对人事档案管理的思考

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1、对人事档案管理的思考　　摘要：人事档案工作是高校组织人事工作的重要组成部分，人事档案是人才建设、干部队伍建设的重要基础性工作。人事档案管理中存在的问题：一是档案的内容平淡，利用价值较低；二是人事档案管理手段落后，开拓创新精神意识不强；三是档案人员队伍不稳定。今后应强化档案法制意识，提高人事档案的管理水平及管理工作人员的素质，使人事档案建设得以加强。　　关键词：人事档案；管理；思考]　　　　人事档案工作是高校组织人事工作的重要组成部分，人事档案是人才建设、干部队伍建设的重要基础性工作。它主要是由确凿的原始材料和历史证件构成，并真实地记

2、述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程，是历史地、全面地考察人的重要手段[注1]。随着市场经济的不断发展，大量人才频繁流动，人事档案成为人才市场交易、信息资源开发的宝贵阵地。下面笔者就目前人事档案管理中存在的问题和今后人事档案的工作发展思路谈几点看法。　　一、人事档案管理存在的问题　　1、人事档案管理手段落后，开拓创新精神意识不强　　人事档案材料的鉴别、编排、装订、查阅、检索等一系列环节均以手工操作，工作效率低下，准确性差。它与科学化、现代化的要求差距甚大，目前由于计算机、扫描仪、缩微设备等现代高新技术尚未在人事档案管理中得到广泛

3、应用，大多数工作仍停留在原始的手工整理上，这种管理手段落后、费工费时、效率低下的方式使管理人员的大部分时间都必须停留在档案的整理和保管上，从而没有时间从事档案资料的编研、开发和利用，服务方式依然滞留在坐等上门的被动服务阶段，不能及时有效地为高校选才用才提供信息，为开发各方面人才提供优质服务，这将严重制约档案管理的发展，影响人才的使用和选拔。有人认为，人事档案管理是一成不变，墨守成规，不求有功，但求无过，在思想上形成传统的保守的思维方式，开拓创新意识欠缺，思想比较狭窄，视野不开阔。　　2、档案的内容平淡，利用价值较低　　一个单位的人事

4、档案应充分反映出一个人的整体面貌，包括德、能、勤、绩四个方面的总体评价。但是，在目前的人事档案中有关组织鉴定、考核、评议等材料里几乎都是固定的套话，只有通过‘动态’的即不断发展变化的大量数据、资料及考核的定量综合分析，才能达到科学的定性结论，从而历史地、全面地、准确地反映出一个人的实绩情况。人事档案材料的定量化，是人事档案管理科学化的必然途径，但是，目前高校的人事档案中，在评价某个人时多是“服从分配，热爱本职工作，认真钻研业务，任劳任怨，积极肯干，成绩显著”等一套笼统的，毫无个性的模式语言，没有动态地，经常性地实际考核。考核数据，考

5、核材料，不能及时、准确、完整地反映出一个人的综合情况。人事档案中一般反映一个人过去的历史、家庭出身、社会关系材料较多，而在反映个人爱好、业务专长、脾气性格、思想品质、进取意识、科学态度、创造力、学习或进修及工作实绩的材料较少，这样不利于考察一个人目前的思想修养，精神风貌、专业特长以及分析预测一个人今后的发展趋势等情况，这将直接影响了对人才的了解和人才的使用，进而导致人事档案的利用价值偏低。有时为了起用某一个干部，就不得不重新组织对一个人的全面考核。3、档案人员队伍不稳定，培训工作差　　人事档案管理人员多属兼职，流动频繁，大多数是半路

6、出家，专业基础差，加之未参加任何正规化培训，只能靠在平时工作中模索，有的不能评聘档案专业的专业技术职称，觉得干起来没劲头、做起来没前途，不去很好地去研究档案管理工作中的新情况、新问题，更谈不上主动寻找解决问题的方法和途径。同时，档案管理人员接受培训时间较少，不具有与其他人员同等的进修、学习的机会。难以接触新事物，学习新经验。导致档案管理人员视野不开阔，思想保守、僵化，档案工作管理停滞不前。　　二、人事档案管理的发展思路　　1、强化档案法制意识，提高人事档案的管理水平　　搞好人事档案管理工作，首先要得到领导干部对档案工作的重视，同时要

7、求档案管理人员必须弘扬爱岗敬业精神，使《档案法》深入人心，自觉守法，这是搞好人事档案管理工作的基础。同时，学校领导要根据社会和学校的改革发展对人事档案管理工作的需要，做好以下工作：一是制定人事档案管理工作发展规划，建立人事档案管理的各种制度，使人事档案有章可循。二是要实行科学化、信息化管理，21世纪是信息时代，管理信息化是人事档案管理的必经之路，为此，人事档案管理的重心必须从实体管理逐步转移到科学化、信息化管理上来。三是档案管理人员必须提高业务和思想素质，增强科学的管理水平，加强培训，努力学习，掌握现代化管理手段和技能。　　2、加强

8、人事档案建设　　加强人事档案建设要做到以下几点：一要稳定人事档案队伍，它是搞好档案管理之关键。领导要重视档案工作，对档案管理人员给予关心、支持，为他们提供专业知识培训，提高他们业务素质和专业技能，以适应当前档案管理工作的需要。二要加强