浅析乡镇档案管理

浅析乡镇档案管理

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1、浅析乡镇档案管理  在基层工作十几年,深深感觉基层业务量大,群众的要求与诉求非常多,因而形成的档案也很多,而且乡镇档案非常复杂,有涉及老百姓民生的,有各种各样纠纷的,总之是林林总总一大堆,管理这些档案需要专业的人细心耐心的去做,这样才能做好乡镇档案管理。如何做好乡镇档案管理,笔者总结了如下的经验与做法:  一是要有性能优良的电脑一台,要求内存足够大,CPU速度够快,硬盘存量在一个TB以上,而且要有独立显卡;同时要配置激光打印机、速印机、复印机;二是要有专用的独立档案室,严禁不相关的人员出入,档案室做到防火防盗防虫防潮湿,要求严禁烟火,如果档案室在平房,要求装上防盗门防盗窗户,如果是楼房

2、的,一楼二楼也要求装上防盗门防盗窗户。档案厨要求全为铝合金制作,因为如果是木头制作的容易产生虫害,对档案造成伤害。同时,要求档案室通风干燥,这样不会形成潮湿的室内环境。要求室内电路设置合理,为符合国际标准的铜线,插头插座也要选用安全性强的品牌,有漏电保护装置,防止因为电路引起火灾。  不一定必须是档案管理专业的大学毕业的人才,因为档案管理这个专业非常冷门,全国档案管理专业的人才也是少之又少。对此不必要求太严格,一般中专毕业生就可以。但要求身体健康,责任心强,工作细致耐心,而且工作时间在3年以上的工作人员,性别不加以限制。其实如果是女性更好一点,因为女性耐心、细致,不会粗心大意,最适合做

3、档案管理工作;同时,做档案管理工作要求实习期为一年,在这期间不能出现大的失误,否则将不能通过实习考核。  乡镇档案管理人员要定期进行培训,培训的费用由县财政拔付,并及时报销差旅费用及学习费用。档案管理人员培训要有主管领导带队参加,以保证组织有力,从制度上保证档案管理业务的顺利开展。同时,用于培训的费用要专款专用,任何单位和组织不得占用档案管理培训费用,各级审计部门要对档案培训的专项资金进行严格审计,以保证档案管理培训的正常进行,同时非档案管理人员不得以档案培训名义占用档案培训经费。除了组织人员进行管理人员的培训,还要经常组织各兄弟单位之间进行档案培训经验的交流,各兄弟单位之间选出档案管

4、理的行家能手,进行比武交流,比武交流的内容有档案管理技能、档案管理安全常识、档案管理电脑操作等等,对于在档案管理方面有优秀表现的人,要进行一定意义上的物质奖励,同时上报县里进行备案;对于前三名的优秀档案管理专家,要报县里以县政府名义进行嘉奖,同时可以让第一名进行全县巡回档案管理培训,与各乡镇档案管理单位进行技能交流,以促进各乡镇档案管理的发展。  及时进行乡镇档案管理检查很重要,检查包括档案检查、电脑检查、档案管理设备检查、档案管理室安全检查以及各种上级相关部门的检查等等,这些检查有利于档案管理工作的促进与提高,还能及时发现问题,以便查漏补缺。其中,档案检查包括档案是否完整,档案是否干

5、净整洁,是否有缺失等等;电脑检查包括电脑是否专门用于档案管理,不能用来玩游戏及用做其他方面的用途;档案管理设备检查包括档案厨是否有破损;档案管理室安全检查包括电路检查、防水设备检查、消防栓是否管用,以及是否有水。迎接上级检查包括县级检查、市级检查、省级检查以及国家级检查,迎接检查和应付检查不是最终的目的,最终的目的是把档案管理工作做好,把乡镇档案保存好。  对于无用的过期的档案要及时进行清理,如果是绝密的档案,要及时用碎纸机进行碎片化处理,以保证信息不外泄;对于一般的信息,可以积累多了一起进行处理。  作者:王艳文单位:河北省围场满族蒙古族自治县朝阳地镇人民政府

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