如何利用信息化工具提高工作效率

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1、如何利用信息化工具提高工作效率EXCEL是微软公司提供的强大数据表格处理工具，下面介绍我们工作过程会经常用到的，比较实用的技巧，运用好就能提高工作效率，节省工作时间。1、简单公式应用。加减乘除等简单公式应用。Excel公式中以等号开始，以数值等格式单元格结合数学运算符组成。（1）加、减、乘、除。公式（加）：单元格C1＝A1+B1公式（减）：单元格C2＝B1-A1公式（乘）：单元格C2＝A1*B1公式（除）：单元格C2＝B1/A1（2）自动求和（SUM（求和范围））A.总计一列中所有的值 选择B7单元格，并单击“自动求和”按钮。 一个彩色的点线框环绕于

2、公式中涉及到的所有单元格，且该公式出现在B7单元格中。 按Enter显示B7单元格中的结果。 选择B7单元格在编辑栏中显示公式。要统计一月份的总花费，您不必再次键入这些值。您可以使用一个称作函数的预先编写的公式。8/8通过下面的操作您可以得到一月份的总计：选择单元格B7，然后在“标准”工具栏上单击“自动求和”。这样可以输入SUM函数，该函数对一定范围内单元格的所有值进行求和。为了节省时间，当您有多个值需要相加时，就使用该函数，这样您就不必键入公式。按Enter后将在B7单元格中显示SUM函数的结果95.94。当选择B7时，公式=SUM(B3:B6)即

3、出现在编辑栏中。B3:B6是一个称为参数的信息，它告诉SUM函数需要求和的值。通过使用单元格引用(B3:B6)（而不是这些单元格中的值），一旦以后这些值发生变化，Excel可以进行自动更新。B3:B6中的冒号表明它是列B中行3至行6中的一个单元格范围。括号用于将参数和函数隔开。B.复制而不是创建一个新的公式 将黑色加号从含有公式的单元格拖至将公式复制到的地方，然后释放填充柄。 “自动填充选项”按钮出现，但不需要进行操作。有时复制公式比创建新公式更简单。在本例多哈中，您将可以看到如何复制一月份公式，以及如何用它来累加二月份的花费。您可以选择包含一月份公

4、式的B7单元格，然后将鼠标指针定位到该单元格的右下角，直至出现黑色的“+”。接着将“填充柄”拖至C7单元格。当填充柄被释放时，二月份的总额126.93将出现在C7单元格中。当C7单元格被选中时，公式=SUM(C3:C6)将显示在该工作表顶部附近的编辑栏中。在公式被复制后，“自动填充选项”按钮出现，其中包含一些供您选择的格式选项。在这种情况下，您不需要对按钮选项进行任何操作。当您下次在任何单元格中执行输入操作时，该按钮就会消失。应用例子：赊销月报表汇总2、检查公式应用。思路：利用公式计算出来的数据，与各子公司上报的报表数据减法比较，看有无误差数据。如果

5、误差数据不为0表示下面子公司上报数据有错误，如果误差数据都为0，那表示数据都准确。例子：购销存周报8/83、条件求和应用：SUMIF（条件范围，条件值，求和范围），提高公式复用性，按照给定的范围和条件求和。特别在多个表格汇总数据时用处很大。例子：购销存月报表＝SUMIF('1'!Z1:Z100,"尿素",'1'!H1:H100)这个公式表示“1”这个表格中Z列第1行到第100行中，有等于“尿素”的对应的H列的和。利用这个公式可以快速简单求出不同分类的“月初库存”，如果前面品种有变动，只要改变“统计条件”列的分类就可以方便得到合计数。8/84、比较实用

6、的操作（1）选择性粘贴。操作方法如下图：右键－选择性粘贴，出现下图右边选择性粘贴参数。“选择性粘贴”命令，该命令有些特殊功用，能够帮助你大大提高编辑效率。以下就是其中三例。l整体运算　　在你使用Excel编辑工作表时，如果需要对某一单元格区域的各单元格中的数值进行同增同减操作，那么使用“选择性粘贴”可大大提高编辑效率。比如，现在你要把C3:H20单元格中的数值同时增加10%，请按下述步骤操作：　　1.在C3:H20以外的任一单元格如H21单元格中输入“1.1”。　　2.选中H21单元格，单击常用工具栏中“复制”按钮。　　3.选中C3:H20单元格区域

7、，然后在“编辑”菜单中，单击“选择性粘贴”命令。　　4.在“运算”下，单击“乘”复选钮（如图）。　　5.单击“确定”按钮。　　至此，C3:H20单元格的数值都会与H21单元格中的数值即1.1相乘，并将计算结果显示在各单元格中。在“选择性粘贴”对话框中，相信大家已经明白了“运算”下的“除”、“加”和“减”是什么意思了吧？l行列置换　　使用Excel编辑一张表格后，发现该表格列数太多，而行数太少。这时你或许希望该表格的行列互换，以便方便地打印在A4纸上。以下的方法，可让你在Excel中实现表格的行列转置，即列变为行，行变为列。具体过程是：　　1.选中需要

8、进行行列转置的单元格区域，如A1:X6。　　2.在“编辑”菜单中，单击“复制”命令。　　3.单击要存放转置表