商务中心管理细则

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1、1第一章总则第一条为进一步加强公司复印、打印、传真的规范管理，特制定本制度。第二条本制度适用于广东汉能光伏有限公司复印、打印、传真管理。第二章复印、打印、传真申请和使用流程第三条公司在商务中心设复印打印一体机、传真机；另外在财务部和合同部设打印机。公司打印机不得打印与工作无关的文件资料，其他部门一律不设打印机、复印机、传真机。第四条公司文件资料复印、打印、传真实行登记制度，由办公室统一办理，经办人详细填写打印、复印、传真登记表，不得缺项，否则办公室不予受理。财务部和合同部的文稿、报表等资料可自行打印。第五条纸张复印、打印文件

2、前，要求每位员工先设置页面，查看打印预览，为减少不必要的浪费，须各部门自备纸张，由各部门向仓库申领。第六条内部文件、值班表等非正式文件或文件草稿、初稿等仍需内部讨论的资料尽量使用再生纸；开会、培训尽量使用多媒体形式进行演示，避免纸张的过度浪费。第七条复印、打印有密级的文件，要按保密文件等级要求管理。控制份数，严格登记，用后及时收回，特别是有关数据、公司决策的文件，必须按规定销毁，防止失、泄密事件的发生。第八条正确使用传真机的程序按传真机有关操作说明书进行操作，传真机一般情况下保持24小时开机。第九条接收传真（一）传真应注意检

3、查传真纸是否用完及传真信号是否稳定；31（二）收到传真件后，由传真机管理员及时将传真件取下，并将传真的有关内容（发送单位、发送人、传真题目、传真时间、接收部门、接收人等登记在《传真登记表》内；（三）10分钟以内通知接收部门/人领取传真件，并要求在《传真登记表》中签收，并注明签收时间。第十条发送传真。（一）实行一级审批制度：部门传真件由部门负责人审批；公司/管理处的传真件由公司行政管理部经理审批，内容包括：（二）管理员依据传真审批单的内容在《发送传真记录本》上登记，内容包括：发送部门、发送人、传真内容题目、接收单位、接收人、传

4、真号码、要求完成时间等；（三）管理员放好传真件并拨通对方传真号码将传真件发送；（四）管理员应在3分钟之内致电对方确认是否收到传真件，直至对方收到为止，然后将实际发送的时间登记在《发送传真记录表》内。（五）非本公司人员未经允许不得使用，如外单位须使用复印打印一体机及传真机时，须经办公室主任批准。第三章复印打印一体机和传真机保养管理第十一条凡复印、打印文件者，须自觉登记。如发现未登记者，连续三次（含）以上者将给予5元/次处罚。负责管理的人员，须定期检查登记本，如因管理人员疏忽或放任不管的，给予管理人员10元/次处罚。第十二条行政

5、管理部负责商务中心打印设备的使用管理工作，企业管理部负责定期检查打印机设备，做到及时维护，确保打印设备正常运行。第十三条经办人要注意保持周围环境卫生，在每一次使用之后要及时处理产生的废纸、脏纸。第十四条为避免因操作不当造成打印设备零件破损等现象的发生,并延长打印设备的使用寿命，在使用二手纸打（复）印时，必须确定打印设备在工作状态，只有打印设备在空闲状态时，才能放入二手纸打（复）印，以免影响他人文档的正常使用并保证纸张平整、去除纸张上留有的回形针或订书针等物品，以免出现卡纸、磨损打印设备零件现象。否则，将根据零件损坏程度的轻重

6、对损坏当事人作出相应处罚。第十五条31未经允许，任何人不得随意搬运、拆卸打印传真设备。如出现人为损坏，由当事人负责。第十六条员工应按正常操作规程操作打印机，在未掌握操作打印设备的情况下，应及时通知管理员，由管理员负责传授操作方法。第十七条如发现机器故障应及时告知行政管理部，由行政管理部向企业管理部报修。第四章附则第十八条本制度由广东汉能行政管理部负责制定、解释和修改。第十九条本制度由广东汉能行政管理部分管领导审核、总经理批准。第二十条本制度自发布之日起实施。3