更好发挥。为此，可以从以下几个方面加强高校电子档案管理工作优化。　　提升电子档案管理人员的素质　　电子档案的不断发展最关键的因素还是在于人才，电子信息技术人才的培养是做好高校电子档案管理工作的重要条件。这要求高校档电子案管理工作一方面要具有强烈的事业心和历史责任感，积极重视电子档案管理工作，强化电子档案管理工作的意识，充分认识到电子档案对于学校和社会发展的重要性。另一方面要积极探索，不断学习，融入信息化氛围当中，学习

5、计算机、新媒体等等现代科学技术，加强自己的专业技术水平，做一个现代化的新型的档案管理人员。要彻底改革电子档案工作的程序，敢冒风险，推陈出新，加速电子档案实现网络化管理的进程以适应高校和社会发展的需要。　　2.加强电子管理软件的技术研究和共享　　各大高校之间应该相互交流和合作，共同构建一个电子管理软件开发中心，并且根据档案工作的特殊性以及自己学校的世界情况打造出一款适用于本校实际的电子档案管理软件，各大高校应该打破“信息壁垒”和“技术壁垒”的现象，积极进行协商合作，加大对电子档案管理软件开发的资金和技术投资，踊跃的分享自己在电子档案管理工作当中的技术经验和管理

6、成果。此外，各大学校还要建立起相应的风险防御机制，做到防患于未然，减少网络信息给电子档案管理工作带来的风险。通过各大院校的通力合作，就能够在最大限度内建立起比较安全和完善的电子档案管理系统，并且尽可能保障电子档案管理工作的安全性和有效性。　　2.完善电子档案的相关设备管理　　对于电子档案的存档的方式和途径，各大高校应该积极予以创新。高校档案管理部门应该给各个分部门配备齐全相应的电子设备，并且积极提供设备的使用技术支持。同时，对于档案信息的整理、存储要严格采用统一的格式，对于电子档案管理的每一个步骤和流程都要切实接洽好，尽量较少和避免接洽过程中产生的一些风险联

7、盟。此外，电子档案安全防护软件要能够适时的予以自动更新，相关的管理软件也要是正版配套的，这样是为了减少电子档案的后期整理工作问题。