紫光档案管理系统使用手册

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1、紫光档案管理系统标准版使用手册（普通用户）修订历史记录版本日期AMD修订者说明1.02014-11-20A紫光软件系统有限公司电子档案事业部（A-添加，M-修改，D-删除）紫光档案管理系统标准版使用手册目录1.文档介绍11.1.文档目的11.2.文档范围11.3.读者对象11.4.术语与缩写解释12.系统角色13.系统功能概述33.1.系统功能划分33.2.模块汇总表44.业务定制流程65.信息服务85.1.信息服务主界面85.2.普通检索85.3.全文检索166.个人信息186.1.个人预约186.2.个人借阅216.3.个人赋权申请226.4.推送查阅237

2、.个人待办事项257.1.功能说明257.2.界面说明257.3.约束说明267.4.操作说明271.紫光档案管理系统标准版使用手册1.文档介绍1.1.文档目的指导各单位的普通用户对系统进行操作使用的文档。1.2.文档范围本文档为针对紫光档案管理系统标准版进行操作使用的说明文档，未包含其相关软件。1.3.读者对象本文档主要提供给各单位普通用户，以指导其能正确理解、操作、使用系统。1.4.术语与缩写解释序号术语和缩写解释说明1AMSArchiveManagementSystem，档案管理系统234562.系统角色职责使用功能备注28紫光档案管理系统标准版使用手册序

3、号角色名称1系统管理员管理规范的制定者。完成对所有全宗单位通用档案业务规范的设置工作。全宗管理、日志管理，标准业务定制一般是信息维护人员。系统默认用户2全宗档案管理员通过系统完成本单位档案管理工作。如果其所在单位有下级机构，可监控（浏览目录）下级单位的档案工作情况，并能汇总下级档案数据，接收部门移交的归档文件等。除全宗管理、标准业务定制外的所有功能一般是各全宗单位的档案管理员。上级单位档案管理员有权浏览下级单位档案数据。部份档案管理员需要分配档案类型。3兼职档案管理员负责本部门归档文件的收集、整理和移交。系统应根据集中整理或分散整理确定兼职档案管理员的工作内容是

4、只有归档文件录入、编辑和移交，还是同时要完成整理工作。收集整编、检索查询、待办事项一般是负责本部门归档文件整理的责任人。部分单位无兼职管理员或兼职管理员只作数据录入。4档案录入员帮助全宗档案管理员进行档案收集整理的工作人员收集整编、检索查询、待办事项一般是临时人员6利用者普通的档案利用者，进行档案信息的查询利用。检索查询、待办事项单位所有人员28紫光档案管理系统标准版使用手册1.系统功能概述1.1.系统功能划分紫光档案管理系统标准版功能主要分为以下四部分：功能名称对应的模块主要功能使用角色系统业务定制部分全宗管理、标准业务设置、业务设置、权限管理对系统所需管理的

5、全宗、标准的档案业务和各全宗的业务进行定制，根据全宗对系统权限进行设置系统管理员、全宗档案管理员档案业务管理档案业务管理包含了所有档案管理业务功能：年度项目管理、档案收集、文件管理、收集整编、移交管理、档案管理、借阅管理、开发利用、日志管理。全宗档案管理员、兼职档案管理员、档案录入员信息服务档案查询利用提供对系统数据的查询和利用。利用者辅助管理辅助工具、个人信息为业务定制和档案业务管理提供方便的辅助工具和交互界面系统管理员、全宗档案管理员权限管理权限管理对本全宗下的机构、用户权限进行管理系统管理员根据上面的总体功能分类，系统的功能模块如下图所示：28紫光档案管理

6、系统标准版使用手册上图中通过颜色区分了模块的使用角色，其中：颜色的模块为提供所有用户使用的功能模块；颜色的模块为主要档案业务管理部份，提供全宗档案管理员和兼职档案管理员使用的功能模块；颜色模块为提供全宗档案管理员使用的业务定制功能模块；颜色模块为提供高级档案管理员使用的标准业务定制功能模块；1.1.模块汇总表根据上述的系统功能模块划分得到的模块汇总表如下：一级功能二级功能三级功能使用角色基础设置全宗管理系统管理员代码表定制分类表定制基础定制档案类型定制系统管理员28紫光档案管理系统标准版使用手册文件库定制整理设置整理规则设置系统管理员字段对应设置默认排序设置报表

7、定制项目设置项目设置系统管理员日志管理系统管理员信息服务检索全宗档案管理员兼职档案管理员录入员普通用户卡片检索全文检索个人待办事项全宗档案管理员兼职档案管理员录入员普通用户档案业务文件管理全宗档案管理员录入员兼职档案管理员个人资料管理年度项目管理全宗档案管理员收集整编全宗档案管理员录入员兼职档案管理员移交管理全宗内移交全宗档案管理员移交单管理档案管理数据管理全宗档案管理员鉴定销毁借阅管理预约处理全宗档案管理员借阅登记借阅管理个人借阅全宗档案管理员兼职档案管理员录入员普通用户开发利用统计全宗档案管理员日志管理全宗档案管理员业务设置全宗配置全宗档案管理员28紫光档案

8、管理系统标准版使用手册代