浅谈发电企业如何加强物资采购的内部控制

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1、浅谈发电企业如何加强物资采购的内部控制发电企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产经营活动正常开展的一项企业活动。没有采购，生产就不能进行，没有生产，导致没有销售，因而企业就无法立足于市场，所以，物资采购对发电企业的重要性就不言而喻了。　　一、什么是发电企业的ERP物资管理模块？　　发电企业的ERP系统（企业资源管理系统）已实现财务业务一体化。其中的物资管理模块实现了物资数据实时传动的功能，从计划审批到采购合同的生成，从货物验收入库到出库管理，从新设备的咨询到废旧物资的回收都得到有效地控制。依托ERP系统的物资管理

2、平台、自动化立体仓库的储备平台和X络采购平台三个支撑平台，实现了发电企业现代化的物资集中管理。使物资管理与核心业务联动，实现了规范管理、保障供应、降低成本的目的。　　二、发电企业物资管理存在的主要风险　　伴随物资采购模式的更新和现代化管理水平的提高，物资采购的管理风险在逐步降低，但任何先进的操作系统都是通过人工操作来完成，同时市场的价格上涨也导致成本上升。因此，物资采购存在以下风险：　　1.需求计划安排不合理，导致盲目采购　　发电企业的物资采购起点是需求部门首先提出需求计划。首先生产部门依据年度经营生产计划任务书中的全年生产计划，按项目提出需求

3、计划；然后计划员核对该项目资金额度，编制物资编码，平衡利库，确定采购数量；系统按物品类别汇总多批次的需求计划，形成可执行的物资采购计划。　　在这里物资需求计划盲目下达会导致盲目采购的现象，需求计划提出是否科学是采购风险控制的起点。　　2.供应商选择不合理，存在价格风险　　物资采购计划在ERP管理系统中大额物资通过招标进行采购。投标商可能针对标的，操纵投标环境，在投标前互相窜通，有意抬高价格，会使企业蒙受损失的风险。　　3.采购验收不规范，会给安全生产埋下隐患　　物资验收环节，是保证采购物资质量的重要节点，基本程序是质检员对货物进行初检（即外观检

4、查），然后由使用部门与保管员进行验收。对于不合格物资，由质检室出具报告，要求供应商退换物资，必要时按照规定对供应商进行考核。验收合格后做入库处理。　　在这个环节中，如果供应商提供的货物不符合质量要求，验收人员玩忽职守，不按标准验收采购物资的质量和数量，徇私舞弊，采购物资质量的得不到保证，将给安全生产埋下隐患。　　4.存在合同欺诈风险　　当采购前期工作完成时，由合同管理部门负责签订采购合同，存在签订空头合同的风险，供货方以骗来的合同进行倒卖，从中谋利，所需物资无法保证。还有设置合同陷阱，如供应商无故终止合同，违反合同规定可能会造成损失。　　三、针

5、对存在的风险，内控措施如下：　　根据2008年5月财政部等五部委发布的《企业内部控制规范-基本规范》规定，内部控制主要包括企业层面的控制和业务层面的控制。　　发电企业物资采购活动的控制主要是在业务层面进行内部控制活动。通过内部控制的加强，形成闭环管理，规避物资采购控制过程中人为风险，同时保证采购过程公开、公平、公正，确保采购的顺利进行，力保发电机组的安全稳定运行。主要控制措施如下：　　1.加强制度建设，保证各环节科学运行　　内部控制是建立在制度建立与执行的紧密结合的基础之上。根据企业发展需要，定期修订制度，保证制度的执行力。通过物资管理制度的制

6、定，对物资计划、采购、质检、储备、配送、商管、废旧物资管理及处置等环节进行控制，确保内部控制作用的发挥。　　例如，针对采购需求计划安排不合理、盲目提出的问题，企业应当建立采购申请制度，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购与审批程序。依据公司制度做好发电机组的下年生产计划与财务预算，并将指标细化，分解到各班组、各月份；加强对指标执行力度的监督机制；同时加强对制度执行力度的考核，将生产管理系统与制度紧密结合，环环相扣，做到流程管人，制度管事。　　加强对供应商管理，建立供应商评估与准入制度。针对不合格供应商实行淘汰制度。优化供应商队伍，通过对确提

7、供优质服务的供应商合法利益的保护，争取最佳采购资源、降低采购成本。　　2.采取不相容职务相分离的内部控制管理　　物资管理具有一定岗位风险，在制度修订和岗位设置上公司应严格执行不相容职务相分离的原则。不相容岗位不得由一任担任，根据职责设置岗位，起到相互制约的作用。　　例如：采购计划的制定权归属物资处计划室，采购权归属物资处采购室实施，计划与采购分别实施，起到了牵制的作用；采购合同签订后，由质检室组织验收入库后，采购室方可进行付款程序，验收与入库须由两人把关，对入库商品的数量与质量起到双重监督的作用。　　3.付款环节的风险控制　　在付款过程中，完全

8、依靠会计的人为把关。因此，财务人员应依据采购合同内容，核对取得发票的真实、合法性，依据合同比例约定付款；复核人员也应对原始单据认真查验；同时加强对预付