企业标准格式编排及审查要点

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1、企业标准格式编排及审查要点一、初始化1．所使用的模板是否为最新版本？安装位置是否正确，“附加工具”是否加载成功？2．是否启用了宏？（否则不能修改封面和封二要素，且不能使用“附加工具”）二、封面与封二1．标准名称和编号是否与最新的标准编写计划中相符？（且电子文件名称应为“标准编号+一个半角空格+标准名称”）2．编制部门、主管部门及执行部门是否已选择？（可参考标准编写计划和标准内容确定）3．是否选择了“密级”？（通常为“敏感”）4．“关键字”是否填写且完整？（可会同编写或主审人根据标准内容确定）5．“总页数”和“附录楼

2、”是否保持为可自动更新的域（通常点击后显示灰色底纹），即未自行修改为普通文本？6．“代替标准、编号及版本四栏”是否填写？尤其是确定是否有旧编号WE-……2005或2006版文件？（部分可参考原文1.4条款）旧编号版本“序号”栏填写“0”，新编号版本“序号”从“1”起。（未正式发布标准的2007版原稿不做标注）三、范围1．第一章标题是否为“范围”。2．1.1条是否为“为了……，特制定本文件。”句型？（即标准的目的Why，描述应与本标准所起作用相符）3．1.2条是否为“本文件规定了……（或本文件明确了等类似）。”句型？

3、（即标准的内容主题What，说明其主要内容）4．1.3条是否为“本文件适用于……（，也适用于……，不适用于……）。”句型？（即标准的适用范围Where/Which/When，有时甚至是Who）5．1.4条若为替代情况的说明，则应在封二中描述，除上述三条外不应有其他条款，且此三条样式为“编号-正文章条1级条（不进目录）”。6．内容中应是“本文件”而不是“本规定、本程序、本手册、本导则”之类的。四、引用文件1．如果正文中有提及引用其他文件，则第二章应为“引用文件”。（鉴于标准形成体系，通常会或应引用一些有接口关系的标准

4、）2．所列引用文件应在正文中有所提及，否则应删除或在正文中恰当处提及，正文中正确的提及应为“文件编号《文件名称》”，引导句型如“按……执行、具体执行……、参照……执行、见……”等。3．所引用文件应考虑新版本是否适用？是则不带版本号或注日期，否则需5/5带版本号或注日期。引用公司企业标准通常不带版本，即始终执行新版。若引用到了标准的具体条款，则应是带版本的。（正文中提及时同）1．所引用的企业标准的名称和编号应在最新的标准编写计划中查证，列表样式为“引用文件和记录列表”，排列顺序按公司、地方、行业、国家、国际层次（即范

5、围由小到大）进行、同层中以编号排序，引用文件列表可用“附加工具”添加和导出，引用文件名称与编号间的不间断空格用Tab键而不是若干空格。2．若有此章，则应保留章标题和引用文件列表间的说明段落，且内容中应是“本文件”而不是“本规定、本程序、本手册、本导则”之类的，另示例的“【引用文件名称】【引用文件编号】”应删除。一、术语和定义（或符号和缩略语）1．若本标准中有需特别说明的术语、符号等，请通过此章明确，尤其需注意命名和描述应科学、严谨、规范。2．若使用此章，标题与词条间说明行应保留。3．词条样式为“编号-正文章条2级标

6、题（进目录）”，解释另起一行，样式为“条文首行缩进”。二、职责1．若管理类文件涉及多个部门或岗位，建议编写本章，但这里只是简要描述工作分工之类，切勿将职责与工作内容混淆，后者应在正文章条中详细描述。2．职责应以部门或岗位名称为标题，其样式为“编号-正文章条2级标题（进目录）”，若为多条，另起一行加引导行“……的主要职责如下：”，其样式为“条文首行缩进”，之下以“编号-列项1级”样式详述；若为单条，另起一行加引导行“……的主要职责为：”，再另起一行描述职责，此两行样式均为“条文首行缩进”。三、正文章条1．应根据标准内

7、容的结构使用章条，标题的层次和命名应恰当，特别是注意标题与条的区别以及条与列项的区别（参见模板新文档）。2．各级标题和条的样式“编号-正文章条……”是否正确？尤其注意2级标题和1级条的区别（编号同为X.X，但前者进目录，后者不进目录）；且同标题或条下的段落应统一为标题或统一为条。若仅此一条，应用“条文首行缩进”样式（即没有…….2则不应有…….1）3．列项使用是否正确？上行若为标题，则应换行以“条文首行缩进”样式添加引导行；除非上行为条，且结尾有引导句。通常为“……如下、……为、……包括、……主要有”之类，并加“：

8、”。列项除最后一项末尾为“。”外，之前均为“；”。（使用列项2级时类同）4．若有注释和示例应使用“示例和注释……”样式，单条不加序号，多条加序号，视需要有8种缩进，可用增加和减少缩进来调整。若仅为对某字词的注，还应用“条文和注释上标”样式添加注标。四、表、图、公式5/51．正确区分条文表格和记录表格（前者是条文描述的组成，栏目已填写完整，执行人只选用不需填写