探讨医院人事档案信息化管理

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1、探讨医院人事档案信息化管理　　【摘要】医院人事档案管理是一项非常重要的信息资源管理工作，它是医院人员个人经历和社会实践的重要记录，是其业务能力、工作表现、实战业绩等的重要反应，也是重要的人事信息资源。重视和加强医院人事档案管理工作，充分发挥人事档案的资源优势，是促进医院人事制度改革，合理有效配置医院人力资源，促进医院卫生事业发展的重要举措。　　【关键词】医院人事档案信息化管理　　医院人事档案管理是二项非常重要的信息资源管理工作，它是医院人员个人经历和社会实践的重要记录，是其业务能力、工作表现、实战业绩等的重要反应，也是重要的人事信息资源。重视和加强医院人

2、事档案管理工作，充分发挥人事档案的资源优势，只有坚持人事档案信息化管理，才能促进医院人事制度改革，合理有效配置医院人力资源。促进医院卫生事业发展的重要举措。实现信息共享和知识管理，提供先进的技术、手段和方法。　　1.医院人事档案信息化建设的优点　　1.1从根本上来讲。　　医院人事档案材料具有专业性、机密性、政治性三大特点，因此，人事档案材料需要进行单独存放，而且要求有专人进行保管。传统的医院人事档案管理模式比较落后，而且长期以来医院在人事档案材料的存放和保管这一方面没有给予足够的重视，使人事档案基础设施差，收集、整理，归类、编目等工作还主要依靠手工操作，

3、而且查找不便，不但影响档案资料的准确性和完整性，还严重增加了很多工作量，使用计算机管理医院的人事档案就不同了，由于计算机的运算速度快，存储信息量大、计算精度高，可以及时给决策人员提供准确、全面、快速的人事资料和有关数据。既可避免手工抄写出现的失误，又可使档案人员从繁重的劳动中解放出来，节省时间，提高工作效益，对数据查询又快又准。　　1.2利用计算机管理医院人事档案，有利于材料的完整保存。　　除了在信息输入时需要用档案原件外，很少再接触原件，延长了档案的寿命。　　1.3利用计算机管理医院人事档案，可以把大量的档案材料存放在软盘、优盘、光存储介质及硬盘上，大

4、大节省了资源。　　按传统的和理模式。要全面完整地保存好档案资料，仍需要改建的库房，增添大量的设备，这样不仅要投人大量的资金并增加人力，而且仍难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。　　2.实现医院人事档案信息化的途径　　2.1建立完整的数据库管理系统　　①完善人事档案信息综合数据库，建立信息收集网络、传递方式，制定人事信息收集内容。②建立人事档案信息分类数据库，保证数据采集准确，随时更新。③建立数字档案库，借助多媒体设备（如电子扫描仪或数码相机）将人事档案进行数字化处理，刻录光盘。④完善和建立办公信息数据库，人事档案管理口常的办公业务均列为办公信息数据库的服

5、务范围。　　2.2建立健全相应的规章制度　　在制定信息化建设的规章制度时，参照国家和有关部委颁发的档案信息化建设法规，研究制定以下几种制度：计算机人事档案信息管理的暂行办法；计算机人事档案信息收集与归档管理的暂行办法；计算机人事档案信息提供与利用的暂行办法；计算机人事档案的安全与保密制度等条规，确保各项条款的实用性。　　2.3培养一支高素质档案管理队伍　　人事档案管理工作需要高素质，复合型人才，具备良好的个人素质、较高的文化知识、有一定外语水平，懂得人事档案管理专业知识和计算机网络技术的应用和维护知识，全面了解和自觉执行人事档案信息管理方面的法律、法规、

6、制度和标准，在工作中具有较强的适应性、稳定性和创造性，能够下功夫研究并解决当前档案信息化建设中遇到的一些实际问题，还要善于探索未来人事档案信息化建设的发展思路。　　2.4加大安全保密工作力度　　要经常组织人事档案工作者开展计算机信息安全保密方面的教育活动，如业务讲座、经验交流、专家巡回演讲和展览等教育形式，不断增强广大人事档案工作者安全保密意识，逐步提高安全防范的工作能力；要结合人事档案信息的利用情况，严格确定利用对象、方式和时间，避免信息利用无序状态。为防止人事信息传输中的非法访问、非法收集和删除破坏等现象发生，应在相应的网络接口部位安装监控设备，并定

7、期进行检测与维护。为防止计算机病毒侵入人事信息网络系统，要经常用有关清毒软件对计算机系统做好清毒，确保人事信息万无一失。　　3.医院人事档案信息化的意义　　3.1提高人事档案的利用率　　应用计算机查阅档案，一是可替代现有手工查阅档案，为查找档案提供方便；二是能够完成档案的接收、转递、借查阅；三是自动生成各种人力资源管理、劳资变动等报表；四是可以完成档案、花名册、报表等资料输出。为档案管理节省了大量成本，提高了工作效率。　　3.2降低人事档案材料管理成本　　人事档案材料实现计算机管理后，原则上不能随意查阅，只有较少人员可以接触原件，从而使档案原件使用次数减

8、少，确保档案安全和完整。另外，传统档案管理硬件设施除专用库房以外，需设立专职档案