办公物资采购及物资管理办法20140303

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1、办公物资采购及物资管理办法(初稿)为进一步加强公司办公物资采购用物资管理、节约开支、降低成本,提高办公物资设施、设备的利用率,加大效能监察力度,切实保证公司正常办公需要,特制定本办法。一、总则1、公司行政部为办公物资采购及物资管理的归口管理部门,按计划统一采购、统一发放,其它任何部门和个人不得擅自购买。2、各部门要支持厉行节约的原则,自觉降低物资消耗、节省开支。3、各部门办公室的办公物资按公司要求统一配备、统一安排。4、行政部严格依据各部门办公物资计划按需分批发放,并建立健全办公物资领用台帐。5、综上所指办公物资含办公设施、设备、办

2、公用品、保洁用品、食堂物料、员工工装等。二、办公物资采购1、办公物资采购员必须充分掌握市场信息,据市场物资价格情况、预测市场供应变化,为物资采购提出合理化建议。2、严把质量关、认真检查物资质量,力求价廉物美、供货及时。3、严格按采购计划办事,执行物资预算,遵守公司财经纪律。4、外加工订货,要对厂家的生产环境、规模、经济实力、诚信度用物资的性能、规格、型号等进行考察,将结果与使用部门协商,择优订货。5、签订合同必须注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等,否则,造成的损失由采购人员负责。106、

3、定时盘点库存,既做到购货迅速,也要减少运输中转环节,降低库存量。7、物资采购前根据各部门所报计划先检查库存数量,避免盲目采购造成库存积压和浪费。8、物资采购实行审批制,采购前需填写采购单(附表5)。采购总额在2000元以下的由部门负责人审核后,交分管副总理审批,2000元以上(含2000在内)的由部门负责人审核后交分管副总和总经理审批。(因特殊原因急需的物品,可应急购买)9、非计划内物资采购需填写物品请购单(附表4),部门负责人负责审核,相关部门及分管领导审批后交行政部采购。10、物资采购实行归口管理制,办公物质统一由行政部购买,副

4、总经理负责全程监督,未经总经理批准,其余部门及个人不得擅自购买,否则一律不予报销。11、物资采购推行竞价制,原则上要做到价比三家,保证物美价廉。对批量的办公物资施行比质竞价,择优采购或限价采购。12、物资采购实行质量责任制,采购人员对所采购物资的质量负有全部责任,如因职而采购优劣产品,采购人员应负有经济赔偿责任。13、严禁采购人员收受回扣,如有收受回扣,一旦查证,除全额追缴回扣款项外,还应视情节轻重给予相应处理。三、办公物资管理1、各部门每月25号前,按统一格式报下月办公物资计划表(附表1)注明物资名称、规格、型号和数量,由部门负责

5、人负责审核,分管领导审批后交行政部。102、各部门需领用计划以外的办公物资,必须提前一个星期补报办公物资计划表。补报计划表表头应加补报二字,经部门负责人、分管领导审核、总经理批准由行政部办理。3、行政部根据各部门的物资计划,结合库存情况拟定下月办公物资采购计划,总经理审批后集中采购。四、厂区食堂管理1、行政部负责食堂和食堂仓库的日常管理,每月15号和30号盘点仓库并将库存明细报与副总经理和部门负责人。2、行政部采购人员根据当月就餐人数按人均定额预借生活费,月底报帐。(伙食费管理细则另行制订)3、行政部采购人员每月15号和30号分别将

6、食堂采购明细和费用明细报与副总经理和部门负责人。4、公司内部人员使用食堂雅间招待客人,需提前3小时通知行政部并填写招待申请表(见附表7);行政部采购人员负责食堂招待安排,并统计费用。五、物资入库管理1、办公物资移交须经采购人、物资管理发放人,按照实际型号、数量、金额、质量进行清点检查无误,填写办公物资入库单(附表八),需附采购明细清单复印件,双方签字认可。2、办公物资的入库由物资管理发放人凭入库单直接办理入库手续。六、物资出库管理公司仓库共设三处,分别为食堂仓库、行政1号仓库、行政2号仓库。食堂仓库主要存放食料等物资,行政1号仓库存

7、放日常办公用品,行政2号仓库存放日常生活用品、工服、被褥、礼品等物资。以上仓库出库时严格执行出库流程,领取物品的相关人员必须填写申领单(附表2),物资发放管理人员要做到见单10放货,行政部负责统计每季度物品消耗情况,并制作使用对比表,做到节约物品,物尽其用,杜决浪费。1、办公物资领用按各部门上报的计划,填写申领单(附表2)分批领用。2、各部门根据实际需要填写申领单,经部门负责人审核后直接到行政部办理领用手续。3、特殊情况所需的办公物资,必须注明用途、原因及领用时间经总经理或分管副总批准后,到行政部直接领用;对仓库没有的库存物资,行政

8、部按照限价采购方法及时购买,并纳入下月物资采购计划。5、办公用笔原则上按每人2支/年,随各部门办公物资领用表定期发放笔芯以及换新,各部门负责人为办公物资领用、管理责任人,低值易耗品应根据实际工作情况限量使用。6、办公物资领用除低值易耗

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