行政前台的岗位职责与流程

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1、前台岗位职责及行为规范一、总则 前台可以称为公司的第一门面，前台的工作在公司的整个运行链中居于重要地位。前台的工作表现关系到公司的整体形象和业务开展的质量甚至成败，前台的工作是一种对信息的接收、归纳分解以至处理的过程。同时，前台接触信息量很大，也练就了一个人分析问题解决问题的能力，短时间可以让一个人获得快速的成长。所以前台的工作对个人来说是一个锻炼的机会，对公司来讲前台岗位至关重要，一荣俱荣，一毁俱毁。因此，每个前台都必须严格要求自己。 二、岗位职责与流程（一）负责来访客户的接待工作，基本咨询和引见，包括为客户让座、递上茶水、咨询客户来访意图，对客户来访进行登记，严格执行公

2、司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌。 工作流程：①客户进门起身微笑迎接并询问来访事由；②登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式；③如有必要，安排来访者前往会客室稍坐片刻；④准备招待茶水，并对客户说：请喝水。对方道谢时，应附以笑容回答：不客气；⑤通知相关工作人员有人来访，如果我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间。；⑥每隔15分钟左右添加茶水，来客告辞时起身道别；⑦客人离开后2分钟以内清理水杯，保持接待处的整洁，并把公司资料放回原处；⑧

3、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《来访人员登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来则需在《来访人员登记簿》上注明；⑨如有推销人员到我公司，应及时制止，可将其资料留下，不得让其进入到办公区域；注意事项：1、接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客区；2、《客户来访登记薄》的详细记录；并及时将使用完的记录交由行政主管归档；3、及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复；4、不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。（二）负责前台服务热线的接听和电话转接，做好来电咨询工作，重要事

4、项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误。流程：①电话响铃两声后，立即接听，注意礼貌用语；②接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作；③听话时先问候，并自报公司、部门。标准语如下：您好，聚景投资公司！对方讲诉时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方。随后根据对方的初次问话，迅速判断出他有何需求，做出标准回答。Ⅰ.咨询公司产品：先生（小姐），关于这方面情况（产品咨询），让我们工资销售人员X先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您做想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。Ⅱ.联系业务：与本公司关联业务则转接相关部门的相关人员；无关联业务，则直接回答：先生（小姐），我们公司

5、没有这方面的需要，请您联系其他公司吧，谢谢！Ⅲ.找人：先生（小姐），您找的X先生（小姐）名字叫什么？您跟他（她）预约了吗？请您稍等。（然后接通本公司X先生（小姐）的电话，询问转接与否。）Ⅳ.不指明的电话：判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上把电话转给能处理的人，在转接前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人。④结束时应说“再见”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒。注意事项：1、通话简明扼要，不应长时间占线；2、态度诚恳，表情自然、大方，语言和气亲切，表达得体。3、谈话中意见不一致时，要保持冷静，以豁达的态度包容或回避问题；（三）每日负责接受外来快递、信件、资料，

6、并正确转交给相应部门。流程：①前台向收发件单位确定所收发快递、信件、资料，需转交对象，如需签字就代收发件人签字；收快递：1)所有快递全部不允许进入工作区域，全部由前台签收。2)定时发放：可以在下午下班前统一发放。发快递：1) 所有的快递统一由前台与快递公司联系 2) 需要提供给所需发快递员工的资料有，快递单。快递信封。3) 员工会把整理好的文件物品包装好放到前台。 4) 联系快递公司过来取件。5)如果是个人物品，请让员工个人提供快递费用，如是公司文件由公司会计提供费用。6)及时做好收发快件的登记工作。（四）打印、复印文件和管理各种表格文件；负责整理、分类、保管公司常用表格并

7、依据实际使用情况进行增补；流程：①每天早上上班时间准时开启并且检查打印机、复印机，并及时补充所需的纸张；①负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件或需要发出的文件使用白纸，公司内部使用或不重要的文稿图纸使用再生纸；②打印机、复印机或其它设备出现故障时，及时联络办公设施维护人员进行检查维修；注意事项：1、熟练操作打印、复印机，并及时补充用纸；2、完成公司日常的打印、复印工作，做到节约资源；3、打印、复印机等设备出现问题不得私自解决，应及时报修，并联系相关专业人员进行维修；4、不得私自打印、复印与工作无关的文件、图