如何做好档案整理.doc

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1、档案整理工作一、整理工作的意义    档案整理的质量直接关系到档案的利用。　　档案整理工作，在档案总体管理中具有重要意义。　 它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。它是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。   二、整理的内容和步骤 （一）内容包括：    区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订（或“装盒”）、排列案卷目录的编制。   （二）步骤可分为：   １、了解情况，拟订方案    主要应了解立档单位的情况（其成立、撤销和变化的时间以及原因、职能、

2、其隶属关系、其内部机构、负责人情况、文档工作情况、印章和标记），还应了解全宗的数量，所属年代（形成时间），主要内容、保管状况、完整程度、混杂情况、整理质量、提供利用时间。   ２、区分全宗和分类   ３、细分和组卷、草拟案卷标题   ４、初步排列案卷顺序，检查分类是否合理，弄进行适当调整。   ５、全面审查修改标题。   ６、固定排列位置、编制案卷目录以及文件的张号、页号、件号。    对某些破损的文件进行裱糊。案卷的排列以全宗为单位，按照不同的分类、载体或保管期限分别排列。排列方法要统一，不能随意变动。   三、整理工作的原则是  (一）充分利用原有基础     1、

3、 充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。     2、 在整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。   （二）保持文件之间的历史联系   文件之间的历史联系，主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。    1、 文件在来源方面的联系。文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位，有机地形成的。形成文件的这些单位，使文件构成了来源方面不可分割的历史联系。   2、文件在时间方面的联系。形成档案的机关和个人所进行的具体活动，都有一定的过程和阶段性，因而使文件之间具有自然的时间

4、联系。   -7- 3、 文件在内容方面的联系。文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中，为了解决一定问题而产生的。它的形成者的特定活动，使文件之间在内容上具有密切联系。   4、文件在形式方面的联系。文件的内容必然通过一定的形式表现出来。所谓文件形式，包括它的内部形式和外部形式两方面：种类、名称和载体、记录方式等。这也构成了文件之间一定联系。   对于保持文件之间的联系，应该辩证地看待和处理。   四、便于保管和利用   保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能为联系而联系，便于保管和查找档案，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。   （一）全宗

5、概念及含义    Ⅰ、全宗定义全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。        Ⅱ、全宗的含义    1、 全宗是一个有机整体 同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。    2、 全宗是在一定历史活动中形成的   全宗的这种整体性具有客观性，而不是纯粹人为的（即任意的）。全宗的整体性，是由其内部的历史联系所决定的。    3、 全宗是以一定的社会单位为基础而构成的   全宗是以产生它的机关、组织和个人为单位而构成的。这就为档案全宗这种整体确定了一个时空范围以及纵向和横向间的区分标志。    （二）为什么要按全宗整理档案？Ⅰ、这种方

6、法符合档案的形成规律和特点。    同一个全宗教的档案不能任意分散，不同国家的档案不能随意混杂，科学理解文件的历史联系。档案都是围绕一个机关或个人的活动而形成的。此方法还便于保管利用。   Ⅱ、全宗是组成国家全部档案的基本单位。一个机关的活动体现着一定的职能，执行一定的任务，发挥一定的功能。１、在我国，全部国家所有的档案为国家档案全宗，这是由于许多小全宗组成。另外，全宗也是档案馆的统计单位。   ２、全宗，也是一个相对的概念，据苏联理论，它包括全宗、档案馆全宗、国家档案全宗三个概念，我国一般取第一、三个概念，第二个概念则很少提。一个档案馆收集的若干全宗数为档案馆全宗，我

7、国则称馆藏。并且苏联的提法是若干档案馆全宗形成国家档案全宗。Ⅲ、全宗在档案整理上占有重要地位，是保证整理工作质量的重要条件。区分全宗是整理工作的第一步。   Ⅳ、全宗为档案提供利用，奠定了科学基础。    如果全宗划分准确，全宗档案完整齐全，就会为利用带来方便，准确研究每个机关的活动情况和历史面貌。   Ⅴ、全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则。    它不仅是一个单位和整理档案的方法问题，而且是一个原则理论，苏联更把它称为一种思想。-7-   （三）立档单位及其构成条件    立档单位也称为"全宗构成者"。它的构成条件是：A、可以