浅论人事档案管理

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1、浅论人事档案管理　　[摘要]人事档案的真实性、动态性、机密性要求档案管理员要严格遵守人事档案保管制度，具有较高的档案意识，并不断提高自身素质，实现档案管理的科学化，以保证人事档案的全面性和现实性，实现“档案为人人，人人重档案”的美好目标。　　[关键词]人事档案；性质；管理　　doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.21.052　　[中图分类号]G271[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2013）21-0089-01　　人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历

2、、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业和事业单位。因此对人事档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的人事档案管理工作尤为重要。本文将从人事档案的性质着手，论述档案管理工作对档案管理员的要求。　　1人事档案的性质　　1.1全面性　　人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面

3、的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。　　1.2现实性　　由于员工仍在工作，其人事档案成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。　　1.3真实性　　这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。　　1.4动态性　　人事档案建立后，其内容不是一成不

4、变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。　　1.5流动性　　人事档案要发挥应用的作用，必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。　　1.6机密性　　人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言

5、及的内心隐秘等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。　　人事档案的六大性质要求档案管理人员在进行档案管理时，必须本着认真、负责、严谨的态度并采用科学的手段，保守档案机密，维护人事档案材料的完整，以便档案材料的高效利用。因此档案管理人员的素质对档案管理工作有着极大的影响。　　2档案管理工作对档案管理员的要求　　2.1严格遵守人事档案保管制度　　档案管理人员在工作中，要严格遵守材料归档制度、转递制度、检查核

6、对制度、统计制度和保卫保密制度。归档材料时，对材料进行鉴别，保证其真实性，将符合归档要求的材料按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。如有新的档案材料应及时归档，在目录上补登材料名称及有关内容，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”；出现档案转移情况时，须填写《转递人事档案材料的通知单》，密封包装档案资料，通过机要交通转递，不能交本人自带。收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回，并及时在档案底账上注销，做到“档随人走”，避免“有档无人”；定期对档案进行检查核对和统计，确保档案材料无霉烂、虫蛀等

7、损害。统计人事档案材料收集补充、整理、保管、利用以及库房设备等情况，检查档案保管环境的安全性；档案应由专人保管，库房、档案柜保持清洁，不存放无关物品。任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。　　2.2具有档案意识　　档案意识，是指人们对档案的性质和价值的认识，对档案工作的性质、地位和作用的认识。档案管理人员要有档案意识，要认识到档案工作是管理档案和提供档案信息为社会实践服务的一项业务系统。作为服务“窗口”，档案部门及档案管理人员应坚持“以人为本”的服务理念，提供周到、细致、全面的服务，积极为利用

8、者解决档案利用过程中出现的一些难题，满足使用人、使用部门的利用需求。由于人事档案具有记载人生轨迹的真实性和全面性，因此，人事档案的收集、整理、开发、利用十分重要。这就要求档案管理人员要有较强的责任心，做到口勤、手勤、脚勤，认真、及时地到各部门、科室收集应该归档的档案材料，并对档案材料内容认真审核之后将材料进行鉴别归档。此外，档案管