档案管理工作规范

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1、档案管理工作规范第一章总则第一条为加强政府采购档案的管理，有效保护和利用政府采购档案资源，根据中华人民共和国《档案法》、《政府采购法》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部第18号令）的有关规定，结合我中心工作要求，制定本规范。第二条 政府采购档案分采购业务档案（下称采购档案）和综合档案。本规范中的政府采购档案是指采购业务档案。第二章 档案的整理与审核第三条 政府采购项目的每项采购活动、每个过程都应形成文字记录，所有的记录都应归入政府采购档案管理，以保证档案资料的真实性、完整性和有效性。第四条 在政府采

2、购活动中形成的图纸、图表、音像等其他载体的记录也须作为采购档案的一部分归档。第五条 归档的文件资料必须是本项目的合法有效文件，并且原则上都应为原件，如为复印件应注明原件存放处。第六条 对于暂时缺少的文件资料，归档时要填写《采购档案备考表》，并及时补齐。如有遗失或无法补齐的采购档案，应书面说明原因并及时报告中心主任。第七条 constructionqualityacceptanceandassessmentRegulation(ProfessionalEdition)(DL/T5210.2-2009~DL/T521

3、0.8-2009);1.9thequalitycheckoutandevaluationofelectricequipmentinstallationengineeringcode(DL/T5161.1-2002~5161.17-2002);1.10thenormsofconstructionsupervision,theelectricpowerconstructionsupervisionregulations项目负责人应于项目合同签订返还后3个工作日内将采购项目的文件资料整理移交给内审室审核；内审室应在收到

4、文件资料后5个工作日内将审核完成的文件资料返还给项目负责人。第三章 档案的移交和接收第十条 项目负责人应在2个工作日内将内审室审核通过的档案移交档案接收人，档案接收人应按照“政府采购档案目录表”进行核对。对于符合要求的采购档案，档案管理人员要签收确认。第十一条 采购档案应统一编号，并及时进行登记。第十二条 档案管理人员要及时核查已接受但暂不完整的采购档案，原则上每星期进行一次，月终再检查一次，并填制“月度采购档案归档登记表”（附后），注明完整归档项目和未完整归档项目。第四章 档案的管理第十三条 档案整理时要顺页、

5、朝左、顶齐，页面小于16开张的要用A4纸复印并将原件粘贴在复印件上。第十四条 constructionqualityacceptanceandassessmentRegulation(ProfessionalEdition)(DL/T5210.2-2009~DL/T5210.8-2009);1.9thequalitycheckoutandevaluationofelectricequipmentinstallationengineeringcode(DL/T5161.1-2002~5161.17-2002);1.

6、10thenormsofconstructionsupervision,theelectricpowerconstructionsupervisionregulations已完成的采购档案必须按照档案文件目录顺序进行整理，目录名称、文件页数以及备注都要填写清楚。同一采购任务（项目）单编号而有多个合同的采购档案应当存放在一起。对于因验收时间较长，且未完成验收的项目的采购档案，除按已完成的采购档案要求整理外，还应做好标识，分别用铁夹夹好后放入档案袋中，待采购过程全部完成，采购文件资料齐全后再按规定要求整理。采购档案需

7、要追加时，由项目负责人整理相应文件资料，说明追加原因及有关项目信息，向档案管理人员移交项目资料。档案管理人员审核无误后，归入原档案目录统一管理。第十五条对所有装订好的档案须登记造册，按采购编号顺序（综合档案按年度编号）统一编制档案登记号。档案管理人员应制作档案清册，列明所管理的档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限等。档案清册应作永久保管。第十六条存档的档案，应按档案登记号顺序放入指定的档案柜中，摆放整齐，目录清楚。第十七条 档案管理人员负责档案的妥善保管，应保证贮存场所的清洁、卫生、整齐、通风。严禁吸烟、烤

8、火和存放易燃易爆品，要有防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防尘等设施。第十八条 档案管理人员应于每月上旬查看采购档案有无受潮、虫蛀、破损等现象。综合部负责人应每半年查看档案的归档、保管情况，并将检查情况记录备案，重要情况应及时向主任报告。第十九条 采购档案的保管期限为从采购结束之日起至少保管15年。constructionqualityacceptanceandassessm