浅议档案信息化建设几点思索

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1、浅议档案信息化建设几点思索摘要：本文主要论述了档案信息化建设的重要意义、内涵和主要任务、主要程序以及档案信息化建设中应注意的问题。关键词：档案信息化；建设；思考自从国家档案局在2000年全国档案工作会议上首次提出档案信息化的概念后，档案信息化建设在全国各级各类档案馆（室）中蓬勃开展起来。那么，究竟何谓档案信息化？如何理解档案信息化的重要意义，档案信息化具体包含哪些内容？档案信息化建设应怎样进行？笔者在此加以简要阐述。一、档案信息化建设的重要意义（一）档案信息化是大势所趋二十一世纪的今天，信息化已经成为社会发展的一个重要标志。随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演着越来

2、越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移，档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势。十六大报告中明确指出：“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。”中国已经将信息化建设列为国民经济和社会发展的首要内容。档案工作必须尽快跟上社会发展的步伐。国家档案局于2002年11月印发的《全国档案信息化建设实施纲要》明确指出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划标准、分级建设、安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网查询档案信息服务，加快推进

3、档案信息化标准体系，安全保障体系和人才队伍建设。依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心。依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站[1]。档案部门一定要转变观念，必须把信息化作为档案基础业务建设的重点内容来抓。随着科学技术的发展和计算机管理的普遍使用。各级领导要充分认识档案信息化的紧迫性，否则不仅会使自身档案管理水平滞后，而且也会在档案指导、监督等方面出现技术“空白”，从而由“内行”变成“外行”，由常规型的档案专家变成“科盲”、“机盲”。因此，各级领导必须自上而下高度重视档案信息化工作，认真研究解决信息化所需经费、手段和人才技术等问题。（二）档案信息化可以

4、拓宽档案工作服务范档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，而开发利用的效果则取决于开发的时效和利用的广泛程度。同传统手段相比，现代化手段储存的各种信息，更便于开发和利用，也就能产生更广泛的社会效益。例如银行的档案管理实现了系统内计算机联网，各种信息资源在所有的科室都可以开发利用。领导也可以通过微机调阅各种信息，指挥下属开展工作，体现出现代化管理的优势。实现档案信息化，可以冲破档案利用的种种局限，使档案管理从封闭走向开放，使档案的保管、利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，从而实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供更广泛的服务。（三）档案信息化可以大大增

5、加信息承载量现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的承载量，其存储密度比常规实体档案高上许多。一张光盘可以存储35万张打印纸上的文字或十万页图形信息。一个保存30万卷档案的中等规模省级档案馆，其纸质档案排列长度可迗4-5公里。若将其录入计算机，用CD-R刻录保存仅需400片，用DVD的密度刻录保存，仅需60片，可以装在一个公文包里。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，而电子文件却可以在一份文档里同时刻录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。总之，利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快，具有直观性、选择性、

6、易操作性。二、档案信息化的内涵及其主要任务所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换言之，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这一主要形式为社会提供服务为重心的转变过程。具体有四点要求：实现档案信息的数字化和网络化；实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；实现档案资源信息共享；必将带来档案管理模式的革命。档案信息化的主要内容和任务是：（一）基础设施建设主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。

7、其核心是计算机网络。只有建成先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。计算机网络按照网络连结的距离可分为局域网、广域网和互联网等三种类型。（二）档案信息资源建设主要包括两大方面，一是现有馆藏档案（包括纸质档案、缩微胶片影像、录音档案和录像档案等）的数字化；二是收集和接收各种形式的电子文件，然后集成到统一的档案数据库中（三）标准规范建设这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括数字档案相关要领定义、移