张晓彤-高效会议管理技巧

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1、高效会议管理技巧主讲：张晓彤第一讲当今会议面面观本讲重点：一、会议的意义二、会议的目的三、会议的种类四、会议的频率五、会议成本的计算会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。一、会议的意义Ø会议是一个集思广益的渠道图1-1集思广益图如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、

2、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。Ø会议显示组织或部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。图1-2组织或部门与会议Ø会议是重要的群体沟通方式开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行

3、沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。二、会议的目的Ø开展有效的沟通会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。Ø资讯传达通过会议可以向员工通报一些公司决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。Ø监督员工的工作进度、协调工作矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之

4、间的矛盾。Ø达成协议、解决问题达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。图1-3达成协议与解决问题的6个步骤Ø决策和资源共享利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。Ø开发创意开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。Ø激励员工的士气年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。Ø巩固经理人地位经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调

5、会议，以此来强化自己的地位。三、会议的种类会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。表1-1会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类●团体会议●一对一会议●面对面会议●电话会议●视频会议●固定的部门会议●临时处理突发事件的会议●宣布人事安排和政策的会议●当众表扬或批评别人的会议●集思广益的会议四、会议的频率每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。Ø固定的部门会议Ø

6、全体会议Ø处理突发事件的会议Ø一对一会议五、会议成本的计算会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。Ø会议的时间成本Ø直接的会议成本Ø效率损失的费用开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况：第二讲会议效率不高的原因及解决方案本讲重点：一、会议效率不高的原因二、如何进行预防性管理三、高效效益的八大特征四、会议规范一、会议效率不高的原

7、因1、会议的通病——效率不高小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。很多公司往往由于以下原因，开会效率低下：l公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。l许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。l有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本

8、来不及准备。时下有一句很流行的话——“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话可以改为“开会比较烦”。开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率