降低工程资料的查询耗时率

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1、降低工程资料的查询耗时率工程部信号技术QC小组一、项目介绍工程资料对于施工企业来说是其根本，无论是工程投标、工程施工到工程竣工验收等环节均离不开工程资料，它的使用范围之广、频率之高是显而易见的。一、项目介绍工程资料的管理有其自身的特点和难点：资料种类繁杂、收集周期漫长、涉及部门科室众多等。我们就是抓住这些特点，立足攻破难点，在杂乱无章的资料中寻找贯穿于始终的主线，通过利用软件技术，实现企业内部资源的共享和协同，克服企业中的制约，使得各部门科室负责的工程资料最大程度的无缝平滑的衔接，从而提高管理的效率

2、和业务的精确度。一、项目介绍该项目是本QC小组自行开发的电脑工程资料管理软件，通过“工程资料＋软件＋电脑”的管理新思路，实现降低资料查询耗时率的目标。二、小组简介小组成立时间：2001年2月活动时间：2006年4月～2006年10月课题类型：管理型小组构成：彭洁（组长）杨俊（副组长）何晓俊（组员）胡基冬（组员）孙丽萍（组员）吴开强（组员）三、选题理由1.为了给有关资料提供编制依据，提高编制效率，要求必须在有限的时间内，完成对相应原始工程资料的查询。2.把大海捞针式的翻阅查询演绎成轻松的鼠标点击查询，

3、充分利用现有资源，提高工作效率，最大限度地解放人力。这正是现代化办公模式所要求的。3.部门领导要求开展QC活动，有效提高工程资料的查询效率。四、现状调查★现状现有的工程资料大多数为人工整理、装订、存档，并且多为纸质材料，在面临大量翻阅、查找的时候，就凸显出此种方式的弊端来。查询资料时必须小心，否则易造成原始资料不可逆转的损坏。工程资料大多均已装订成册，查找起来费时、费力，使查阅者淹没在各种资料档案中。★现状如果需要复印资料，装订成册的资料又会给复印带来诸多麻烦并且降低复印效果。纸质材料在保存上要防火

4、、防霉、防水、防老鼠啃嗜，既便这样，多年以后，字迹依然会变的模糊不清。★分析针对以上所阐述的现状，我小组在开发软件前展开深入调查，全面分析了影响工程资料查询效率的各种因素，并针对06年5月份黔桂线扩能改造站后工程商务标编制过程中，造成资料查询缓慢的各种情况进行了分类统计见表2，并作出频率统计表3：表2影响查询效率因素统计表表3影响查询效率频率统计表排列图从排列图中可以看出，仅查询方式落后和工程资料缺乏关联性这两项因素，共造成在黔桂线扩能改造站后工程商务标编制过程中，耗时70小时，占工程资料查询总耗时

5、的（50＋20）÷80＝87％。因此，造成工程资料查询费时的主要问题是查询方式落后和工程资料缺乏关联性。假如能处理好以上两个问题的60％，可使工程资料的查询时间缩短{1-[80-（50+20）×60％]÷80}×100％＝52.5％。本次活动的目标：将工程资料查询总耗时缩短50％。五、目标及可行性论证目标可行处理好这两个主要问题，即可使工程资料的查询时间缩短52.5％公司、部门领导的高度重视，给目标的实现提供了精神支持。公司现有的硬件设备和丰富的网络资源为目标的实现提供了物质保障。经验丰富的软件开发

6、人员及熟悉业务流程的配合人员为目标实现提供人力保障。小组成员六、原因分析七、要因确认序号末端因素验证方法调查确认日期负责人结果1新技术不易被大众所接受小组分析、讨论由于习惯问题，新技术不易被接受，若新技术真正被推广，渐渐为人们所知，感受到其中带来的便捷，自然容易被大众所接受。06.6杨俊彭洁非要因2缺乏有效的检索查询现场调查现有的工程资料缺少检索查询功能，不能基于工程的名称、时间、地点、档案编号、专业等关键词进行分项精细查询。06.6彭洁要因3缺乏资源共享现场调查公司拥有丰富的网络资源，只要充分合理

7、运用，把工程资料共享，既可达到提高查询效率、缩短查询时间的目的。06.6何晓俊非要因4缺乏相应的电子文稿现场调查现有的工程资料多为纸质，为了突破查询瓶颈，必须完成纸质向电子文稿的转型。06.6胡基冬要因5缺乏专业的资料管理人员小组分析、讨论通过专业培训，可以使现有的资料管理人员掌握先进的管理方法。06.6何晓俊非要因七、要因确认序号末端因素验证方法调查确认日期负责人结果6缺乏有效的软件技术支持小组分析、讨论由于缺乏软件技术支持，现代化资料管理方式无法开展，这个矛盾尤为突出，也是提高工程资料查询效率的

8、关键所在。06.6杨俊要因7资料分管部门科室较多小组分析、讨论有某个部门牵头，最终所有工程资料汇总至此，可解决工程资料较为分散的弊病。06.6孙丽萍非要因8资料整理不及时小组分析、讨论有专人负责，领导监督，及时完成对工程资料的整理与更新。06.6吴开强非要因9缺乏统一的资料管理模式小组分析、讨论总结经验，用文字归纳出资料管理的方法与细则，并形成规程，照章办事，从而达到统一管理模式的目的。06.6吴开强非要因要因确定1缺乏有效的检索查询2缺乏相应的电子文稿3缺乏有效的软