归档常见问题及对策

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1、归档常见问题及对策 一、归档中的“文件”归档中的“文件”与我们平时接触的文件有所不同，指的是若干份文件的集合体，包括不同的版本，不同的文种，都有可能组合为一件文件。比如文件正本与副本，这是2份文件，但在归档中，我们把它们作为一件；比如转发文件与原件，这是2份文件，但我们也把它作为一件，“为一件”，是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。整理就是一个将无序的文件有序化的过程，经此处理文件就转化为档案。 二、归档中的“案卷”案卷是档案工作中使用的一种计量单位，指按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的，具有密切联系的若干文件的组合体。文件有标题、事

2、由、形成者、文种、时间、发文对象等六要素，按照其中某一个或某几个要素进行文件的组合排列，就是按照文件内部特征编立案卷。比如反映某一问题（如党务工作、人事工作、财会工作等）的文件，具有共同的内容（事由）特征。文件的外部特征指的是文件的形态，比如纸质，照片，图纸，光盘等等。 三、哪些文件材料应归档？凡是反映本机关工作活动和历史面貌，办理完毕，具有查考利用价值的文件材料均属收集范围。只收集按规定应当归档的文件材料，此规定详见《西昌学院立档单位档案归档范围和保管期限表》。归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应收集齐全完整。在归档的文件材料中，每份文件的正

3、件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件等，均应收集齐全。 四、哪些文件材料不属于归档范围？1．上级机关普发供参阅、不需要办理的文件材料，上级机关发来供工作参考的抄件，上级机关征求意见未定稿的文件材料；2．任免、奖惩非本校工作人员的文件材料；3．学校形成文件材料中的重份文件材料、未定稿的文件材料、无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；4．未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；5．从正式文件、电报上摘录

4、的供工作参阅的非证明材料；6．学校内部互相抄送的文件材料(由制发单位归档)，不应履行公文的行文、介绍信等；7．本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料；8．非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料；9．无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信及电话记录；10．为参考目的从各方面(包括校外)收集的文件材料；11．参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。 五、文书人员平时如何积累档案？各立档单位的专职文书处理人员或档案责任人，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，随时将办理完毕的

5、文件，根据文件材料特征分类存放，对照本单位的收文登记簿进行档案积累。一项重大活动从开始筹备之初就应该积极参加并注意及时收集重要材料，从文件接收或拟稿到归档前的一系列管理活动，都必须按照集中统一的工作原则，建立健全管理制度。 六、如何分类整理文件？立卷分类有三种方法1、分年度：先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度。2、分问题：将文件按其内容所反映的问题、事物分开。3、分期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。以上三种方法使用的步骤是：分年度—→分问题—→分保管期限1、将文件材料按其形成或针对的年度分开，根据文件材料的不同特点，可采用自

6、然年度、教学年度、会计年度分别归入不同年度。2、在分年度的基础上，将文件材料按《西昌学院档案实体分类方案》中确定的类别分开。3、将类别理顺的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。4、最后将文件材料按照规定的不同保管期限分开。 七、跨年度文件如何分类？1、跨年度的请示与批复，归入批复年度；2、跨年度规划、计划，一般归入文件内容针对的第一个年度；3、跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；4、跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；5、跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；6、法规性文件归入公布或批准年度；7、教学类文件按学年归档，财会档

7、案文件按会计年度归档。 八、如何进行文件价值的判断和划分保管期限？档案保管期限分为永久、30年、10年三个级别1、能够反映学校教学、科研、管理活动和历史面貌，对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久；2、反映学校一般工作活动，在长时期内对学校和社会有查考利用价值的，列为30年；3、凡在短时期内对学校工作有查考价值的，列为10年。具体内容参见各类《西昌学院立档单位档案归档范围和保管期限表》。 九、如何将文件组合成案卷？1、一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，分级适当，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。2、同一内容的文件材料组成一卷或数

8、卷，每卷不超过200个自然页，即200张A4幅面大小的纸张。3、会议文件，按会议