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1、浅谈人事档案管理存在的问题及对策 人事档案是组织人事部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是反映个人成长历史的凭证和人力资源管理与开发的基础。人事档案管理就是人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用。人事档案管理是人事工作的重要组成部分，是用人单位发现人才、培养人才和选拔人才的重要依据，重视和研究人事档案的管理模式，对于人才培养的质量与效率有着十分重要的意义。近几年来,由于一些单位忽视人事档案在人事管理工作中的重要作用,使得这项
2、工作出现了一些不容忽视的问题。 一、人事档案管理存在的问题及原因 1.档案意识日益淡化，“无用论”、“退化论”严重 近年来,我国外商独资企业、中外合资企业、民营企业、私营企业等非公有制企业比例不断加大,这些企业在录用工作人员时对人员的档案要求并不高,更看重的是学历和能力。只凭“一张身份证”、“一本毕业证”和“一张简历”即可录用,对员工以往的工作状况、人事关系、诚信和犯罪记录等“既往不咎”，档案制度“无用论”普遍。 随着人事制度改革的深化,工作岗位与人事档案之间的依附关系逐渐减弱,档案当事人认为档案对求职谋生所
3、起的作用已不具决定性,更多的作用转变为提供相关的人事服务,如出国政审、婚育证明、职称评定、办理社会保险等,因而大多数人认为档案的作用在弱化,是可以随便丢弃的“身外之物”。加之大多数人现在都就职于外企、民企、私企等非国有企业,所在单位对档案不够重视使许多就业者对人事档案作用产生误解,档案“无用论”在这些人员中流传,认为它装载的只是过去,而外企、私营企业提职和加薪看重的是现在,有没有职称、年底考核等无所谓,对员工的约定主要靠劳动合同,不是档案,在这些企业谋职只需带上毕业证及相关证书足矣，档案作用“退化论”严重。 2.档
4、案管理权责不够明确规范 从现有的档案管理相关规定看,档案管理存在严重的权责不清问题。《干部档案工作条例》第六条规定“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上(含县)机关、单位的干部档案要按照干部管理权限集中统一管理;县以下机关、单位的干部档案实行由县委组织部集中管理,或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位,其干部档案由上一级单位管理”。《企业职工档案管理工作规定》第五条规定“职工档案由所在企业的劳动(组织人事)职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位,档案综合管理部门
5、应设专人管理职工档案”。根据中组部和人事部1996年发118号文件《关于印联盟发〈流动人员人事档案管理暂行规定〉的通知》,按照“集中管理,归口统一”的原则,流动人员人事档案的管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位和个人不得擅自管理”。以上三个文件虽然规定明确,但对所谓“干部”、“企业职工”、“流动人员”并无明确的界定,造成人事档案的多头管理,档案存放混乱,最终导致部分档案的流失,也造成了严重的“弃档”现象。 3.档案管理的基础设施和人员素质不适应档案发展 档案管理是
6、一项政策性、规范性很强的工作，需要从业人员具有较高的政治素质和业务能力，但是由于人员编制不足，人事档案管理者大多数是兼职，属于非专业人员管理，并且人员变动较频繁，管理水平不高，管理手段落后，对档案工作精力投入不足，因此严重影响了档案管理水平。而且大多数的档案管理人员没有经过组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管理档案的要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应人事档案管理工作。 二、加强人事档案管理工作的主要对策 1.强化档案意识 尽管随着市场经济的发展和人员的流动,档案有被弱化的趋
7、势,但弱化的只是档案的形式,即“袋装档案”,而强化的应该是档案的资源意识和信息意识,档案并非身外之物,“人档分离”并不意味着档案无用。如应届毕业生将要面对的转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具出国、考研等有关证明,都会用到档案。据调查,档案对于普通打工者来说可能用处不大,因为一般非公有制公司或企业注重的是一个人的能力,而不是他的历史。但是对于大部分有较高学历的人来说,档案就很重要,因为这些人所要求的工作往往会涉及到一个单位的业务深层和管理高层,他们的举措和业绩会对该单位造成一定的影响。因此在招聘时,大部分企业或公
8、司对于这类高职人员都要求出示档案,以期更清楚、更全面地了解一个人的整体情况,以免造成日后的损失。人事档案在人的一生中随时都可能一显它的“威力”,即使它成为“死档”,有朝一日也会因为对它的需要而让它“复活”。 2.规范档案管理工作 档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料,发挥着凭证、依据和参考的作用。按照有关规定,在各级组织
