企业人事档案信息化建设的思考

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1、企业人事档案信息化建设的思考　　摘要：本文分析了企业人事档案管理目前存在的问题以及档案管理信息化的必要性，从而提出企业人事档案信息化建设的关键，为其提供依据和方法。　　关键词：企业；人事档案管理；信息化建设　　1.引言　　档案是一个企业的无形资产，其中人事档案是各类人才在社会和企业实践活动过程中形成的原始记录，是个人经历、德才技能、工作表现的全面的体现。随着现代化信息技术的不断进步，如何才能快捷的对人事信息进行筛选、排序、分类、汇总、查询和存储，先进的信息技术给档案管理工作也提出了更高的要求。　　目前，企业人事档案管理存在的问题主要是领导人

2、意识淡薄，没有设置专门的档案管理部门，配备专业的人才，或者其档案管理工作不按要求制定相关规章制度，形同虚设[1]，大多数企业的人事档案管理工作都是将纸质档案进行存储，效率低下。此外，较多的人事档案都是由人事部门的人员负责管理，工作人员没有经过系统的学习和培训，缺乏档案管理工作的理论和实践。因此，目前企业人事档案管理工作不能满足企业的需求和发展，改变人事档案管理方式已经迫在眉睫。　　2.企业人事档案信息化建设的必要性　　面对传统的以纸质、照片等为载体的档案和以手工操作为主的档案管理工作，改变落后的、低效率的管理工作，采用先进的信息技术，全面开

3、展企业人事档案信息化建设工作势在必行。　　（1）人事档案信息的重要性。人事档案是人类在社会实践活动中直接形成的真实历史记录，社会实践活动的多样性，决定了档案信息内容的多样，涉及方方面面，是重要的凭证和依据，也是一种特殊的信息产品，是全面考察和了解和正确选拔人才的依据[2]。　　（2）社会信息化的必然趋势。随着计算机技术的发展，社会当前向信息化方向的全面高速迈进，使得全球各项事业都开始被卷进信息化建设的工作中[2]，各行各业都已将信息技术引进各自的工作内容，企业的人事档案管理业不例外。积极做好档案信息化建设的工作将成为企业的重要任务。　　（3

4、）提高工作效率的手段。在数字化时代背景下，各种文件的数量正以几何级的速度加速增长，档案工作者称这种现象为“文件雪崩”[3]。对于企业的人事档案管理工作来讲，企业在各项工作当中采用信息化、现代化的手段，能够为企业的相关工作提供完善的系统，还可以提高企业相关工作的效率，使企业在竞争中立于不败之地。　　3.企业人事档案信息化建设的关键　　要完成企业人事档案信息化建设，必须要做到有效的领导和宣传、加强意识和理念、建立畅通的机制并保证基础设施及人员配备。　　（1）对信息化建设的有效领导和宣传　　①加强领导，为了做好档案管理工作，企业负责人应该增添档案

5、管理部门，必要时要成立人事档案管理领导小组，由领导小组定期对档案管理工作进行检查和指导，以便在工作中发现问题并及时解决。　　②广泛宣传，通过各种方式进行信息化建设的宣传与培训[4]，领导和部门负责人带头宣传学习，一方面能够普及信息化知识，提升工作人员的信息化意识，另一方面能够培养工作人员的信息化能力，让更多人了解信息化并热情地参与进来。　　（2）加强信息化建设的意识和理念　　①转变工作理念，管理工作人员应该转变自己的工作理念，不能将人事档案管理当做一种可有可无的工作，而是将档案管理工作当做重点来抓[5]，切实的重视档案管理工作。工作人员能够

6、立足于档案的有效保护和利用来展开新时期的档案管理工作。　　②改变传统管理方式，企业相关工作人员应该摒弃旧的工作方法，改变传统管理方式，提升自身的信息化建设意识，主动学习掌握信息化知识，加强自身的信息化技术水平，全面投入档案管理的信息化建设中。　　③提高工作者素质，企业负责人应该加强提高工作者素质的意识，首先选择可靠且责任心强的人员担任人事档案管理工作，而且格外注意对其进行专业的培养，提高工作者的专业理论和实践，加强对本专业的技术研究，对档案管理信息化建设奉献自己的力量。　　（3）建立信息化建设的畅通机制　　①制定工作规范，企业的人事档案管理

7、工作涉及档案的采集、存储、加工、整合、形成、保存等各个环节，缺一不可。这就要求档案管理的各个环节要条目齐全，符合规范化、信息化的要求，因此需要制定统一的工作规范和流程，并设立专门的负责人员对各项工作进行负责，使得档案管理工作按照规范开展，有条不紊。　　②建立工作标准，企业必须为档案信息化建设设定有效的标准和较为完善的法律、法规和规章制度等，为企业人事档案管理工作提供依据。目前，我国已有的人事档案法制主要有《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》等[6]。　　（4）保证基础设施及人员配备　　①加强基础设备建设，人事档案部门应该得到企

8、业足够的支持，对本部门所需的基础硬件设施进行配备，建设办公室、阅档室、档案室，并增加计算机以及数据处理软件等设施的配备，引进综合办公系统、开发人事档案信息管理系统等，以及对这些设