货代操作与单证流程培训

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1、操作流程培训目录一.订舱二.放箱三.摆箱、装箱四.配船、报关五.对费用六.追索核销单据操作SOP操作岗位要求工作人员做事具有前瞻性，对时间把握较强。以下内容中的“天”是指自然日，“工作日”是指周一到周五，请留意两种说法的区别。一.订舱查看客户委托和流转单内容。首先查看客户委托和流转单内容是否完整。特别是：1.“装箱要求”是工厂自拖还是委托我司拖，如果委托我司做，是否在流转单上人民币应付那里注明了拖车成本和拖车公司。2.是厂装还是港装，港装是否注明了装箱要求；3.“报关要求”是代报关还是自报关；4.“运费”是到

2、付还是预付。预付是否注明了美金应付成本，是否有佣金，是多少；到付是否提供了约号，到付最好一并提供美金运费，以便船公司查实。5.客户托书上中英文品名、HS编码、产地、包装等是否都有。6.客户委托和流转单内容完整后，还需查看客户是否有特殊要求。需要订舱单位和船公司配合的要求有些是要提前告知/申请的，这要在托书上面备注出来。制作托书由于托书全部通过系统制作，进入系统，新生成的作业需要完善以下内容：1.根据业务前端录入系统的收发货人信息，跟面单和客户的托书核对订舱的收发货人、通知人信息。需要出HBL的单子是否录入目的

3、港代理。2.订舱代理。3.船公司4.POL5.POD。需填入流转单上的中转港信息。6.目的地7.唛头8.货物描述和品名。注：订给集海的托书，需要在货物描述里写出集海的进仓号。集海的订舱号是提前给我司。其他支线就把作业号写在上面，以区分托书。9.件毛体以上内容完善后，生成“订舱单”，在委托书备注栏注明特约事项：1.厂装还是港装，什么时候放箱（订舱前确认了海船时间的要特别注明）1.）客户要求到工厂装箱的货物，和在我司物流中心或者保税仓库装箱的货物，注明厂装；在港口装箱的货物，注明港装。港装货物全部需要注明我司监装

4、，留下我司现场人员姓名、电话。同时注明装箱要求，是对装还是要打托，是否要加固。如果需要打托装箱，这点要在备注上注明，码头会以此办工作单。同时注明打托材料全部由我司自行提供。如需加固，则由我司现场工作人员联系，不用在备注上注明。如果货物中有单件超过3吨的，还要写明超过3吨的货物件数，单件的重量，要求订舱单位办理困难作业。2.）放箱时间控制在装箱的前一个工作日。船东给的免费用箱期一般在7-10天，超过期限船东会收取用箱费用，用箱期及收费标准见附件1。如果订舱当天客户就要装箱或者订舱当天就是装箱的前一个工作日，放箱

5、时间就写当天日期。如：周二订舱，客户确定周三装箱，则注明日期当天放箱；周五订舱，客户周末/周一装箱，同样注明日期当天放箱。（如果是港装货，请在放箱后通知支线头天晚上摆箱。）订舱当天还没到客户预计的装箱日期的前一个工作日的，则注明工厂预计装箱时间的前一个工作日放箱或者待通知放箱。2.委托订舱单位报关还是自报关，报几票关；1.）客户委托我司报关，我司根据跟各家订舱单位的协议，如果有免报关费，就委托给订舱单位，注明委托报关；如果不免报关费，可根据实际情况衡量是否委托给订舱单位报关，衡量的因素包括：该票报关是否复杂，

6、是否在抢时间报关，是否需要订舱单位跟进报关和配船的衔接等等。如果不委托给订舱单位，我司另行找报关行，则注明自报关。2.）客户自报关，就直接注明自报关即可。3.）在订舱时最好能确认一下客户是报几票关，在托书上注明。订舱单位向船东订舱时就要索要相应票数的提单号，否则客户报多票，向船东后补申请提单号的话，需要重新走一遍订舱程序，非常耽误时间。3.运费组成。预付货注明美金费用，佣金，人民币费用。到付货必须注明到付约号，有美金金额的话更好，一般没有佣金，再写个大概的人民币费用就行了。由于各家船东收取的人民币费用不一致，

7、订舱的时候把确定的人民币费用写上就行了，如THC，安保，港建，其他如铅封、报关费、外理等各家收取不一的费用不要注明，待对账的时候跟订舱单位确认就好。4.客户有特殊要求的，比如船期要求，倒签，提单显示特别内容，申请目的港免费用箱期等，要在特约事项里写出来。发送托书在装箱前的2个工作日，把托书发送给订舱单位。特别是MSC，头一个工作日订舱，第二个工作日才能放箱的船东，需要特别留意。如果是当天订舱放箱的货物，最好上午就把托书给订舱单位，不要晚于下午3点，否则有可能来不及当天放箱。各家订舱单位订舱方式如下：浩航，邮件

8、发送托书；民生，传真+QQ发送托书；集海，传真+QQ发送托书；长航，传真+QQ发送托书；太平洋，传真+QQ发送托书；外运，QQ发送托书；锦海捷亚，QQ发送托书二.放箱客户向我司订舱时，就通知当天或第二天装箱的，订舱当天就放箱给客户。其余情况就在装箱的前一个工作日上午，跟客户联系，最后确认装箱的时间，如果客户确认，则马上通知订舱单位放箱。如果客户装箱计划有变，则暂时搁置，待新的装箱日期的前一个工作日上