浅谈事业单位档案管理存在的问题及对策

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1、浅谈事业单位档案管理存在的问题及对策张忠燕(吉林省白山市江源区水利局吉林白山134700)中图分类号：G62文献标识码：A文章编号：ISSN1004-1621(2013)07-048-02档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源。它能充分反映出、个人经历、德才能绩、工作表现、奖惩情况、行为轨迹、历史背景及其经历的重大事件。是知人善任、选贤举能的重要工只。当前我国事业单位面临着人事制度的革新，同时一直以来也面临着许多难题。各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工

2、作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持。因此，在档案管理中应正视存在的问题并制定出相应的对策，以便在以后的工作中有的放矢。一、存在的问题1.认识不足、管理薄弱对于人事档案管理工作的认识存在着一定的误区，认为只是保管的事务性工作，不是主要工作，只要不丢失、损坏即可。因此，在场所、经费、人员等方面都得不到足够的保障。同时，管理人员水平不高、手段落后。由于人员的岗位变动等原因，大部分人员是没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

3、在基层，档案管理人员均由办公室勤杂人员兼任，且变动频繁，专业化程度不高，存在不懂不问、不会不学的现象，导致档案整理、管理混乱。有的档案员只会立卷归档的基木知识，对档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限混淆不清，出现编错号、盖错章的情况。档案的目录索引不全，年代久远的档案难以找到索引表，致使在用时用不上，不能很好地为企业工作服务。最后对档案的重要性认识不足，使档案的利用价值显现不出来，致使档案管理质量一直上不去。1.档案材料制作不规范。档案材料须统一使用16开规格的办公用纸，大于或小于16幵规格的档案材料以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进

4、行技术加工，折叠、剪裁及裱糊。但近几年来，吋常有A4纸规格的材料归档，这些材料裁剪非常困难，裁剪后四边的文字往往"顶天立地、漫无边际"，这样人为的重复劳动，不仅造成人力、物力、财力的浪费，同吋也使得人事档案案卷很不美观。纸质档案与电子档案并存，信息技术在行政机关办公活动中，在档案管理中广泛应用，出现了新型载体文件--电子文件，而"存在了上千年的纸张己经作为一种传统，深深扎根与人类社会"，不会轻易退出历史舞台。同吋电子文件的原始性、完整性、安全性、可读性等一系列棘手的问题还摆在我们面前。2.软硬件设施配套不健全有的至今还没有独立的档案室，资料只能东放一堆、西

5、存一片;冇的虽有档案室，但普遍容量较小，地处偏僻,周围环境不好，只有简易的可移动的档案柜,未能按照空间大小合理设立档案密级架，处在一种简单的资料堆积阶段，很多地方档案管理资料未能输入电脑，手工操作居多，其至连手工登记的资料也不成册、不完整，软硬件设施严重滞后于政府采购事业的发展。然而，档案必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。信息化的迫切要求及飞速发展，对档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。当前，在信息化建设过程中，也有档案部门不了解、不懂的东西，特别是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等。二、相应的对策1.提高认识

6、、加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质要注意加强档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案工作管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。1.健全管理制度规范管理，提高档案质量。。要

7、制定、完善、健全收集制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；要创新收集手段，运用事前监控收发文件、登门寻求等形式，做到广泛收集和重点收集相结合；要把握吋间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集；要丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具冇保存价值的实物。要严格按照各类档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷（件）内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件0录、案卷（件）装订结实美观。要实行各种门类、载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利用；要积极改善档案保管环境和物

8、质条件，落实档案库房、办公用房和阅档室三分开，全面配置防潮、防湿、