档案管理工作简报

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1、档案管理工作简报上海交通大学档案馆（党史校史研究室）2013年7月5日拓宽思路更新观念创新方法实现归档工作新突破——2013年上半年归档工作综述档案资源建设既是档案工作的起点，也是档案服务的基础。今年上半年我馆档案业务指导工作着眼于拓宽工作思路，更新思想观念、创新工作方法，通过构筑档案资源建设可持续发展的长效机制，促进档案资源建设健康、科学的发展。一、首次实行院（系）归档业务指导“一人负责制”，使归档工作取得好成效长期以来，我馆对院（系）的归档指导都是基于档案门类来开展的，如：档案馆负责教学档案归档的老师，只指导学院教学口的归档工作；负责科研档案归档的老师，只指导学院科研口的归

2、档工作。使得一个学院往往要面对不止一位的专职档案人员业务指导，这不仅给学院带来了不便，而且也增加了档案馆人员的工作成本，服务效率也大受影响。为改变这一现状，我馆一方面从管理上进一步理顺工作流程，使之更趋科学化、合理化，另一方面从业务要求上不断自我加压，通过业务学习、交流等多项措施，促使档案业务人员从“专科型”向“通科型”的转变，以满足对院（系）党政、科研、教学、校友人物、多媒体等门类全涵盖的业务指导，进而实现学院归档业务指导“一人负责制”。今年起，这一服务措施在全校院（系）全面展开，受到了院（系）的欢迎，也取得了很好的成效，今年院（系）党政档案归档工作已于4月全部完成，比规定时

3、间提早了2个月，实际归档案卷数也比去年增长了30%。二、实现档案业务培训从“共性化”向“个性化”的转变，提高了培训的针对性和时效性今年，我馆的档案业务培训积极创新思路、提升服务效能，改变了以往大课式授教方式，不仅为部门量身定做培训教材，还深入基层，面对面地开展档案归档业务指导，为部门解答归档疑问，解决实际问题，使档案业务培训工作更加合理、有效，具有针对性，为学校档案工作打下扎实的基础。今年我馆已先后到航空航天学院、图书馆开展档案业务现场培训和交流。参加了学校2013年校园建设项目档案工作培训会，对李政道图书馆、致远游泳馆、多功能船模拖曳水池、桃李苑、包兆龙图书馆等项目的施工、监

4、理单位的项目经理、技术负责人、档案管理人员进行基建档案归档培训。6月21日，本馆还召集学校部分机关部处、直属单位和院（系）的兼职档案员开展了基于云存储平台的多媒体档案归档专题培训，以加强多媒体档案资源建设、简化多媒体档案的管理水平、提高多媒体档案资源归档率。三、想方设法提高档案归档率，实现了立卷归档数量的新增长为提高学校档案归档的齐全率、完整率，针对学校新成立或首次开展归档工作的部门，我馆档案业务人员通过现场指导，面对面“保姆式”辅导，召开调研会等形式，帮助部门建立文件材料归档制度，确定归档范围，规范归档流程，强化归档意识，实现归档工作的全覆盖。今年首次开展归档工作的部门有：钱

5、学森图书馆、招投标办公室、信息安全办、地方合作办、上海交大—巴黎高科等部门和学院。截止2013年6月底，全校文书档案完成归档文件4127个；预立案卷2000余卷；电子文件挂接4112个，与纸质文件配套率达到99.6%。教学档案综合卷已完成归档376卷，比去年同时期增加了35%，外事档案已完成归档451余卷，比去年同时期完成的375卷增长20%左右。科研项目档案完成103卷国家自然科学基金资助项目的归档。声像档案完成涉及学校重大活动、重要事项、毕业班合影等活动的900余张照片的归档。4月到6月，档案业务人员到闵行校区开展面对面业务指导90余次。（陈惟）“上海交大档案馆馆藏精品历史

6、档案图片展”及“洪嘉振教授文献实物捐赠展”分别在闵行、徐汇两校区展出在“国际博物馆日”、“国际档案日”暨第七届“上海市档案馆日”宣传月活动来临之际，档案馆特别举办了《交大故事经典回忆——上海交通大学档案馆馆藏精品历史档案图片展》和《洪嘉振教授文献实物捐赠展》，前者在闵行校区船建学院、生命学院及图书馆等地进行巡展，后者在徐汇校区展出。《交大故事经典回忆——上海交通大学档案馆馆藏精品历史档案图片展》以老交大学生的学习与生活为中心，精选出馆藏珍贵文物、历史照片与历史档案50余件，制成图片100余幅，内容涵盖1896—1949年间的学生毕业照、成绩册、学习笔记、实验报告、纪念刊、校徽、

7、奖章、生活影像等，其中大部分系首次公开亮相。透过这些珍贵档案，我们能深切地感受到交大“求实学、务实业”的校风校格，感受到老交大人不畏艰难、奋发有为的拼搏精神，感受到交大先贤为人师表、身先垂范的意志品行。《洪嘉振教授文献实物捐赠展》共展出了洪嘉振教授在三十余年教育生涯中积累的50余件文献实物，是在其捐赠的90余件物品中精心挑选而出，其中包括首届国家级教学名师奖在内的各类证书、奖章、教材等，内容涵盖其求学、教学、科研、社会兼职等各方面。这些实物不仅是洪嘉振教授长期扎根教学、心系学生的真实写照，也