学校人事档案管理与利用浅谈

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1、学校人事档案管理与利用浅谈　　摘要：本文通过对单位人事档案管理现状进行分析，指出人事管理与利用中存在的问题，并提出几点解决措施，以更好地发挥人事档案的资源优势。　　关键词：人事档案管理；重要性；存在问题；应对措施　　中图分类号：G632文献标识码：B文章编号：1672-1578（2017）05-0013-01　　桂林市第一中学是一所历史悠久的学校，成立于1939年。其前身是国立"汉民中学"（胡汉民是中国国民党元老）。为抗日救国培植青年学生，著名文史学家、词曲学家、教育家任中敏先生于1937年在南京创

2、办了汉民中学，并担任校长。抗战爆发后，学校被迫于1938年2月迁至广西桂林穿山，1944年日本入侵桂林，任中敏校长亲率弟子迁徙数千里，辗转永福寿城，最后到贵州榕江继续办学，1945年抗战胜利后再度迁回桂林重建学校。现属于桂林市教育局直属单位。现拥有在职教职工人事档案173份，离退休职工人事档案120份，死亡人事档案98份。　　1.人事档案管理的重要性　　人事档案是党政军群机关、企事业单位在管理所属人员时形成的以各个个人为单位集中保存的一种特殊的专门档案，是全面地历史地考察和了解一个人的依据，是党的组

3、织工作、人事工作不可缺少的重要参考依据。人事档案管理又是人事管理的重要组成部分。因此，加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为市局选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。　　2.人事档案管理与利用存在的问题　　2.1干部人事档案改版，改版工作时间紧任务繁重。2014年11月7日刚参加完市局举办的关于干部人事档案培训的通知，紧接着2014年11月25日就接桂林市教育局人事科下发《关于做好干部人事档案改版工作的通知》，文件上时间要求在2014年12月31日前完成学校在职教职工

4、干部人事档案的改版工作，时间紧、任务重。全校在职教职员工档案173份，这173份人事档案的重新整理，仅技术加工，规范整理就有相当大的工作量。　　2.2人事档案管理硬件不足。本校由于?k公条件限制，虽然管理390多份人事档案，但没有实现档案库房、阅档室分开，人事档案库房没有配置去湿机、加湿器、温湿度表等硬件设备。　　2.3专职档案管理人员缺乏。本校主要是有学校办公室人事工作人员兼职监管人事档案管理工作，这样势必影响了教育局统一完成干部人事档案改版工作的时间，虽然兼职人员也经常参加市局关于档案管理的培训

5、，但是学习不够系统完善。而这种管理模式，缺乏人事档案管理人员业务能力、管理水平培训与提高，使得本校人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展都受到限制。　　2.4单位人事部门档案意识不强。为规范各学校的人事档案管理工作，桂林市教育局印发了由桂林市档案监督指导科唐志红科长编写的《小学校各类档案的整理方法及要求》。但是有时候办公室事情繁杂，未能认真对照制度，及时将需要归档的人事材料及时更新，从而影响了人事档案材料的利用效果。　　2.5信息开发利用率差，发挥服务作用程度低。人事档案管理绝不仅仅是单纯

6、保管，而是有一系列服务内容，包括档案信息的开发利用等。目前，我们学校的人事档案管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于办理退休手续、工资变动审核、干部考察、发展党员等方面，未能真正起到应有的作用。　　2.6档案管理手段落后。现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。计算机在人事档案管理中，只发挥了简单的档案材料目录的录入作用、打印新档案编码、个人散材料的分类整理等，人事档案管理信息化功能尚未开发。　　3.解决人事档案的管理与利用问题的措施　　3.1

7、领导重视，组织得力。单位领导，尤其是分管组织人事工作的领导，应进一步增强档案意识，充分认识到人事档案工作在本校人事管理工作中的重要地位和作用，重视人事档案管理工作，要将人事档案工作列入议事日程，定期听取工作汇报，切实解决人事档案工作中的实际问题；要对人事档案工作定期研究、部署，制定人事档案工作近期或远期规划和实施方案，做到有计划，有部署，有检查，有落实；要主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机

8、会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。　　3.2为人事档案管理工作提供必要的物质条件。要将人事档案工作所需经费列入单位财务计划，保证经费落实；改善人事档案管理工作的基础设施，实现档案库房、阅档室分开；要为人事档案库房配置去湿机、加湿器、温湿度表等硬件设备。　　3.3要配备专职档案管理人员，提高档案管理人员素质。为切实做好"干部人事档案改版"任务，应当按照政策规定选好配足档案管理人员，这样可以保证人事档案工作的长效性，促进人事档案管理上水平；要不断提高人事档案