流程表单在企业管理的应用

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1、流程表单在企业管理的应用流程表单在企业管理的应用流程表单在企业管理的应用流程表单在企业管理的应用流程表单在企业管理的应用　　摘要：流程表单是企业管理中早已存在，且伴随流程管理而以另一种形式显现出来的管理记录，它与质量记录、管理表格、管理痕迹是一种包含与被包含的关系。流程表单作为基础管理的重要组成部分，是流程颗粒度大小的重要判定依据，其规范化和模板化不但能提高工作效率、规范企业管理行为，而且能够为流程绩效提供有效的基础数据支撑，是企业持续稳定发展的基石。　　关键词：流程表单；流程颗粒度；规范化；模板化；流程绩

2、效指标　　流程表单、质量记录、管理表格、管理痕迹的含义及其相互关系　　1.概念定义在流程梳理和优化的过程中，会经常接触到一些词语，如流程表单、质量记录、管理表格和管理痕迹。要弄清这4种管理记录之间的关系，先要了解它们的定义和范围。流程表单，是指企业经营过程中，根据要求和规定预先设定的格式，用来记录或备忘经营行为的文字或数据的管理记录，一般包括企业生产经营过程流转的表格、计划、报告或请示、合同等。质量记录，是“阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件”。质量记录可分为两种：一种是对质量体系要素运行状态和运

3、行结果的记载，称为质量体系记录；一种是对产品质量形成过程状态和结果的记载，是产品质量记录。管理表格，是企业经营管理过程中使用的单据和表格。管理痕迹，包括纸质实物和电子虚拟印迹两大块，涵盖企业生产运营中保留下来的文字、图片、实物、电子档案等资料。2.流程表单、质量记录、管理表格、管理痕迹的关系这4种管理记录之间并没有非此即彼那么泾渭分明的界限，在不同的管理方法或体系中有不同呈现状态，自然也就有了不同的称谓。比如，在生产经营中经常用到的《质量验收单》，在4种管理方法中有不同的归属，但本质上还是这张表单。而在实际

4、应用过程中，四种管理记录之间又不是完全一致的，业务涉及的范围，从大到小依次是管理痕迹、流程表单、管理表格、质量记录。之所以这样排列，是因为管理痕迹除文字文档外，还应包括图片、视频等内容；流程表单放在管理表格的前面，是因为其不但包括正常的管理表格，还包括计划、报告和请示、合同等；质量记录仅限于质量管理体系中的定义，所以放在最后。流程表单是流程颗粒度重要的判定依据在流程梳理过程中，会遇到一个两难的问题：如果把所有的判断、分叉、YesNo、突发情况都写进流程图，这个流程图就会很冗长烦琐。而如果所有判断、分叉、Ye

5、sNo、突发情况都不写，或一笔带过，只描述最正常的情况，那么，用这个流程图指导实际工作时就打了很大的折扣。把流程图梳理到什么样的颗粒度才合适，就有了不同的标准。虽然这些标准看起来都没有问题，但是在使用过程中却发现执行起来较难，不好把握。在实际流程梳理过程摸索中发现，这些流程颗粒度标准可以通过流程表单进行判定。在判定一个流程是否完整时，一定会用到流程的六要素：输入、活动、活动相互作用、输出、顾客、价值。而在这个六要素中，信息是贯穿始终的，这就是信息流。无论输入的资源包含什么，其中一定存在信息，在输出结果中也会

6、有信息的存在。这个信息的表现形式就是流程表单，而且这个表单一定是跨部门或跨岗位流转的表单。由此可将流程颗粒度标准定义为：至少存在一个或一个以上的跨部门、或跨岗位流转流程表单，或者说一个标准的流程图中，至少有一个或一个以上跨部门或跨岗位的流程表单。因为一个完整的流程图一定包括动作流、信息流，流程表单则作为信息流转的必要载体，是相生相随的。　　流程表单的规范化和模板化能极大提高工作效率　　企业花费大量精力建立了厚厚的流程手册，而怎样才能使流程手册落地，最有效的方法就是流程表单模板化。“管理制度化、制度流程化、流

7、程表单化、表单IT化”，是从流程设计到流程执行落地的发展趋势。王玉荣等认为：“表单模板的设计体现了企业的精细化管理水平。”华为公司总裁任正非在《华为的冬天》中对模板化的论述是：“各流程管理部门、合理化管理部门，要善于引导各类已经优化的、已经证实行之有效的工作模板化。清晰流程，重复运行的流程，工作一定要模板化。一项工作达到同样绩效，少用工，又少用时间，这才说明管理进步了。我们认为，抓住主要的模板建设，又使相关的模板的流程连结起来，才会使IT成为现实。在这个问题上，我们要加强建设。”1.通过表单模板化体现管理者

8、思路，提高工作效率每一张表单的制定过程本身，就体现了对流程的理解和对过往经验的总结。一个高水准的表单设计者，完全可用直观的图形或简洁的文字，将流程制度执行中的关键节点以表单的方式予以体现，它仅是流程的另一种表现形式。由于不同的岗位、不同的经历，对同一文字要求会存在理解程度上的差异，因此，怎样保障制度流程能够按照设计者的初衷在实施过程中不走样，这就要流程表单的设计者与流程的设计者在理解上完全一致，而且通过表单模板体