浅议数字化档案建设的几个问题

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1、浅议数字化档案建设的几个问题随着现代信息技术的迅速发展和电子文件的大量产生，数字化档案建设已成为我国档案界关注的热点问题。数字化档案与传统档案相比，具有数字化资源丰富、海量存储、检索便捷、传输快速、高度开放、信息共享等优点，但同时也存在一些缺陷和不足。因此，我们应该清醒地认识到数字化档案建设还存在着诸多问题，亟待深入研究解决。一、数字化档案的凭证价值问题档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要，目前，人们对数字化档案具有参考价值这一点已无异议。然而，由于一系列技术和立法问题还未解

2、决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力。因此，确认数字化档案的凭证价值就成为数字档案馆建设中无法回避的难题。（一）认识上的问题数字化档案与以往其他载体的档案都不一样，从甲骨档案到简牍档案再到纸质档案，只是载体的耐久性有差别，并没有改变其直观性，而要确认数字化档案的凭证价值，恐怕不仅仅是改变观念的问题。要真正认识数字化档案，确认其凭证价值，可能还需要走很长的路。数字化档案不具备“白纸黑字”的直观性，必须依赖特定的计算机设备加以读取，它的非人工识读性使得其与其他载体档案有着质的区别。数字化档案完全脱离了以往人

3、们对档案“原件”的认识，从而引起人们对其原始性、可靠性的怀疑，而且有些数字化档案即使载体保存完好，内容也可能在无形中丢失，它不像纸质档案那样载体与内容结合紧密。（二）技术上的问题其一，数字化档案具有易复制、易修改、易删除的特点，使得档案“原件”的概念变得难以确认。其二，计算机软、硬件技术不断更新换代，迫使数字化档案必须不断适应新的“生存环境”，不断地变换载体、格式，因而无法通过载体、格式的鉴定来判断其原始性。其三，数字档案不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将其输出，传统的字迹鉴定技术无

4、法分辨数字化档案的原始性。其四，数字化档案对背景信息和元数据具有很强的依赖性。电子文件的背景信息常常与文件内容信息相分离保存，一旦失去背景信息，文件的内容即便仍有意义，但也不再具有凭证价值。（三）管理制度上的问题传统档案之所以具有凭证价值，在一定程度上取决于严格的管理制度，而目前从电子文件的生成到归档都缺乏十分规范的程序化管理，缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度，一些标准、制度虽已制定，但全面推行、切实执行尚需时日。二、数字化档案信息的长久存储问题数字化档案信息的长期存储问题是数字化档案建设的一个具体

5、而又棘手的难题。（一）存储的介质材料现代介质的存储设备还不可能解决计算机数据存储问题。一般说来，磁盘的寿命是3～5年，光盘也不过30年左右，与能保存千年以上的纸质载体相比，其寿命相差甚远，而且还要受到温度、磁场、记录存储格式、硬件配置等多方面的影响，如10年前还经常使用的5.25英寸的软盘，现在已经没有一台普通电脑可以读取其内容了。（二）机读语言格式计算机语言平均每三个月就会问世一种，而语言之间的互换大部分存在问题。很难想象，若干年以后，我们用现行的机器语言描述的数据，还能百分之百地还原。（三）对设备的依

6、赖数字化档案必须依赖于计算机设备才能读取，这个特征对其长期存储带来很多问题，如设备发生故障、系统瘫痪，电子文件就读不出来；电子文件对其它设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理，而不能在其他设备上处理；不同软件环境形成的电子文件存贮在载体上，有时难以呼唤；电子文件加密后，不解密就无法识别；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，也无法读取等。三、数字化档案的失真问题档案数字化工作的生命线在于其能够保持档案原貌。然而，就目前的研究水平而言，还难以保质保量地完成馆藏档案数字化的任务。数字化的主要方式是扫描

7、加工，在这一过程中造成数字化档案失真还有以下几个方面的原因：其一，技术参数选择不当。针对不同色调、纸质和字迹，有时需调整不同的技术参数，如分辨率、明暗度、对比度等，选择不当会直接影响扫描的质量，造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息，客观上造成档案原貌的改变。其二，工作失误。档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误随着现代信息技术的迅速发展和电子文件的大量产生，数字化档案建设已成为我国档案界关注的热点问题。数字化档案与传统档案相比，具有数字化资源丰富、海量存储、检索便捷、传输快速、高度开放、信息共享等优点，但

8、同时也存在一些缺陷和不足。因此，我们应该清醒地认识到数字化档案建设还存在着诸多问题，亟待深入研究解决。一、数字化档案的凭证价值问题档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要，目前，人们对数字化档案具有参考价值这一点已无异议。然而，由于一系列技术和立法问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力。因此，确认数字化档案的凭证价值就成为数字档案馆建设中无法回避的难题。（一）认识上的问题数字化档案与以往其他