采购合同的档案管理制度

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1、采购合同的档案管理制度　　篇一：采购合同的档案管理制度　　采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。　　采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。　　归档内容分类：　　采购内部文件的归档。　　采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。　　公司其他部门提供的文件归档。　　公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。　　外来或外放文件的归档。　　供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。　

2、　存储在电脑或其它介质上的资料。　　采购部的台账、电子档的文件记录。　　档案保存期限：　　公司内部往来文件需保存3年。　　公司外部往来文件需保存5年。　　归档要求：　　归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。　　所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。　　所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。　　采购部档案要有专人、专位的保管。　　采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。　　档案调阅：　　需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后

3、借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。　　查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。　　查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。　　采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。　　档案销毁　　采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。　　办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。　　采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，

4、应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。　　篇二：采购合同的档案管理制度　　第一章总则　　一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。　　一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。　　二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。　　三、技术服务合同：

5、指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。　　四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。　　五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。　　八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。十、综合合同：区别于

6、上述类别的其他合同或协议。　　一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。　　经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。　　二、各部门设档案管理员予以协助管理。　　各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。　　一、文件合同编号规则　　合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。　　文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。　　基本模式：ST-XX－XS－0001

7、－HT　　1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。　　2．分类号：分类号是档案号的主体,分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。　　3．顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002……表示公司当年某一类合同的序号。　　4．部门代码:部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；　　二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。　　三、合同签订人或经办

8、人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。　　四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。　　五、所有以公司名义签订的有效合同原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门3