当前企业档案管理存在的问题与对策研究

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1、当前企业档案管理存在的问题与对策研究：当今社会和经济处于快速发展时期，档案管理面临前所未有的挑战，加强管理，提高工作人员素质，应用现代化管理手段等，是目前提高档案管理效率的重要任务。　　关键词：档案管理；存在问题；对策研究　　：G27：A：1009-0118（2012）12-0185-02　　一、当前我国企业档案管理存在的问题　　目前我国档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：　　（一）档案意识不强，档案利用率低　　企业档案管理工作对企业的各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为企业带来巨大的社会效益和经济效益。但是许多企业长期以来重“藏”轻“

2、用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使企业员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。　　（二）档案管理制度不健全　　很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。如档案管理人员责任心不强，文件资料堆积如山，整理不及时；档案资料收集不全，丢失严重；借出的档案不履行借阅手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向；还有些人借此机会在档案资料上做文章，私自涂改文字或数据用来作自己有利的证据，这样严重损害了企业档案的真实性和利用价值。　　（三

3、）电子档案管理的缺失　　1、电子档案管理过程中出现的漏洞　　（1）对电子文件原稿保存的忽视　　目前，在计算机上起草和制作文件，已是办公常事。往往一旦文件定稿打印后，作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施。随意对其进行删改，不是被清除就是被新文件覆盖。使具有原始性的电子稿件面目全非。失去了归档保存的意义。　　（2）信息安全与保密问题　　电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，造成电子档案与载体的可分离，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联X的开放性，使电脑病毒和蓄意破坏的

4、电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。　　（3）电子档案的接收格式问题　　由于电子档案的应用尚没有全国范围内普及，档案文件在转手移交过程中，会出现因两部门存储档案方式不同，使用软件不同，而使电子档案在转交过程中出现困难。　　2、电子档案自身的缺陷　　（1）电子档案的原始性、真实性、完整性问题　　对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可见，内容真伪易于判别。人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的真实性。纸质文件的原

5、始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。　　（2）在真实性问题上，电子档案极易失真　　如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案。　　（3）电子文件、电子档案内容的完整性很难保障　　电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会

6、导致信息丢失。电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损。　　（四）档案专业人员业务素质不高　　目前企业档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身的人员较少，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，高层次的档案专业人才较少，这些情况已不适应新形势下的企业档案事业发展，档案管理人员的素质影响档案管理水平。　　二、提高企业档案管理的对策　　改观目前档案管理工作状况，提高档案管理效率，实现档案管理的规范化是档案管理工作的目标，我们还有很长的路要走，首先我们要解：当今社会和经济处于快速发展时期，档案管

7、理面临前所未有的挑战，加强管理，提高工作人员素质，应用现代化管理手段等，是目前提高档案管理效率的重要任务。　　关键词：档案管理；存在问题；对策研究　　：G27：A：1009-0118（2012）12-0185-02　　一、当前我国企业档案管理存在的问题　　目前我国档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：　　（一）档案意识不强，档案利用率低　　企业档案管理工作对企业的各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为企业带来巨大的社会效益和经济效益。但是许多企业长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益