公司参观接待流程和指引

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1、前言[适用范围]：公司各部门[规范目的]：为规范公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对外来宾接待，展示公司礼仪好客的形象，特制定本规定。XX参观接待流程和指引(流程图参见附件一)1、接待来访前期确认工作1.1、来访时间及宾客信息确认1.1.1预约到客人后，尽快确认宾客来访时间（年/月/日/时）。1.1.2需要尽快确认宾客的随行人数。1.1.3需要确认接待的地点。1.1.4需要确认宾客信息，确认接待级别。（姓名、单位、职位、头衔等）1.1.5需要了解客户公司经营性质。1.2、接待活动主题

2、以及来访情况确认1.2.1确认宾客的来访目的以及合作诚意。1.2.2客户预期谈判的内容。1.2.3明确此次来访带来的深远影响。1.2.4根据上述确认此行活动的主题。1.3、来访安排1.3.1制作客户接待安排表、一式三份，于客户到访前一星期呈总经理、副总经理和部门负责。1.3.2接待安排（接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排）。1.3.3会议安排客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参与洽谈的人员。如需要总裁参加，必须提前2天通知总经办，以便确认。1.4、资料稿件准备确认1.

3、4.1根据每次接待的不同以及需要准备：汇报演讲PPT、汇报演讲稿件、公司品牌宣片、公司品牌传册、产品彩页等。1.4.2办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设备等。1.4.3产品参数表、样品等，应事先与相关人员联系以确保无误。1.4.4重要客户来访，必须制定详细的《接待方案》，呈总经理、副总经理及市场部经理。1.5、成立接待小组（详情参见附件二）根据每次接待情况的不同，组建接待小组。1.5.1接待接口人：统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待结束后负责接待信息归档、

4、传递。1.5.2接待助理：制定接待计划、进行接待准备工作，协助填写客人来访记录，可参与实施接待。1.5.3接待负责人：对此次接待效果负责；需积极配合文件投入处的协调安排，承担接待工作。151.5.4各环节具体负责人（例如：宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置——行政部；讲解人员——技术支持部；等等。）2、接待来访前期准备工作2.1、吃、住、行安排（详情参见附件三）根据实际情况安排接送（飞机、船舶、火车）。2.2、制定参观路线2.2.1根据来访前确认的相关信息，制定参观路线。2.2.2根据我方希望展示的方

5、向，制定参观路线。2.2.3根据来宾要求制定相关参观路线。2.2.4绘制参观路线图/参观路线流程。2.3、公司整体布置（详情参见附表二）2.3.1外部：①欢迎横幅②指示水牌（大堂、电梯出口、楼梯间等）③花篮/植物绿化④KT版签名墙⑤红地毯（以上信息可以根据每次具体来访而定）2.3.2内部：①红地毯（按照参观区域布置红毯）②植物/花盆装饰③果盘/茶水/咖啡2.3.3特殊：①展厅——产品展示、调试、演示、讲解。②会议室——公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。③会客室——果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟

6、（烟缸）、打火机等。（以上信息可以根据每次具体情况而定）2.4、采购接待所需物品（详情参见附表二）根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程：①接待小组提出一定诉求；②行政部门制作预算报价呈批；③行政部获批后进行采购；④根据要求进行布置/装饰。*消耗用品（果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等）*循环用品（套装茶具、咖啡机、装饰摆件等）*特殊用品（机器设备等）2.5、员工面貌整理（详情参见附件四）统一要求全体员工职业装接待。2.6、人员安排（详情参见附表二）2.6.1调配人员（整体调控各项事

7、物的顺利进行，例：总经理助理、接待助理、接待配合部门经理等。）2.6.2各环节负责人2.6.3礼仪人员152.6.4其他人员3、接待来访当日具体工作3.1、车辆待命根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表（具体方案由行政部主要策划）。3.1.1车辆等级：①一级——高级接待*高级商务车（丰田三花、奔驰商务等）。*高级轿车（奔驰、宝马等）。②二级——中级接待*中级商务车（别克商务、日产商务等）。*中级轿车（雷克萨斯、大众等）。③三级——普通接待*普通商务车（东风商务车、江淮商务车等）。*普通轿车/打车。3

8、.1.2机动车辆：安排一到二辆随即车辆，应对突发状况。3.2、设备调试产品设备调试：①第一阶段：定下来访计划后，根据计划所需展示的产品，进行调动与调配。②第二阶段：来访前一天，最终设备调试。③第三阶段：来访当天，进行最终设备确认。3.3、工作人员到位①接待前一日开会，最终确认审核各项事物的安排情况。②接待当日，所有参与接待人员提前到岗。③最终确认每项环节的安排，防止出现纰漏。3.4、领导会晤①陪同人员参与会晤（接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等）。②会晤期间，