秘书工作礼仪五　会议礼仪

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1、秘书工作礼仪五　会议礼仪　　（一）会议准备礼仪　　许多重要的会议，都是在政治上、思想上、组织上做了长时期的准备才成功的。准备阶段的主要工作有：　　1.会务筹备组的建立。　　组织一个高效率的会务筹备组，选好一个干练、认真的筹备组负责人，是会议成功的先决条件。会议筹备组的负责人，应是本单位比较有影响的人物，不但有较强的组织才能，而且有一点的凝聚力；不但自身各方面能力较强，而且能以身作则，关键时候可以带领会务组全体人员突击某项工作。如果允许，筹备组的负责人最好是会议主持人。会议筹备组应下设两个小组：秘书小组与会务小组，前者主要负责

2、文字宣传准备，后者主要负责除文字宣传以外的所有工作，从会前的准备，会议开始的接待，会议中间的服务，直至会后的送行等等。会议筹备组的主要负责人和两个小组的负责人要及时沟通信息，在总的日程安排下，作详细的准备工作及日程进度计划，以确保会议准备工作的完善。　　2.会务准备。　　会务准备工作由会务小组负责，会务准备的内容很多，主要有：　　（1）拟发好会议通知。会议通知必须写明开会的时间、地点及会议主题和会议参加者等内容。会议时间一般不应选择在重大节日和假日，因为这些日子是与会者的休息日。为了使会议参加者能对自己的工作做好安排，有的会

3、议通知还应写明闲会时间。发会议通知要提前一定的时间，以便会议参加者有所准备。根据会议的内容和参加者的地区范围，会议通知可采用张贴的办法，也可邮寄。邮寄会议通知时在信封上写明“会议通知，收到急转”的字样，以免中途耽搁。对外地的会议参加者，有关住宿和差旅费等问题都应一一写明，以免造成不必要的麻烦。　　（2）安排好会场。会场的大小，要根据会议内容和参加者多少而定。会场的布置也要和会议的内容相称。在一些大型会议的广场或门口还应张贴“欢迎”之类的告示。如果会场不易寻找，应在附近安设路标以作指引。会标因在主席台上方，一般红底白字或黑字，

4、字要端庄大方。两例或四周可布置一些带有鼓动性、号召性的标语。座位的安排应根据会议的类型，选择圆形会场排列或正方形、长方形、对称形、凹字形等座位排列。摆设方面，应根据会议类型摆设，烘托会议气氛。如庆祝会应布置得喜气洋洋；座谈会、协商会应体现和谐、平等的气氛。布置应注意颜色的心理效果和花草、盆景的安排。另外，音响、灯光要和开会气氛相协调，开会前检查音响、灯光，以防出现问题。　　（3）其他准备。根据会议的需要，决定会议是否需要组织参观、小型便宴等活动，做相应的准备。　　（4）做会务预算。会议的预算一般包括：场地租用费、会场布置费、

5、印刷品费、文书用品费、交通费、电话费、茶点饮料费、礼品费等。　　（二）会议组织礼仪　　1.工作性会议礼仪。　　工作性会议是由不同方面的人聚集在一起，为达成同一目标、得到统一结论而召开的会议。工作性会议的礼仪主要有以下几个方面：　　（1）会议通知应阐明目的。工作性会议的通知，一般不宜使用请帖的格式，通知中应该写明会议的目的。如有必要，还应写明会上计划讨论的事项，以便会议参加者准备资料。　　（2）会议应适于讨论。工作性会议主要是为讨论工作而召开的，如果会场太大、座位安排太疏散，则不易集中人们的注意力。一般来说，工作性会议的会场座

6、位安排宜采用“圆桌型”，使会议的主要参加者围绕圆桌而坐，有利于提高会议的效果。　　（3）既服从多数又尊重少数。在工作性会议的进行过程中，有时碰到需要裁决的问题，“少数服从多数”的民主集中制原则固然必须遵守，但对少数人的意见也应该给予尊重，这是因为有时少数人的意见可能是正确的，同时，正视有不同意见存在也有助于使决策更加周密。　　2.例会组织礼仪。　　例会是指有固定时间、固定地点、固定人员参加的制度性会议。例会的内容主要是传递信息或讨论工作。例会的礼仪主要有以下几点：　　（1）与会者应准时到会。例会是制度化的会议，一般不发通知和

7、告示。因此，参加者应该准时赴会。如遇到特殊情况不能赴会，应请有关合适人代为参加，或者事先请假，以免其他参加者无端等候。对例会的主持人来说，如有特殊情况需要取消或者推迟会议，更要在事先通知有关人员，以免让很多人徒劳往返，浪费时间。　　（2）座位安排应紧凑。通常，会议室正中要设有圆桌或长桌，会议参加者应围桌而坐。坐得集中紧凑，便于会议参加者发言与倾听别人的发言。　　（3）会议的时间不宜过长。例会的基本风格应该是“短小精炼”。会议主持者要尽量有效利用时间，在互通信息时，最好是一个紧接一个发言，尽可能不要出现冷场。在讨论工作时，也应

8、抓住实质性的问题。如果对某一问题争论不休，主持者应考虑另择时间专门开会解决。如果经常把例会开成“马拉松”式的长会，又要所有的人“作陪”，就不合例会的礼仪。　　3.报告会的组织与礼仪。　　报告会，是邀请某领导干部、专家学者或其他有关人员作专题报告的会议。较常见的有形势报告会、学术报告会、劳模