文书档案信息化管理策略

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1、文书档案信息化管理策略文书档案信息化管理策略文书档案信息化管理策略文书档案信息化管理策略文书档案信息化管理策略文书档案信息化管理策略文书档案信息化管理策略文书档案信息化管理策略文书档案信息化管理策略　　文档一体化管理，包括文档实体的生成、文档信息的利用、文档的规范管理等方面。它不仅是打破文书与档案分界的大胆尝试，而且有许多理论作为支撑。要理顺一体化的工作体制与流程，就必须发挥各项理论依据的长处，借助信息化手段，顺应并提高文书档案工作的规律与效率。1.大文件与大档案：数字档案馆与电子文件中心的虚拟整合。传统档案学认为，文件具有现行的效用，档案是办理完毕的文件，文件与档案是同一事物在不同发

2、展阶段的两个不同名称。大文件思想不仅肯定文件是档案的前身，而且认为档案也是文件，文件包括档案的范畴，归档只是文件运动的某个阶段。现代信息技术的发展使电子文件大量产生，构成丰富的档案信息资源。当文件在生命周期中起步，潜在的档案资源已经形成，而文件之“大”并不单单指数量，还包括不同档案门类之间的联系之广和文档处理环节的多样化。“大文件”不仅拓宽了文件的概念，也使得档案的外延随之扩展，一些档案的保存价值凸显，档案工作呈现出社会化、多元化、开放性等特点。“大文件”和“大档案”相互交叉，使文件与档案的联系更为紧密，文档管理必须体现文件运动的整体性和连续性特点。文档一体，统筹管理，不仅集中了技术力

3、量，而且推进了文书档案工作的专业化，切实提高了文档管理水平。在信息化进程中，数字化大档案将档案信息资源推向虚拟，扩大配套档案的收集范围和资源共享，能够促进文件档案的大联通。数字档案馆是实现新环境下文档一体化的重要手段，其中就包括电子文件中心这个子系统。电子政务的建设，如公文流转、网上审批、政务公开等都在电子文件中心完成，保存即归档，成为数字档案的子目录。电子文件中心是数字档案馆的重要组成部分，能实现不同业务系统、不同类型电子文件的有效传输、交换和存储。为避免重复建设，应当运用兼容技术，做好系统的设计、形成与维护，理顺文档一体化的体制与流程，实现真正的文档一体的衔接。2.文件生命周期理论

4、：全程管控与前端控制的协调统一。文件生命周期理论是文档一体化的理论基础之一，而且从实践的角度，也对文档的管理具有较好的指导意义。根据文件运动的规律，文件从生成、流转到归档、永久保存或销毁，是一个完整的生命过程，是一个自然流动、难以割裂的过程。为此，要以文档一体化为手段，把文件管理和档案管理作为一个整体，对文件运动的各个阶段进行全程掌控。而文件在归档以前，严格意义上说还处于文书的阶段，档案尚未成型，然而要确保文件归档的质量，就必须从文书阶段抓起。在文档一体化的全程管控过程中，文书管理便是档案管理的前端控制。由于存档的电子文件具有易流失、易更改等特点，因此确保前端控制是保证各电子文件真实可

5、靠、完整归档、安全利用和长期可读的有效策略。只有把保障措施施加于文件形成过程，从源头上防止一些错误和隐患，才能确保归档文件的质量。“电子文件管理系统只有事先设定采集文件元数据的功能，才能支持文件的证据性、真实性和可靠性；只有事先确定文件的归档范围、采集时间和方式，才能保证归档文件的完整性；只有事先控制文件的利用权限，才能确保电子文件的信息安全；只有事先考虑文件的存储格式、软硬件环境以及相关参数，才能确保文件长期的顺利读取”[1]。前端控制是全程管控的重中之重，要转变观念、统筹综治、前后照应，才能保障电子文件整个生命过程的全面、有效管控，保障文件内容的完整性和元数据结构的一致性，保障文件

6、从文书部门到档案部门的数据流安全、畅通。文档一体化不仅符合文件生命周期规律，而且是促进文书与档案工作标准化、规范化，提高办公效率和管理能力的有效手段。3.文件连续体理论：以目的为导向的系统连贯一致。连续体是一种以目的为导向的系统方法，注重文件从形成到作为档案存用的管理全过程的连贯一致，倡导文件形成、保存与长久利用的一体化管理。其中，利用是文件和档案管理的目的和宗旨，即面向单位内部和社会提供档案服务，这突出了档案信息化的实用优势，也为电子文件的优化管理提出了更高要求。连续体理论认为，文件的运动不是从出生到消亡的单向运转，文档处置的顺序没有必然的先后之分，处于后阶段的电子文件具有向前阶段转

7、化的可能。文件的生命过程与物理实体毕竟有所不同，人在使用过程中是灵活的。文件生命周期理论指出了文件运动的普遍规律，而文件连续体理论则更适用于信息时代电子文件的运动特点。这种文档处置的灵活性，更有助于确保电子文件的确实生成、合理运转、安全保管和有效利用，使得文档一体化更能达到系统优化的效果。文件生命周期和连续体理论分别从文档整体性与连续性的角度，为文档一体化的有效实施奠定了坚实的理论基础。文件生命周期理论强调文档管理的前后照应和统筹综治，体现整体