样式与格式在排版中妙用

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1、“样式与格式”在排版中的妙用2006-11-0207:35来源：eNet硅谷动力　相信好多朋友都见到过Word的“样式与格式”功能，如图1所示。但是，大多数朋友可能还是更习惯于使用格式刷来批量设置文本格式，每次询问他们时，都会得到“Word的默认样式太简陋，也不及格式刷用起来方便……”这样的答复。　　其实，笔者认为这都是由于大家对Word样式的功能了解不深所致。所以，今天笔者就来给大家介绍一下这个“样式与格式”在长篇文档的排版里究竟有什么妙用？　　好处一.快速同步同级标题的格式　　好多朋友都对编排

2、长篇文档比较犯怵，原因大体有两个，首先是手工在长篇文档中查找同级标题并设置好标题格式，本身就是个麻烦的事情。试想要在几十页、上百页的文件里找出所有同级标题来，恐怕没有几十分钟是下不来的。两者，如果文件排好后交到领导手里，领导却让我们将某一级别的标题字体再换一换，那么刚才那份“折磨”恐怕又得重来一次了，整体效率很低。其实，如果我们事先使用了“格式与样式”功能，这些问题就能轻松地迎刃而解了。一.快速套用现有标题样式　　1.编辑完成后套用样式　　这种方法非常类似于平时的格式刷使用，需要先将标题选中，然后

3、再点击“样式与格式”窗格中的相应样式即可。虽然设置好样式后可以方便地快速修改同级标题格式，但要将所有同级标题从偌大的文章中找出也要花费大量的时间。那么下面要介绍的第二种方法就显得实用多了。　　2.编写文件时套用样式　这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式，为了加快操作效率，可以给每个样式设置一个快捷键　　1）点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮，执行“修改”命令，如图2位置1　　2）然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮→“快捷键”命令，如图2位置2　　3）将鼠标定位于“请

4、按新快捷键”一栏，为它设置一个快捷键后点击“指定”按钮即可，如图2位置3　　4）以此类推，为其他样式也设置好相应的快捷键而这时，我们就可以在每录完一个标题后，按下快捷键快速设置该标题的样式了。二.快速修改同级标题样式　　不过，刚才使用的还都是Word默认的一种比较简陋的样式，如果我们对标题格式有着特殊的要求，其实也是可以自定义样式并同步更新的。　　1.手动更新同级标题　　首先，按照自己的要求对标题设置一个新格式，然后再点击它所属样式的菜单钮（如图2位置1），执行“更新以匹配选择”命令。此时您便会发

5、现，文档中所有使用了该样式的标题（同级标题）会马上同步换成新样式。如图3所示2.自动更新同级标题　　而如果您觉得每次都这样手动更新太麻烦的话，Word还支持一个自动更新样式的功能，用起来更加方便。　　同样，先点击样式窗格中一个样式的菜单钮，执行“修改”命令。然后，在弹出的如图4所示“修改样式”窗口中勾选“自动更新”一项，点击“确定”按钮。这时，当我们对这个级别的标题进行格式修改时，无须点击“更新以匹配选择”即可以马上将样式同步到其他标题上，操作更加方便。好处二.快速在文档中定位　　Word的样式功

6、能除了能够快速同步标题格式以外，还能借助“文档结构图”功能帮助我们在文档中迅速定位。　　使用方法很简单，只要点击“视图”菜单→“文档结构图”命令，那么一个类似于文章目录的窗口便出现在了画面左侧，如图5所示。点击其中的标题即可快速跳转到相应的内容区，就像使用Web导航页面一样方便。好处三.方便生成文档目录　　不过，上例的文档结构图只能在使用电脑浏览文件时方可生效，如果想让打印出来的文件也能快速查找，恐怕就只能借助于文档目录了。值得庆幸的是，如果在Word中设置了样式以后，繁琐的目录制作过程就会变得非

7、常轻松。　　一.快速建立目录　　1.点击“插入”菜单→“插入目录”命令，弹出“目录”窗口　　2.确保窗口中“格式”一栏选择为“来自模板”，然后点击“确定”按钮　　3.此时，文章的开头便会自动生成一个目录，如图6所示。而且值得一提的是，这个目录除了能够直接打印出来以外，还能在通过电脑浏览文件时，用Ctrl键+相关目录项来实现内容的快速跳转，效果类似于上面介绍的“文档结构图”。不过，可能我们也会不满意Word所默认的目录级别，这时可以由我们自已定义。点击“工具”菜单→“插入目录”命令，在如图7所示的“

8、目录”窗口中选择好新的级别，然后点击“确定”按钮即可更新整个目录了。【小提示】有些朋友在自己的电脑上可能找不到“插入目录”这个命令，这一般是由于用户没有默认安装此功能所致，此时可以点击“视图”菜单→“工具栏→自定义”命令，在弹出的窗口中再选中“插入”类别，然后从右侧窗格中找到“插入目录”菜单项，将其手动拖拽到“插入”菜单中即可。如图8所示二.快速更新目录　　随着编辑的深入，有时我们可以会对文章添加或删除一些段落，这样就可能导致目录的页码与实际位置不符，此时就要利用Word的目录更新