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1、浅议综合档案馆信息化建设的途径 论文摘要:信息技术的飞速发展,使得国家综合档案馆的信息化建设越来越迫切。本文结合**市档案馆的实际,就档案馆信息化建设的途径作了初步的探讨,主要从办公自动化、立档单位档案信息化建设、网络建设、人才引进培养等方面进行具体阐述。关键词:信息化建设途径 以信息技术为先导的二十一世纪是一个充满机遇和挑战的信息时代,人类正从工业社会走向信息社会,社会信息化已经成为世界发展不可逆转的历史进程。信息资源是国民经济和社会发展的战略资源,信息技术是当代新兴的生产力。国民经济和社会发展对信息资源、信息技术、信息产业的依赖程度愈来愈大。档案工作要围绕党和
2、政府中心工作服务,在**市经济和社会协调发展进程中发挥特殊的作用,加快档案馆信息化建设是必由之路。近年来,**市档案信息化建设工作从起步到现在开展得有声有色,曾是全省经验交流的7个地市州之一。但是档案信息化建设的步伐还不够快,要进一步整合档案信息资源、实现档案信息资源全社会共享还有许多工作要做。结合**实际,我认为积极开展档案数字化工作、立档单位档案信息化建设、网络建设、人才引进培养培养信息技术人才是四条有效的途径。 一、努力实现办公自动化,开展档案数字化工作,为档案馆信息化建设奠定坚实的基础。 随着计算机技术、网络技术的飞速发展,传统办公方式已逐渐被现代化的办公
3、方式所替代。办公自动化程度的高低在一定意义反映了工作效率高低,同时,掌握现代化办公技能,也是档案馆信息化建设的第一道门槛。 1、适应信息化的需要,加快实现从传统办公方式向现代化办公方式的转变。 (1)充分利用电脑外部设备,实现文件、资料完全电子化。局、馆所有联网的电脑共享打印机、扫描仪、刻录机等外部设备,除领导起草的文件外,各科室形成的文件材料由各科室文件起草人负责输入、编辑和打印,不再全部交打字员负责,这样既节约了设备投资,节省了人力和时间,减少文件“流通”环节,同时锻炼了队伍,从而提高工作效率。 (2)运用网络资源,实现办公室自动化。依托党政网(电子政务内网
4、)或局域网和办公自动化软件,实现文件网上收发,即文件的起草、签发、审核、文印、传递、签批等基本上在网上进行,从而真正实现资源共享,同时一定程度上增加局馆内部与外界的联系渠道。 (3)建立局域网信息库,实现网上资源共享。根据市馆的实际研究可行的网上共享方式,用最少的钱办更多的事。如,可单设1台性能较好的电脑为服务器,建立1个局域网共享信息库,将常用的软件、各科室起草可公开的文件材料、各类统计报表、业务数据和资料都放入共享信息库,各科室和个人在需要时可随时进入共享信息库目录即可查找使用,将极大地方便工作,提高整体工作效率。至于日常维护工作可由单位指定专人负责。 2、突
5、出局馆主体地位,积极开展档案数字化工作。 我局从98年升省二级馆开始用档案软件著录档案条目,但迄今为止,只著录了7万余条,现行文件500余篇,与馆藏量相比还远远不够。档案数字化工作是进行档案馆资源建设的基础,首先要从馆藏档案的数字化开始。 (1)在已经建好的局域网基础上,充分利用统一规范的档案管理软件网络版,所有联网的计算机都可以安装客户端程序,进行条目录入、查询检索,根据各科室工作实际,合理分配时间和工作量,使各科室均有机会录入馆藏档案目录,加大目录著录量。 (2)进一步对文件级数据库进行调整,逐步实现全息化。从我馆的实际出发,可优先重要全宗和珍贵历史档案的数
6、字化,做到突出重点,分步实施。对重点档案要内容全部数字化,要尽快建立起档案全息数据库。 (3)开展多媒体档案数字化工作。争取政府投入,研究解决多媒体档案数字化的技术难题,探索多媒体数字化档案管理模式。充分利用多媒体设备对重要的音像档案资料进行采集、编辑并刻录成光盘,增加数字化载体档案,为档案馆信息化建设奠定坚实的基础。 (4)应加强已形成的电子文件进行有效管理。近年来,电子文件量不断增大,除本机关自身发文已全部实现数字化外,对党政网上的电子文件如收文、政策法规性文件等数字化的信息要按电子文件和档案管理相关制度和办法,进行收集、整理、分类保管,刻录到光盘,做好光盘编
7、目,并妥善保管。重要的电子文件有必要保留双套制。 二、促进各档单位档案信息化建设,为档案馆信息化建设全面发展创造良好的条件。 积极探索研究电子政务信息资源与档案信息资源的合作共建,实现两者的合作开发,共建高水平的基础信息资源库,不仅加快档案信息化建设步伐,同时也是促进政府电子政务发展的有效途径。档案信息化建设是各立档单位信息化建设的重要组成部分,也是政府电子政务信息资源的组成部分。市局[]应加大指导力度,大力推动全市立档单位中档案信息化工作进程。把信息化工作延伸综合档案馆外,推进各立档单位机关档案室信息资源建设,不仅为各单位信息化工作打下基础,也
