浅谈采供血机构记录（档案）管理程序的建立及实施

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1、浅谈采供血机构记录（档案）管理程序的建立及实施李芳宋婷李敏芦敏河南省新乡市中心血站河南省新乡市453000摘要：目的实施记录管理程序和档案管理程序，保证血液信息可追溯性。方法对血液釆集、检测、制备、储存、发放和运输整个采供血过程及时记录归档。结果依据管理程序建立与实施可追溯。结论正确实施档案管理，及时归档，确保每袋血液信息完整性。关键词：记录；档案管理依据《血站管理办法》（简称《办法》）及《血站质量管理规范》（简称《规范》）要求，釆供血机构应保存从献血者筛选、登记到血液釆集、检测、制备、储存、发放和运输整个过程中的记

2、录及采供血过程所产生的结果和数据，保证其可追溯性；采供血机构各业务尚位工作记录应当依照有关规定执行，应建立、实施记录管理程序和档案管理程序，并实现文件记录信息归档规范化、系统化、科学化管理。1记录档案的重要性釆供血机构的业务工作主要是依据国家标准对献血者进行体检，对所采集的血液进行检测及成分分离，制备合格的血液及成分供医疗机构临床使用。在采供血过程中，每位献血者的体检、每个项目的检测以及成分分离、制备、入出库等工艺、流程均形成原始记录，这些记录经收集、分类整理、编号、归档保管，成为采供血机构的法定文件。记录是阐明所取

3、得的结果或提供所完成活动的证据文件。由于其原始性和真实性，具有三方面的作用：证实、追溯及作为统计分析的数据源。1.1证实作用采供血机构的记录档案只有很强的法律凭证力。在完整的记录档案，一方面对于保护医患双方的利益，维护采供血机构的权利，处理好输血医疗纠纷事故具有重要的法律意义；另一方面当献血者及其直系亲属需要用血时，可以凭记录档案信息，按规定给予返还。因此，记录是保证产品和服务质量安全，提供重要证据的资源。1.2追溯作用记录档案的原始性、真实性和完整性，可使采供血机构能更好的为临床医疗机构和患者服务，为保障突发事件的

4、用血提供有效支持。1.3统计分析的作用记录档案的原始性、真实性和完整性以及电脑的应用，实现了信息管理的系统化和科学化，使记录档案成为一个可靠、有效的信息库。2记录管理程序的建立2.1目的与范围对质量管理体系所要求的记录予以管理，适用于采供血全过程中与质量管理体系有关的所有记录文件。2.2所引用文件及术语2.3程序2.3.1记录表格的编制、审批、登记及发放由各科室组织编制本科室的记录表格，科室主任审核，管理者代表审批。确定记录的编码、记录表格编写人员、实施日期后投入使用。2.3.2记录表格的填写要求填写人员应进行相关培

5、训。依据《办法》28条对记录的填写和修改要求，采供血机构各业务岗位的工作记录应当包括以下内容：项目内容完整、无缺项和漏项，签字齐全（填写人、审核人、审批人），字迹清晰工整，修改方式正确有效。2.3.3记录表格的管理要求记录的保存：文件管理部门依据《记录清单》及实际工作需要，将各科室档案分类、整理、保管、立卷，按规定日期移交档案室。2.4支持性文件和相关表格3实施记录体系的完整性应覆盖采供血的全过程。因此，记录清单座包括：培训记录，献血记录，血液检测相关记录，血液成分献血者的有关记录，血液成分制备相关记录、血液的放行记

6、录，环境条件记录，关键物料的批号和质量监测记录,大型和关键设备的使用、维护和校准记录，内部审核记录，管理评审记录，不合格项（品）的纠正、防治措施的实施、验证记录，文件编写、审批、发放、收回、保存归档和销毁记录，计算机管理系统的登录和操作记录等。4记录档案管理方法依据国家对档案管理工作制定的规则和要求，再结合本单位的特点，记录档案管理方法可如下进行：收集、整理、归档范围及电子记录的管理。4.1收集记录档案的收集工作是整个档案管理工作的开始，即接受本单位各科室在工作中形成的，具有保存价值的，经过整理的记录文件材料（包括零

7、散文件材料）。根据采供血机构的实际情况，各科室由兼职档案员负责，经整理后移交档案室，再由档案室根据文件档案的分类方案编0、归档。4.2整理遵循每种记录档案的自然形成规律，保持文件档案之间的奋机联系，以便保管和利用。4.3归档范围确定归档范围是保证本单位记录档案成为一个可靠、有效的信息库的关键。4.4电子记录的管理通过使用计算机档案管理软件，并联合应用电子记录与电子签名，可以大大提高电子记录的查询、检索效率，不失为记录（档案）管理的有效工具。采供血机构应仔细挑选合适的档案管理软件，并在自身特点的基础上加以定制，实现档案

8、管理的全面信总化。参考文献：[1】中华人民共和国卫生部.血站管理办法[S].2006[2】中华人民共和国卫生部.血站质量管理规范[S].2006