2013.1.25展会参展流程

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1、展会参展流程一、根据公司年度推广方案制定季度会展计划。在制定季度会展计划前由会展牵头召开业务部门和市场部门的沟通协调会，会议内容包括，业务开展方向、销售策略、销售计划、主展哪类产品、市场宣传方向、展会成本、任务目标、是否有指定展会、以及业务部门和市场部门的其它具体要求，会展应详细记录会议要求并根据会议要求制定年度会展计划。二、展会目的二、会展筛选1.明确参展目标能够展示公司形象、能够展示新产品、能够了解市场、寻求合作、能够寻找客户、能够销售车辆、能够开发代理商。2.考察展会品质与行业评价主办单位与行业背景、展览会的规模与历史、展览情况与专业特点、目标观众、展商构成、展出展品、展览的

2、效果、媒体的参与程度、展览的影响力，展览会的行业评价，是不是在行业中受到好评、是不是能吸引权威单位和人士参与、是不是有好的展览服务。3.是否可以达到参展目看一看是不是能满足公司的销售策略、增加现存市场的产品销售、推出换代产品、开拓新的市场、还是区域或纵向销售、展览会是不是适合展出自己的产品、展出的时机是不是合适、是不是能配合企业的销售计划。4.业务人员也可根据自己业务需要向本部门领导提出参展要求，经该部门领导与运营部总监沟通经总经理批准即可加入参展计划。三、展会具体信息收集1.展会信息收集渠道1)、展会组委会传真、邮件；2)、往年展会信息；3)、展会网站上的展会信息；4)、业务员从

3、经销商、客户那里得到的展会信息。2.展会收集信息内容1)、基本信息：主办方、承办单位、举办时间、展馆位置、承租信息、展位信息、展会影响力、往期经验和反馈、参展单位、参观者范围、交通食宿环境、报名时间材料（注意：展会真实性）2)、了解这个展会的覆盖地区有多大。3)、同哪些类型的产品一同展览。4)、如果是国际性贸易展会，而不是专门的中国产品展览会，将要参展的国外公司有哪些？是什么产品参展？5)、展览会预订场地的费用、时间怎样安排3.将收集到的会展信息整理成统一信息格式同会展计划一同报审，使领导能够更直观的了解会展计划上的会展信息。四、会展季度计划报审1.会展季度计划报审方式：根据与业务

4、部门和市场部门的会议要求制作季度会展计划表，将季度会展计划表通过公司邮件的方式发给总经理、拓展部总监、授权部总监、运营部总监、人事部总监、财务部总监、行政部总监，由各部门领导讨论是否参展和参展意见，并在计划表格上填写参展意见后通过公司邮箱发回会展。2.季度会展计划表内容：展会名称、展会时间、展会概况、展会地点、参展方式及价格、参与部门、领导审批意见，并附带展会具体信息。（详见附件1）3.季度会展计划报审时间节点：上报时间为该计划第一个展会日期的前一个半月，审批回复时间为该计划上报时间的7个工作日。五、参展报名1、展会预算：根据所要参加展会具体情况作出整体预算申请单（详见附件6），由

5、部门领导签字同意，总经理签字同意。2、填报名表，参会回执表、展位费用、展位号（一种是组委会统一安排；一种是自己选）等等表格；3、组委会统一安排的要跟踪查看，确定展位的位置是否很好，有利于以后更好的利用展会开拓市场；4、申请展位费用、汇款；5、回传汇款底单，电话确认，确定已报上名了；（汇款底单复印存底备用）6、所有展会报名资料整理归档。六、展前准备（一）特展（提前一个半月开始着手准备）（1）确定展会的报道、布展、开幕式、撤展等时间。特展需确认展馆限高问题。（2）用公司电子邮件的形式发送参展通知单（详见附件3）；（3）确定直接负责我们展会的联系人、联系方式以及报道需要的各项公司资料等。

6、（4）确定展位发票的领取所需要的手续。（5）参展前一个月准备物料清单（详见附件4），上级领导确认后，发给库管一份确认库存是否充足；1、顺序问题：1)、市场部负责收集特装公司信息、特装设计方案及预算；2)、汇总后组织相关人员开会，确认1-2个方案，确认需修改动的地方，讨论设计色彩、设计风格、设计主题，以及细节尺寸，商讨展会预算；3)、与特展搭建商进行调整，以及细节尺寸的确认，并提供设计尺寸确认图，方便美工设计方案的制定；4)、确定最终方案，进行多家询价，确认最终价格；5)、与搭建商签署合同、申请款项。合同内容须包括：①、分期付款，首次30%款项，设计验收合格后70%款项；②、款项内包

7、括展馆所有押金，特装布展手续由搭建方承担；③、工期内搭建工人人身安全责任由特装公司全权承担；④、按图纸验收，图纸需盖公章。2、需与上级沟通问题：1)、特装方案的确认；2)、预算的确认；3)、设计风格的确定；4)、高度、空间、灯箱、样品展示柜、接待台等具体尺寸的确认；5)、灯箱具体内容的确认，包括图片、文字、颜色等；6)、美工设计方案的确认3、美工设计问题：1)、美工前期只需要提供设计创意，以草图或者框架图的方式上报；2)、细节尺寸确认后即可设计；4、其他资料准备问题：