文件记录控制程序

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1、文件号版次1.0编写日期-10共12页第12页文件和资料记录控制程序编写:审核:批准:日期:日期:日期:1.目的建立规定公司内部文件及外来文件的编写、审核、批准、标识、发放、回收作废及更新和资料审核、分发及更新程序，使公司文件均能得到有效所需的控制，以及质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。2.范围适用于涉及文件(含资料)编写、审核、批准、发放、回收及更新的所有部门主管及个人。3.定义3.1质量体系所产生的受控文件共3类：3.1.1《质量手册》；3.1.2程序文件；3.1.3工作文件，包括如下：A.岗位职责；B.

2、相关部门制订的图纸、工艺卡片、检验标准、操作规程和管理规定等。3.2外来文件：非本公司制订的但用于本公司质量体系的文件，如法律、法规、标准、国际公约、惯例和顾客提供的文件等。4.职责4.1《质量手册》：文件号版次1.0编写日期-10共12页第12页文件和资料记录控制程序4.1.1ISO推行小组负责编写《质量手册》及其更新版本；4.1.2管理者代表负责审核《质量手册》的内容。4.1.3董事长总经理批准《质量手册》。4.1.4办公室管理部负责：《质量手册》的分发、原稿的存档及作废版本处理。注：质量手册的分发参照质量手册控制分发名单。4.2

3、程序文件：4.2.1各部门主管负责编写与本部门相关的程序文件及其更新版本；4.2.3管理者代表负责审核程序文件。4.2.4董事长总经理负责批准程序文件。4.2.5办公室管理部负责：分发程序文件；原稿的存档及处理作废版本。注：程序文件的分发参照附录“文件分发名单控制表”，程序文件涉及的班组依实际情况进行颁发控制。4.3工作文件：4.3.1相关部门主管负责组织编写本部门的“工作文件”及更新版本；4.3.2公司管理者代表负责审核“的工作文件”内容。4.3.3董事长总经理负责批准工作文件；4.3.4办公室管理部负责工作文件及更新版本的分发和原

4、稿的存档及处理作废版本。注：工作文件的分发参照附录“文件分发名单控制表”，工作文件涉及的班组依实际情况进行颁发控制。4.4外来文件：4.4.1办公室管理部负责：控制、分发外来文件及更新版本和处理作废版本；存档外来文件。4.4.2各部门主管负责存档本部门使用的外来文件。4.5品管部在各部门协助下负责质量记录的归档控制工作,使质量记录得以切实提供追溯、检查、分析与改善之用。4.6各部门负责相关的质量记录的填写工作。4.7各部门负责将本程序让其下属人员了解并执行。5.文件控制要求5.1总则受控文件的编写、审核、批准、更改、发行、存档、作废等

5、，按本程序职责说明执行。5.2受控文件分发前准备：5.2.1文件的编号和批准：文件在经相关部门或个人在编写完成后进行如下处理：A.编号：按照“5.12”的要求进行编号。B.批准：按照本程序“4.职责”的要求由相应的批准人在文件上签章使文件生效；5.2.2受控文件的登记和标识：A.文件批准后并登录于“文件目录”中；B.交分发者的文件可以是原稿、复印件或传真方式。C.若以原稿或复印件交分发者，则在作为原稿/复印件的文件首页背面盖“受控”章以便识别。文件号版次1.0编写日期-10共12页第12页文件和资料记录控制程序D.若以传真方式送分发者

6、，分发者收到传真后在首页背面盖“受控”章以便识别。E.对于分发给使用部门的原稿或复印件，应由文件的分发部门在相应的文件的首页正面加盖红色的“受控”章，以表明文件处于“受控”状态。F.对于非受控文件，如：用于教育培训的文件等，应于首页加盖“非受控参考文件”章，以便识别。5.3受控文件分发：5.3.1分发前，文件的批准人确定文件分发范围，填写“文件分发名单”，文件分发名单确定的原则是：凡是与文件执行内容有关的部门均应得到相应文件的有效版本。5.3.2文件分发者按批准人确定的“文件分发名单”复印文件，并将文件分发给相应的部门或个人。5.3.

7、3接受文件人在“文件分发记录表”上签章，作为文件接收的证据。5.3.4如果分发的文件是更新版本，分发者应按照原分发范围（即原有的“文件分发名单”）要求文件的接收人出示失效文件，并盖[作废]章做作废处理或当场销毁，分发者在“文件分发记录表”上签章作已处理失效文件记录，作废文件的原稿需保留。5.4受控文件的更改：5.4.1《质量手册》、程序文件及工作文件需更改时，如涉及文件内容的更改，由申请者填写“文件更改申请”表，经管理者代表审核后经董事长总经理批准，由办公室管理部按照5.3节的规定分发至相关单位部门和个人。如果只是错字或字数的删减等的

8、更改，则可由管理者代表认可后直接在文件上更改(含原件)，并在更改处签章。5.4.2除非有特别指定，受控文件的更改应由管理者代表审核后经董事长总经理批准。5.4.3文件内容做小的改动时，须抽换更改的那一页次及版本页(首页)